Esta entrada del blog es, de hecho, una respuesta a una pregunta real planteada por una de nuestras clientas. Ella buscaba una forma sencilla de almacenar automáticamente los boletines informativos en SharePoint Online. Además, prefería tenerlos “en un formato legible”, es decir, conservando todo el formato. Lo ideal era que todo el proceso fuera gratuito, por lo que las herramientas de terceros eran una opción de último recurso. Sigue leyendo para descubrir dos formas de archivar correos electrónicos con Microsoft Flow.
Afortunadamente, hay una forma de hacer todo eso, y es relativamente sencilla, siempre y cuando sepas en qué fijarte. Este tutorial se centra en lo siguiente:
- Profesionales del marketing que desean conceder a sus compañeros acceso de solo lectura a los boletines informativos
- Usuarios que deseen crear un archivo de boletines informativos con función de búsqueda en SharePoint Online
Novedades sobre flujos de trabajo
En EnovaPoint, apostamos fuerte por la automatización, por lo que nos alegra ver cómo crecen en popularidad los servicios que ayudan a las personas a dedicar menos tiempo a las tareas repetitivas.
Uno de los principales actores en este ámbito es Microsoft Flow, una herramienta basada en la nube que permite crear y automatizar procesos compuestos por múltiples tareas en varias aplicaciones. En el ámbito de las tecnologías de la información, estos procesos se denominan «flujos de trabajo», y Microsoft los denomina «flujos». Estos serán el tema central de este tutorial.
Para crear un flujo, deberás especificar qué acción debe realizarse cuando se produzca un evento concreto. Este evento se conoce como un gatillo. Así pues, el evento principal desencadena una acción, que a su vez desencadena otra acción, y así sucesivamente, hasta que el proceso se completa. En resumen, así es como funciona Microsoft Flow.
Lanzado en 2016, Microsoft Flow es compatible actualmente con más de 200 aplicaciones diferentes y con dos de los principales clientes de correo electrónico: Outlook y Gmail. Si utilizas otro cliente, tu única opción son herramientas de terceros compatibles con Flow, como Parserr, que requieren una cuenta independiente y hacen que toda la configuración resulte un poco más complicada.
Método #1: Subir un correo electrónico a una biblioteca de SharePoint
Como ya hemos mencionado anteriormente, puedes configurar el archivado automático de tus boletines informativos tanto como documentos de una biblioteca de SharePoint Online como elementos de una lista. Empecemos por el primer método.
- Crear una biblioteca de SharePoint que servirá como archivo de boletines informativos.
- Elige la cuenta de correo electrónico desde la que se subirán los boletines informativos a SharePoint Online. A continuación, configura el envío automático de una copia de tu boletín informativo a esa cuenta. En JungleMail para Office 365, puedes añadir destinatarios adicionales haciendo clic en el icono de la rueda dentada y, a continuación, haciendo clic en Otros.
- Inicia sesión en Microsoft Flow. Asegúrate de que tu cuenta también tenga acceso al sitio de SharePoint Online en el que deseas crear el archivo.
Haz clic Mis flujos, entonces Crear desde cero.
En la lista de activadores que aparece a continuación, busca y haz clic en Cuando llega un nuevo correo electrónico. Si solo quieres que se copien boletines específicos, haz clic en Mostrar opciones avanzadas para delimitar las condiciones de activación.
Cuando hayas terminado, haz clic en Un nuevo paso y añadir una acción Outlook de Office 365: exportar correos electrónicos.
Haz clic en el Identificador del mensaje. A continuación, en la ventana emergente de la derecha, busca el contenido dinámico llamado Identificador del mensaje.
Añadir una acción SharePoint – Crear archivo. Aquí es donde deberás especificar la ubicación y las propiedades del texto de tu boletín informativo:Dirección del sitio: indica la URL del sitio de destino. Normalmente, debería aparecer en la lista desplegable.
Ruta de la carpeta: introduce el nombre de la biblioteca de destino.
Nombre del archivo: aquí puedes dar rienda suelta a tu creatividad y combinar texto estático con varios valores del menú desplegable de contenido dinámico. O simplemente podrías añadir Asunto. Ahora bien, si quieres que tu navegador pueda abrir el archivo, añade la extensión .eml o .mht al final y comprueba cuál de los dos formatos te funciona mejor.
