¿Sabe cuál es la tasa media de apertura de los correos electrónicos de bienvenida, en comparación con los boletines comerciales habituales? ¿No? Pues prepárese para sorprenderse. Es de alrededor de 60%. Sí, ha leído bien. Casi 200% más que la tasa de apertura de 20% de una oferta promocional. Y entonces piensas: ¿por qué no estoy utilizando esta información para sacar más partido a los procedimientos de venta de mi empresa?
No puedo responder a eso, pero sin duda puedo decir que no eres el único que lo echa en falta. Hasta hace poco nosotros también formábamos parte de este grupo, junto con otras miles de empresas, descuidando el poder de estos mensajes automatizados. “¿Y qué ha cambiado?” Nos dimos cuenta de que podíamos utilizar nuestros Entorno SharePoint y algunos Personalización de alertas de SharePoint para que funcione. Y tú también puedes.
Después de haber pasado por la experiencia de planificar y rediseñar nuestro conjunto de correos electrónicos automatizados, he pensado en compartir mi aprendizaje en una serie de blog en dos partes: primero, enumerando algunas ideas, basadas en nuestra experiencia y casos de uso, de cómo mejorar los procedimientos de ventas utilizando Alertas personalizadas de SharePoint; y después, hablando de algunas de las mejores prácticas a la hora de diseñar correos electrónicos transaccionales de SharePoint.
Siéntase libre de utilizar todo esto como inspiración, adaptando cada caso a los requisitos y necesidades de su empresa. Pero antes, permíteme hablar un poco más sobre este tipo de mensaje automatizado que mencionaba antes.
¿Qué son los correos electrónicos transaccionales?
Los correos electrónicos de bienvenida forman parte de un grupo de mensajes denominados correos electrónicos transaccionales o correos electrónicos activados. Como su nombre indica, este grupo contiene mensajes que se activan por eventos específicos o acciones del usuario. Son respuestas automáticas al compromiso del cliente con su empresa.
Por ejemplo, cuando un usuario compra algo en el sitio web de su empresa, debe recibir una confirmación automática del pedido y, más tarde, un aviso de envío y entrega relacionado con la compra. Todos ellos son correos electrónicos transaccionales. Lo mismo ocurre cuando se suscribe a un blog, recibiendo una nota de bienvenida, o con las plataformas de medios sociales (como Facebook) recibiendo alertas cuando alguien comenta sus publicaciones.
“Entonces, puesto que son mensajes activados, ¿son como una alerta o un recordatorio de SharePoint?” Casi Los correos electrónicos transaccionales están más dirigidos a usuarios y clientes externos. Pero aparte de eso, son prácticamente iguales. Y es por eso que usar SharePoint Alerts para este propósito tiene mucho sentido. Ojalá fuera así de sencillo (más adelante os lo contaré).
¿Por qué son importantes los correos electrónicos activados?
Los correos electrónicos transaccionales se consideran la forma más eficaz de marketing por correo electrónico por el simple hecho de que los usuarios están realmente esperando que el mensaje llegue a su buzón, y confían en que el contenido del correo electrónico va a ser importante y útil para ellos. Esto se traduce en una mayor tasa de apertura y de clics. Imagínese utilizarlo con fines de venta. Es oro. Créame.
Es diferente de una campaña de correo electrónico masivo, o comercial, en la que todos los usuarios de una lista reciben el mismo contenido. El emailing transaccional se envía individualmente, es personal, está personalizado, es relevante y es absolutamente conveniente, tanto para la empresa como para el cliente. Y así debe seguir siendo si desea sacarles el máximo partido.
Otro dato es que sólo alrededor del 2% de las ventas se cierran en el primer contacto. Los estudios demuestran que, antes de cerrar una venta, la mayoría de los usuarios necesitan entre 5 y 6 contactos con la empresa para garantizar una alineación de expectativas y una relación de confianza. Los correos electrónicos transaccionales pueden ser una excelente forma de resolver este problema. Una campaña de correo electrónico automático bien diseñada y eficaz, con el tipo de contenido adecuado, puede aumentar el conocimiento de la marca, mejorar la confianza en la empresa y reforzar la fidelidad de los clientes.
Personalización de las alertas de SharePoint
Como ya he mencionado antes, las alertas de SharePoint teóricamente serían una gran solución para esta situación. Podrías disparar una alerta cada vez que se concluye una nueva compra, por ejemplo. Pero hasta ahora, con las características de SharePoint 2010 y 2013 fuera de la caja, no es sencillo seleccionar destinatarios personalizados, personalizar plantillas y combinar información de correo de múltiples listas. Si no está dispuesto a utilizar complejos flujos de trabajo de SharePoint, las posibilidades son bastante limitadas.
En este caso, es necesario utilizar una herramienta de terceros, para ampliar la función de alertas de SharePoint. Usted puede encontrar algunas opciones en el mercado, pero voy a utilizar JungleBell para esta demostración.
