El resumen de noticias de SharePoint ayuda a las empresas a mantener informados a sus empleados con los últimos artículos de actualidad. Más información sobre las funciones del resumen de noticias de SharePoint.
Una de las mayores ventajas es que el correo electrónico SharePoint News digest puede enviarse rápidamente como boletín informativo. Cuenta con opciones limitadas de personalización y marca, así como con la posibilidad de enviar automáticamente los últimos artículos como boletín electrónico, actualizando a los empleados sobre las noticias que podrían haberse perdido.
Funciones del resumen de noticias de SharePoint
Más Las funciones del resumen de noticias de SharePoint sólo se aplican si el el administrador global ha activado el Función de resumen de noticias automático de SharePoint. Si envía el resumen de noticias de SharePoint manualmente, sólo podrá disfrutar de algunos ventajas que ofrece esta herramienta. A continuación, hemos hecho una lista de las características.
Lista de funciones del resumen de noticias de SharePoint:
- Envío de artículos de noticias de SharePoint como boletín informativo en unos pocos pasos
- Opción de elegir qué artículos de noticias enviar
- Envío a destinatarios individuales, grupos y listas de distribución
- Opción para cambiar la secuencia de los artículos de noticias en la plantilla
- Un botón para ver todos los artículos
- Opción para darse de baja de los boletines informativos de SharePoint
Funciones de resumen automático de noticias de SharePoint:
- Boletines automáticos una vez por semana
- Creación de la marca del boletín con los colores temáticos y el logotipo que elija
- Personalización de un boletín
- Clasificación inteligente que permite a los usuarios recibir las noticias más relevantes para ellos o las impulsadas por la organización.
- Número de vistas del artículo en el boletín
- Archivo de boletines en las páginas web de SharePoint
Limitaciones del resumen de noticias de SharePoint
Aunque la herramienta es muy rápida y fácil de usar, las limitaciones existentes le impiden sacar el máximo partido de sus boletines internos. La falta de funciones y de flexibilidad en la creación de boletines limita la creación de boletines sólidos, que funcionan como una herramienta de comunicación vital para potenciar las conexiones con los empleados, aumentar su interés en la misión y la cultura de la empresa, y también impulsar su compromiso.
He aquí una lista de las principales limitaciones de la herramienta de resumen de noticias de SharePoint:
1. Plantilla y diseño del resumen de noticias de SharePoint
En primer lugar, la limitación más importante del resumen de noticias de SharePoint es la gestión de plantillas. Los usuarios no pueden modificar el diseño del resumen de SharePoint News. Esto significa que todos los correos electrónicos de resumen tienen el mismo aspecto, con la única opción de diseño de añadir el logotipo de la empresa y los colores del tema si el resumen de SharePoint News está automatizado. En el correo electrónico de resumen, no se pueden añadir imágenes; tampoco se puede modificar el área de encabezado y pie de página ni el área de resumen.
Las imágenes y el texto visible de los artículos destacados no pueden sustituirse ni modificarse. Las únicas opciones de edición son cambiar la secuencia de visualización de los artículos en el correo electrónico y eliminar artículos de la plantilla.
2. Marca de correo electrónico SharePoint News digest
SharePoint News digest feature has a straightforward builder that allows you to send a newsletter fast but also means that emails look plain and include Microsoft and SharePoint logos if your site is not branded.
La plantilla de marca sólo se envía cuando los boletines están automatizados, por lo que la marca no se aplicará si el boletín se envía manualmente. La marca en el boletín de noticias se limita a la imagen del logotipo, el texto de la barra de navegación, el color, el color del icono y el color de acento. La plantilla de correo electrónico se marca automáticamente y no se puede modificar manualmente si desea cambiar los colores o mover el logotipo a un lugar diferente.
3. Análisis del resumen de noticias de SharePoint
Aunque puede ver el número de usuarios que leen los artículos, no sabe quién abrió el correo electrónico y lo leyó. Después de enviar el boletín, las únicas analíticas disponibles están en el propio artículo de noticias: páginas vistas y visualizadas, tiempo medio de permanencia y tráfico de páginas por tiempo. En la plantilla de resumen automático de noticias de SharePoint, el número de visualizaciones del artículo es visible en el propio boletín.
La analítica del correo electrónico no existe, por lo que no se dispone de estadísticas como la tasa de apertura y clics, el tiempo de lectura o los dispositivos de lectura. Depender únicamente de las analíticas de los artículos de noticias te deja adivinando sobre el rendimiento de tu boletín y el nivel de compromiso que los empleados tuvieron con el contenido.
4. Número mínimo de artículos de noticias de SharePoint
No puede enviar el resumen de noticias de SharePoint si el número de artículos no es superior a cinco. En otras palabras, la función de SharePoint no aparecerá como opción si tiene menos artículos que desee enviar como boletín. Para enviar un resumen por correo electrónico, debe aparecer la opción ‘Ver todo’ en la sección ‘Noticias’.
La creación del número exacto de artículos limita la posibilidad de compartir incluso uno o dos artículos escritos con sus empleados. Sólo después de completar cinco artículos de noticias en el sitio se puede elegir cuáles desea enviar.
5. Limitación de las fuentes de los destinatarios y de la cuenta del remitente
Si prefiere utilizar una lista de destinatarios de un archivo Excel, el envío de un resumen de noticias de SharePoint no será posible. Lo mismo ocurre con la lista de SharePoint. Aunque es posible enviar el resumen a usuarios externos, estos necesitan tener acceso a los artículos en el entorno de SharePoint.