Contenido del archivo: añadir Cuerpo en el menú desplegable de contenido dinámico.
Guarda y prueba tu flujo. Si detectas algún error, comprueba bien las rutas de los archivos: lo más probable es que el problema esté ahí.
La estructura final del flujo debería tener este aspecto:
Y aquí está el texto del boletín, guardado como documento de la biblioteca:
Método #2: Guardar un correo electrónico en una lista de SharePoint
Al convertir un correo electrónico en un elemento de una lista de SharePoint Online, podrás conservar información adicional sobre el correo electrónico en forma de metadatos. Esto supone una gran ventaja si tienes intención de trabajar en profundidad con el archivo de boletines informativos más adelante. Gracias a las columnas de metadatos, podrás ordenar, filtrar y agrupar elementos (por ejemplo, boletines informativos), lo que facilitará enormemente su búsqueda.
A continuación te explicamos cómo crear un flujo de trabajo:
- Crear una lista de SharePoint que te servirá como archivo de boletines informativos. A continuación, crea las columnas básicas que necesitarás en esta lista (por ejemplo, Asunto, Fecha de envío, De).
- Repite los pasos 2 a 5 de la guía anterior.
- Añadir una acción SharePoint – Crear elemento y rellena los campos:
- Dirección del sitio: indica la URL del sitio de destino. Normalmente, debería aparecer en la lista desplegable.
- Nombre de la lista: nombre de la lista de SharePoint para el archivo de tu boletín informativo.
- El resto de los campos reflejarán las columnas que hayas creado en la lista. Elige los metadatos adecuados para esas columnas seleccionando el contenido dinámico en el menú desplegable.
- Guarda y prueba tu flujo.
Este es un ejemplo de nuestra estructura de flujo:
Y este es el resultado:
Ahora puedes seleccionar el elemento y hacer clic en el icono de información situado a la derecha para ver el contenido del correo electrónico. También puedes hacer clic en Volver al SharePoint clásico en la parte inferior izquierda de la pantalla; esto mostrará el contenido de los correos electrónicos directamente en la lista:
Incorporar los boletines informativos al sitio web de comunicación
Una vez que hayas subido tus boletines informativos a SharePoint Online, hay varias formas de compartir este contenido. Probablemente, la más eficaz sea incluir el archivo en un sitio de comunicación de SharePoint.
Los sitios de comunicación, presentados a finales del año pasado, forman parte del paquete de Office 365. Según Microsoft, son “perfectos para campañas internas en toda la empresa, informes semanales y mensuales, actualizaciones de estado, lanzamientos de productos, eventos y mucho más“. En resumen, son una forma estupenda de comunicarse con un público más amplio dentro de tu organización.
Las páginas de comunicación están disponibles en dos plantillas configurables (como se muestra arriba), o puedes empezar desde cero.
Por ejemplo, puedes crear un sitio web de comunicación y, a continuación, crear una página en ella para comunicar las novedades sobre un proyecto empresarial concreto. Entre otras cosas, dicha página podría mostrar un avance de los últimos boletines informativos enviados a los clientes. Descubrimos que la mejor manera de hacerlo era:
- crear una lista independiente para los boletines informativos;
- configurar un flujo de Microsoft para importar boletines informativos a esta lista;
- añadir el visor de archivos componente web en la página.
Lo mejor es que el archivo de tu boletín se actualiza automáticamente cada vez que se publica un nuevo número, y con ello también se actualizará tu página de comunicación.
Archivar correos electrónicos en SharePoint automáticamente
Aplicación de boletines informativos y encuestas JungleMail’Los usuarios ahorran tiempo, ya que no necesitan configurar el archivado de correos electrónicos con Microsoft Flow. La aplicación puede almacenar boletines informativos en SharePoint de forma automática. Con JungleMail integrado Archivo del boletín de SharePoint Para utilizar esta función, solo tienes que seleccionar en qué sitio web quieres archivar los boletines informativos.
¡Esperamos que este tutorial te haya ayudado a encontrar lo que buscabas!
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