El marketing por correo electrónico se utiliza ampliamente en diversos sectores, pero resulta especialmente eficaz en el ámbito de la educación superior. El correo electrónico no solo es rentable, sino que también constituye una forma cómoda de enviar mensajes personalizados a estudiantes y empleados. Los boletines informativos pueden utilizarse para enviar información variada a distintos grupos de tu centro educativo. Las instituciones de educación superior pueden conectar con los estudiantes actuales y futuros, así como con los miembros de su personal, mejorar la experiencia de incorporación, aumentar la visibilidad y reforzar la imagen de su centro. El marketing por correo electrónico requiere una estrategia que va desde decidir qué herramientas utilizar hasta determinar qué boletines informativos deben enviarse.
En esta guía abordaremos las siguientes cuestiones:
- ¿Por qué es necesario que las instituciones de educación superior envíen correos electrónicos mediante una herramienta de boletines informativos?
- ¿Qué herramienta de boletines informativos elegir?
- ¿Qué boletines informativos enviar?
- ¿Cómo enviar boletines informativos profesionales?
¿Por qué es necesario que las instituciones de educación superior envíen correos electrónicos mediante una herramienta de boletines informativos?
La Generación Z pasa su tiempo en Internet Más de 8 horas al día. Es evidente que la forma más fácil de llegar a los estudiantes es a través de Internet. El correo electrónico actualizado es uno de los medios de comunicación más fiables y rentables. Según una encuesta, el 97,1 % de los estudiantes están dispuestos a compartir su dirección de correo electrónico. En el ámbito de la educación superior, esto significa que el correo electrónico resulta muy eficaz no solo para compartir información con los estudiantes actuales, sino también para comunicarse con los futuros estudiantes. Además, el correo electrónico es una forma cómoda de mantener informados a los empleados sobre acontecimientos importantes. Entonces, ¿por qué no bastan los proveedores de correo electrónico como Outlook o Yahoo?
1. Lista de suscriptores
Contar con una herramienta específica para boletines informativos permite clasificar a todos los destinatarios en listas y agruparlos según diferentes criterios, como el campo de estudio, el curso académico, el programa o los intereses. Es fácil tener una visión general de los suscriptores de los grupos; sin embargo, estas listas requieren mantenimiento: deben revisarse y actualizarse con frecuencia. Esta dificultad puede eliminarse si la herramienta de boletines informativos cuenta con una opción para enviar a grupos de Office 365 o AD (las listas se actualizan automáticamente siguiendo los cambios en el sistema de Microsoft 365).
2. Contenido personalizado
La segmentación de los grupos de suscriptores permite enviar contenido específico. Los correos electrónicos se pueden personalizar al máximo de forma automática utilizando las herramientas adecuadas para boletines informativos. Opciones como contenido dinámico permite rellenar automáticamente un mensaje en función del perfil del destinatario y otras condiciones (sin necesidad de conocimientos ni habilidades de programación). Además, un boletín informativo se puede personalizar con el nombre de un estudiante o empleado, su programa o una facultad. El contenido se puede adaptar en función de las preferencias del destinatario.
3. Estrategia de marca
Los boletines informativos facilitan la promoción de la imagen de marca de tu institución. Para empezar, es importante garantizar la coherencia de la imagen de marca en todos los canales de comunicación (colores, uso del logotipo, tipografías y colores de las letras, iconografía y fotografía). Las herramientas de boletines informativos permiten crear plantillas que se pueden reutilizar, lo que significa que el manual de identidad corporativa de una universidad o centro de enseñanza superior puede integrarse en cada mensaje enviado a los estudiantes actuales y potenciales, así como a los antiguos alumnos.
4. Separación de contenidos
Una misma herramienta puede ser utilizada por diferentes departamentos sin ningún problema. Varias facultades pueden utilizar la misma herramienta y evitar así la confusión que supone compartir el mismo contenido por error. Tener todo el contenido —como boletines enviados, plantillas, imágenes de la galería y datos analíticos— en un solo lugar puede resultar confuso, sobre todo si se trata de una organización grande. Herramientas de boletines informativos como JungleMail Permite contar con diferentes equipos de comunicación, lo que implica un entorno independiente para cada departamento que envía y gestiona boletines informativos.
