Si está utilizando SharePoint para gestionar sus datos empresariales, existen múltiples escenarios en los que puede querer enviar recordatorios a su correo electrónico. Por ejemplo, una notificación junto con un correo electrónico sobre los próximos cumpleaños del personal o contrato que expira podría ser muy útil.
Una de las formas más rápidas de crear recordatorios para elementos de SharePoint es utilizando Microsoft Flow. En primer lugar, es necesario añadir una columna “Fecha y hora” a la lista. Utilizaremos esta columna como punto de referencia de Microsoft Flow a la hora de enviar los propios recordatorios. Ahora, cuando tengas esta columna en su lugar, todo lo que tienes que hacer es hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el elemento y, a continuación, hacer clic en Flujo > Establecer un recordatorio > [Nombre de columna].
En la ventana emergente, también podrá especificar con cuántos días de antelación desea recibir los recordatorios. El correo electrónico resultante tendrá este aspecto:
Ciertamente, esta funcionalidad de recordatorio sólo es suficiente para las tareas más sencillas. Por ejemplo, si quieres enviar recordatorios de cumpleaños, tendrás que cambiar manualmente la fecha cada año. Tampoco existe la opción de añadir una descripción o modificar el diseño del recordatorio de alguna manera. Ahora, veamos cómo puedes hacer todo eso y más con nuestra herramienta de correo electrónico para SharePoint Online.
Creación de recordatorios con JungleMail para Office 365
De hecho, JungleMail se creó principalmente para enviar campañas por correo electrónico, no recordatorios. Sin embargo, con unos pocos ajustes puede convertirse en una potente herramienta de notificación. Echa un vistazo a los dos ejemplos siguientes.
#1: Configuración de recordatorios de cumpleaños
La idea de este tutorial es configurar recordatorios anuales por correo electrónico para los próximos cumpleaños del personal cuando los datos de los empleados junto con sus fechas de nacimiento se almacenan en una lista de SharePoint.
1. Cree una lista de SharePoint con una columna de tipo “Fecha y hora”. En nuestro ejemplo, esta columna se llama Fecha de nacimiento.
2. Añada una columna de tipo “Calculado” a la lista. Esta columna es necesaria para extraer automáticamente los valores de mes y día del Fecha de nacimiento columna. Además, al eliminar los valores del año de la columna, no será necesario actualizarla cada año. Más adelante configuraremos JungleMail para que mire esta columna y compruebe si ha llegado el momento de enviar un recordatorio. Este es el resultado:
o añadir una columna de este tipo, vaya a Configuración de la lista > Crear columna. Introduzca un nombre de columna, seleccione el tipo “Calculado” e inserte esta fórmula:
= MES(Fecha de nacimiento)&”-“&DÍA(Fecha de nacimiento)
Explicar la sintaxis de esta fórmula en concreto nos llevaría otro artículo, así que siga con nosotros o, si le interesa, lea más sobre escribir fórmulas de campos calculados.
3. Inicie JungleMail para Office 365 y seleccione una plantilla. Puede seleccionar una plantilla de la biblioteca o crear una nueva desde cero. Utilizaremos esta plantilla para los recordatorios por correo electrónico.
4. Configure el contenido dinámico. En la plantilla, crearemos dos bloques de contenido diferentes: uno para mostrar la fecha y otro para recuperar de SharePoint el nombre o nombres de los empleados que celebran su cumpleaños en esa fecha.
Nota: Si eres nuevo en JungleMail, por favor lee más sobre cómo crear contenido dinámico en nuestra documentación o en este entrada del blog.
Estas son las fórmulas que hemos utilizado en los bloques de contenido:
- {FormatDate(Today; ”dddd, d MMMM”)} - inserta la fecha de hoy (más información sobre JungleMail sintaxis de formato de fecha en nuestra documentación).
- {S:[Nombre]} {S:[Apellido]} - recupera de la lista de SharePoint el nombre y los apellidos de la persona que cumple años hoy.
Este es el aspecto de una plantilla con fórmulas en nuestro caso:
5. Configure las condiciones de envío. Queremos que JungleMail compruebe si el archivo NacimientoPersonalizar coincide con la fecha de hoy (en otras palabras, si hoy es el cumpleaños de alguien) y sólo envía un recordatorio si es así. La fórmula para la fecha es FormatDate(Hoy; “M-d”).
Por último, en No envíe el correo electrónico si el resultado es, seleccione Está vacío. Esta es la configuración de la sección dinámica:
Y aquí está el resultado que buscamos, tal y como se muestra en el paso Vista previa de la campaña:
Tenga en cuenta que en el ejemplo el recordatorio se envía el mismo día del cumpleaños. Si desea recibir el recordatorio con un día de antelación, deberá modificar la fórmula de la condición a FormatDate(Hoy+1; “M-d”).
Ahora, veamos cómo puede utilizar los mismos principios para crear recordatorios por correo electrónico para las suscripciones a productos que caducan.
#2: Creación de recordatorios de retención
SharePoint es sin duda una de las mejores herramientas para almacenar y gestionar datos de clientes, incluida información sobre contratos o suscripciones y sus fechas de caducidad. Si eres gerente de ventas o propietario de una empresa, recibir una notificación por adelantado de que una suscripción está a punto de finalizar sin duda ayuda a garantizar un gran servicio al cliente. En este ejemplo, demostramos cómo puede utilizar JungleMail para Office 365 como herramienta de recordatorio de retención.
1. Crear una lista de SharePoint con datos de clientes y productos.. Esta lista debe contener el nombre de la empresa, el nombre o la versión del producto, la fecha de caducidad y otra información relevante para usted.
2. Inicie JungleMail para Office 365 y especifique los destinatarios. A diferencia de los recordatorios de cumpleaños que se envían a todo el mundo, desea que las notificaciones de retención se le envíen sólo a usted (o a otros empleados encargados de la gestión de la retención). Configure la Destinatarios paso en consecuencia.
3. Seleccione una plantilla de JungleMail y configure el contenido dinámico. En este caso, hemos optado por un diseño limpio y sencillo. Al igual que en el ejemplo anterior, primero creamos una sección dinámica con varios bloques de contenido en su interior. A continuación, configuramos esos bloques para recuperar metadatos de determinadas columnas de la lista de SharePoint.
4. Especifique las condiciones de envío. Como queríamos recibir el recordatorio una semana antes de la fecha de caducidad, la fórmula era la siguiente FormatDate(Hoy+7; “M-d”).
Y aquí está el resultado, tal y como se muestra en Outlook:
Como puedes ver, configurar JungleMail para enviar recordatorios de elementos de SharePoint es relativamente fácil y puede ser tremendamente útil. Si ya has estado utilizando esta herramienta, esperamos que este post te aporte algunas ideas nuevas. Y si eres nuevo en SharePoint, dale a JungleMail para Office 365 ¡inténtalo!
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