Caso práctico: Descarga de pruebas de productos
He creado un caso basado en este evento desencadenante: cuando un nuevo cliente descarga una versión de prueba de nuestra solución SharePoint Newsletter, JungleMail, en nuestro sitio web. Voy a listar 4 posibles mensajes que pueden ser disparados por este evento, y las características de alerta de SharePoint usadas en ellos.
Día 1 - Correo electrónico de bienvenida
Este es el primer correo electrónico que se envía al cliente, justo después de la descarga de la versión de prueba del producto. No voy a profundizar en el contenido, pero básicamente contiene un mensaje de bienvenida e información útil (enlaces a la documentación y dirección de correo electrónico de soporte).
Se activa cuando se crea un artículo
La forma en que implementé este mensaje fue creando una lista de SharePoint llamada “Solicitudes de descarga”. Además, incluyendo automáticamente nuevos elementos cada vez que se envía el formulario de descarga en el sitio web. Esencialmente, configurar una alerta de SharePoint para que se active cada vez que se crea un nuevo elemento. Nota: La lista “Solicitudes de descarga” debe contener una columna “Correo electrónico” para que se utilice como destinatario de las alertas.
He utilizado JungleBell, en primer lugar, porque quería crear una condición para que la alerta se active sólo cuando se haya descargado una prueba del producto “JungleMail”, no cualquier otro. De esta forma puedo utilizar una lista de SharePoint para todas las descargas y filtrar los disparadores. A continuación, quería utilizar los metadatos “Correo electrónico” del nuevo elemento como destinatario de la alerta, algo que SharePoint no me permite hacer por sí mismo. Y por último, quería trabajar en la información de fusión de correo de la plantilla para hacerla personalizada.
Echa un vistazo a las configuraciones que he utilizado:
Día 5 - Contenidos complementarios
El segundo mensaje se envía 5 días después de la descarga de la versión de prueba y contiene enlaces a lecturas complementarias relacionadas con el producto (entradas de blog y archivos de novedades).
Fusión de correo de varias listas
El objetivo es hacer un seguimiento de los clientes con la información más reciente que hemos producido sobre el producto que están probando, pero sin tener que cambiar la plantilla de recordatorio de SharePoint cada vez que se carga nuevo contenido. Quería combinar datos de dos listas de SharePoint diferentes: “Blog Posts” y “Tutorials”, presentando 3 elementos de cada lista en el cuerpo del recordatorio. Estos elementos deben estar relacionados con el producto de prueba descargado (JungleMail), y también deben ser los más recientes cargados/creados.
Lo he conseguido utilizando la función de repetición de JungleBell, seleccionando las listas de origen, las condiciones y los límites de los elementos. Para traer sólo los datos más recientes ordené las vistas de las listas de nuevo a viejo. A partir de ahora, cada vez que se carga algo nuevo en ambas listas de origen, las alertas se actualizan automáticamente.
Día 20 - Se acerca la fecha límite
Este mensaje se envía 20 días después de la descarga y contiene un recordatorio de que el periodo de prueba estaba a punto de agotarse.
Enviar una alerta cuando se acerque la fecha
Esto es muy sencillo: activar un correo electrónico recordatorio cuando la fecha de vencimiento (fin de prueba) se acerca en 10 días. Trabajar con fechas próximas o vencidas no es posible con la funcionalidad habitual de SharePoint. En JungleBell incluí esa información como una condición de activación.
Día 30 - Fin del juicio
Este correo electrónico, enviado 30 días después de la descarga, anuncia el final del periodo de prueba del producto. Ofrece al cliente una llamada a la acción para la compra de la versión completa del producto y un enlace de suscripción a nuestra lista de correo del boletín. Este es también el último correo electrónico transaccional previsto para este caso y representa el final de este procedimiento de venta específico.
Ejecutar el flujo de trabajo de SharePoint
Ya lo he mencionado antes, esto marca el final de este procedimiento de ventas activado, y necesita ser registrado para futuras acciones. Por ejemplo, desencadenar llamadas telefónicas y seguimientos mensuales. La cuestión es que la información de que el periodo de prueba ha finalizado debe incluirse en los metadatos del cliente. La mejor forma de hacerlo es a través de un Workflow de SharePoint.
Con JungleBell podría iniciar un flujo de trabajo de SharePoint (EndTrial) cuando se activa la alerta, cambiando una fecha de columna específica para decir que todos los mensajes relacionados con el período de prueba habían sido entregados.
Conclusión
Supongo que está claro que un buen paquete de correos electrónicos transaccionales le ayudará a establecer expectativas comerciales. Además, iniciará relaciones con sus clientes, así que utilícelos sabiamente. Recuerde que nadie quiere verse sobrecargado con demasiados mensajes. Siempre bromeamos diciendo que el número perfecto es siempre 1 mensaje menos que el plan original. Haga algunas pruebas y encuentre un equilibrio.
Hemos estado probando y aprendiendo nuevas formas de llegar a nuestros clientes. Hasta ahora, las alertas personalizadas de SharePoint siguen siendo la mejor opción. Es rentable, fácil de implementar y de personalizar.