5. Boletines informativos automáticos
La automatización del flujo de trabajo del correo electrónico puede suponer un gran ahorro de tiempo. El envío de boletines informativos automáticos a los futuros alumnos te permite mantenerte en contacto con ellos de forma constante y compartir información valiosa sobre tu centro educativo durante el proceso de admisión. Automatiza los boletines informativos para los alumnos actuales en función de sus preferencias, de modo que reciban continuamente información valiosa sobre las actividades de su centro.
¿Qué herramienta de boletines informativos elegir?
Hoy en día hay muchas opciones a la hora de elegir una herramienta de boletines informativos. ¿Cómo seleccionar la herramienta adecuada para satisfacer tus necesidades de comunicación? Es fundamental tener en cuenta no solo los precios y las funciones de una herramienta, sino también los aspectos de seguridad y la integración con otras plataformas. ¿Quizás ya dispones de una intranet? ¿Se integra esta herramienta con los sistemas que utilizas actualmente? A continuación te ofrecemos algunas preguntas y puntos clave que debes tener en cuenta a la hora de elegir un software de boletines informativos para tu organización.
1. Seguridad
¿Es segura la herramienta de boletines informativos que has elegido? Para cualquier institución, la ciberseguridad debe ser una prioridad absoluta a la hora de elegir cualquier solución informática. Asegúrate de que la herramienta de boletines informativos adopte todas las medidas de seguridad necesarias, cuente con normas de seguridad establecidas y cumpla con los procedimientos de protección de datos. Averigua dónde se almacenan los datos de tu herramienta y si los centros de datos en la nube cumplen con la normativa y cuentan con certificaciones de seguridad.
2. Hora de envío
¿Con qué rapidez se pueden enviar tus correos electrónicos? Es importante tener en cuenta la velocidad de envío de los boletines informativos, ya que lo ideal es que la información llegue a los suscriptores al mismo tiempo y no con varias horas de diferencia. Las empresas especializadas en ofrecer software para boletines informativos deberían indicarte su velocidad de envío.
3. Ahorro de tiempo
¿Te ahorra tiempo esa herramienta? Piensa en lo fácil y cómodo que resulta crear un boletín informativo. Una herramienta debe ofrecer instrucciones claras sobre los pasos a seguir para crear y enviar un boletín informativo. Además, debe incluir un editor de arrastrar y soltar que facilite la colocación de secciones y la adición de información en tu plantilla. Yendo un paso más allá, ¿se puede integrar la herramienta de boletines informativos con tu intranet? Por ejemplo, JungleMail La herramienta de boletines informativos puede rellenar automáticamente tu boletín con información procedente de los sitios de comunicación de SharePoint.
4. Compromiso
¿Ofrece la herramienta de boletines informativos alguna opción para que los alumnos interactúen con el contenido? Como sabemos, una comunicación verdaderamente eficaz es bidireccional. Fomenta la participación de los alumnos en el boletín, hazles preguntas y pídeles su opinión. En JungleMail Puedes indicar a tus alumnos que visiten el sitio de SharePoint para dejar comentarios y participar en un debate sobre el boletín. Existe una herramienta que permite crear automáticamente un sitio (una copia) de tu boletín en la intranet. Los alumnos nuevos pueden ver qué sucedía en su centro antes de incorporarse.
5. Análisis
¿Qué datos mostrará tu herramienta? Por defecto, la mayoría de las herramientas de boletines informativos ofrecen la posibilidad de consultar estadísticas básicas, como las tasas de apertura, los clics y las bajas. Análisis avanzados Incluso puede mostrar los datos por facultades y ubicaciones. El seguimiento de los correos electrónicos permite a los responsables de comunicación medir la interacción y mejorar los boletines informativos. Un análisis exhaustivo de los datos puede dar lugar a nuevas ideas para el contenido y potenciar la interacción.
¿Qué boletines informativos enviar?
Para cada segmento, debes enviar un boletín informativo relevante y específico. Es importante tener en cuenta qué debe incluirse en tus correos electrónicos cuando te dirijas a futuros estudiantes, nuevos estudiantes, estudiantes matriculados, antiguos alumnos o empleados de la institución.
1. Estudiantes matriculados
Envía información específica a los estudiantes actuales. Las universidades y centros de enseñanza superior utilizan boletines informativos semanales y mensuales para enviar novedades. Los correos electrónicos pueden utilizarse para enviar recordatorios, comunicar cambios en los horarios, informar sobre becas, eventos y otros contenidos. Utiliza la función de autocompletado de contenidos de SharePoint para automatizar tus boletines informativos y exportalos a tu intranet para que los estudiantes puedan interactuar y responder a la información compartida.
2. Futuros estudiantes
Invita a los futuros estudiantes a estudiar en tu centro. Recopila las direcciones de correo electrónico de los estudiantes que estén buscando un lugar donde estudiar en el futuro; el envío de boletines informativos puede ser una de las formas más eficaces de promocionar tu centro, ya que los correos electrónicos se pueden personalizar en gran medida.
3. Antiguos alumnos
Mantén el contacto con los antiguos alumnos. Los correos electrónicos pueden resultar muy útiles para comunicarse con los estudiantes tras su graduación. Envía a los antiguos alumnos novedades importantes, información sobre iniciativas y eventos por correo electrónico.
4. Empleados
Mantén informados a los miembros de tu personal mediante boletines informativos. Existen múltiples formas de comunicarse con los empleados; sin embargo, el correo electrónico sigue siendo una opción fiable, ya que la información importante siempre se recibe y no se pierde, como ocurre en los chats. Asegúrate de que el personal no se pierda ningún cambio significativo, reunión o evento de tu institución.
¿Cómo enviar boletines informativos profesionales?
Todas las organizaciones desean contar con un boletín informativo atractivo, dinámico y con contenido de valor, pero esto es especialmente importante para las instituciones educativas. ¿Te parece difícil de conseguir? No lo es si conoces los pasos que hay que seguir para crear un boletín profesional.
1. Diseño
Mantén la coherencia con la imagen de tu organización. Esta regla también se aplica a los correos electrónicos. Crea tus propias plantillas siguiendo el manual de identidad corporativa de tu centro: logotipo, colores y tipografías. Haz que tus boletines sean fácilmente reconocibles para los alumnos y refuerza tu imagen de marca. Reutiliza tus plantillas y las distintas secciones de los boletines (es posible JungleMail (herramienta de boletines informativos).
2. Capacidad de respuesta
La mayoría de los estudiantes utiliza dispositivos móviles a diario. Por lo general, incluso el correo electrónico se consulta en el móvil. Por ello, es fundamental utilizar plantillas de boletines informativos que sean totalmente adaptables. Los correos electrónicos que envíes deben adaptarse a la pantalla de cualquier dispositivo para evitar una mala experiencia de usuario (necesidad de ampliar, cambiar el tamaño, etc.).
3. Asunto
El asunto es lo primero que ve el destinatario en su bandeja de entrada. Sin duda, debe ser conciso e indicar qué puede esperar del boletín. Es especialmente importante elegir el asunto adecuado al enviar boletines informativos a los estudiantes. Estos compaginan la vida académica con la social, así que asegúrate de captar su atención. Si hay alguna información esencial o una fecha límite que se aproxima, transmite urgencia en el asunto.
4. Llamada a la acción
Los estudiantes suelen estar muy ocupados con los deberes, los trabajos y las lecturas. Ten en cuenta que un boletín informativo no debe contener demasiada información y que el contenido debe ser claro. Las llamadas a la acción (CTA) deben utilizarse con prudencia y estar relacionadas con los temas más relevantes de tu boletín.
5. Pruebas A/B
La mayoría de las herramientas de boletines informativos ofrecen funciones de análisis. Asegúrate de revisar los resultados de tus boletines y ver cómo puedes mejorarlos. Prueba diferentes formatos para ver qué tipo de contenido atrae más a los estudiantes. Experimenta con el asunto del correo, la longitud del texto, varía el número de artículos, prueba con mucha personalización o sin ella, y cambia la hora de envío.
Por último, no olvides que un boletín informativo debe ser fácil de leer y de seguir. Crea secciones e incorpora distintos formatos, como elementos gráficos, invitaciones, vídeos e imágenes. Echa un vistazo al ejemplo de boletín universitario que te mostramos a continuación.
Empezar o mejorar tu estrategia de correo electrónico puede resultar abrumador, pero seguir esta guía te ayudará a orientarte en este ámbito de la comunicación y a empezar con buen pie. ¡Te animamos a que empieces hoy mismo a enviar boletines informativos profesionales a los estudiantes y al personal!
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