Para enviar un resumen de noticias, puede proporcionar direcciones de correo electrónico de listas de distribución, grupos o individuales.
Junto con la limitación de las fuentes de los destinatarios, es importante mencionar que no se puede elegir manualmente una cuenta de remitente, dado que se selecciona por defecto en función de la cuenta con la que se ha iniciado sesión. Por lo tanto, si quieres enviar un resumen de noticias desde una cuenta de remitente diferente o desde el correo electrónico del equipo/grupo, la única solución es crearlo como usuario de Microsoft.
6. Falta de personalización
La combinación automática de correspondencia que incluye el nombre completo del destinatario sólo se aplica al resumen automático de noticias de SharePoint. No existe la opción de recibir las noticias en las preferencias de suscripción del destinatario. En consecuencia, la falta de información dirigida a cada empleado puede causar una disminución de la tasa de apertura de su boletín de noticias.
Cabe mencionar que la función de resumen de noticias de SharePoint orienta las noticias en función de diferentes criterios mediante una clasificación inteligente. Las noticias se publican en el sitio en el que se encuentra el usuario; las publicadas son impulsadas por la organización; las publicadas por alguien de la dirección, etc. Sin embargo, no permite a los empleados elegir las noticias que desean recibir.
Preguntar a los empleados por sus preferencias y enviarles noticias sólo sobre los temas que les interesan garantiza un mayor rendimiento de los boletines y un mayor compromiso de los destinatarios.
7. Ninguna información adicional
¿Quieres escribir un texto de previsualización de un correo electrónico (preheader) o añadir un recordatorio de un evento o un vídeo de un webinar? Es imposible. Por lo tanto, el contenido del correo electrónico sólo contiene los artículos de noticias seleccionados y no puede modificarse. No se pueden añadir secciones adicionales. En otras palabras, no hay descripciones, notas, enlaces, vídeos o encuestas, excepto un mensaje opcional encima de los artículos de noticias.
Por otra parte, no hay opciones para cambiar el diseño y añadir sus entradas limitan las posibilidades de hacer un boletín de noticias más atractivo y emocionante para los empleados o enviar otra información importante con las noticias.
8. Automatización limitada del resumen de noticias de SharePoint
Los correos electrónicos de los resúmenes de noticias de SharePoint pueden enviarse automáticamente; sin embargo, para que sean automáticos es necesario tener una cuenta de administrador de inquilino. Sólo los administradores de tenant pueden activar y desactivar la automatización para toda la organización mediante comandos PowerShell específicos. Los usuarios pueden darse de baja de las noticias en su configuración de notificaciones por correo electrónico.
La automatización del resumen de noticias de SharePoint tiene limitaciones. Un resumen se envía por correo electrónico un máximo de una vez por semana, con no más de diez artículos de noticias en cada resumen.
9. Archivo SharePoint News digest
Cuando envía manualmente el correo electrónico del resumen de noticias de SharePoint, el sistema lo guarda automáticamente en el sitio de SharePoint. Puede encontrar el archivo en la pestaña ‘Contenido del sitio’ de ‘Páginas del sitio’. El inconveniente es que el archivo no sólo guarda los resúmenes enviados, sino también las noticias publicadas.
El archivo del resumen de noticias de SharePoint puede dedicarse únicamente a los correos electrónicos del resumen; sin embargo, esta solución requiere la creación de un flujo de trabajo en Power Automate.
Formas de aumentar el compromiso de sus empleados mediante una herramienta de boletín interno
Plantilla de marca llamativa
Los boletines bien diseñados no sólo representan la marca y la cultura de su empresa, sino que también inspiran a los empleados a implicarse en el contenido y leer el boletín en lugar de abrir y cerrar inmediatamente un simple correo electrónico.
Las plantillas de boletines de aspecto profesional pueden parecer una tarea titánica, pero puedes crearlas fácilmente con las herramientas para boletines internos. Las secciones preguardadas y la opción de guardar las plantillas en la galería pueden ahorrarle tiempo y garantizar que el diseño del boletín esté siempre a punto.
Noticias personalizadas a la medida de cada destinatario
La personalización es realmente importante en el mundo del correo electrónico. Si un lector recibe un correo electrónico colectivo con información irrelevante para su tema de interés o su posición, no podemos estar seguros de que vaya a abrir el siguiente correo electrónico. Es esencial asegurarse de enviar los boletines de forma individual a cada destinatario. El contenido debe interesar al lector, ya que debe basarse en sus preferencias.
Además de la selección del destinatario, la cuenta del remitente es uno de los principales parámetros a tener en cuenta. Es una de las primeras cosas que un empleado ve en su bandeja de entrada, por lo que debe ser representativa de quien envía los correos internos.
Incluir la opinión de los empleados
Añadir comentarios sobre las noticias, enlaces adicionales y recordatorios puede convertir su resumen de noticias diario, semanal o mensual en un correo electrónico que sus empleados estarán encantados de recibir. Las funciones adicionales que permiten incluir vídeos, invitaciones y encuestas abren nuevas vías para involucrar a los empleados con las noticias que están acostumbrados a recibir.
Los creadores de boletines suelen tener opciones para añadir fácilmente bloques de texto, imágenes y vídeos. De hecho, esas entradas por sí solas pueden ser muy atractivas. Para dar un paso más y construir una comunicación bidireccional, merece la pena incluir encuestas. De este modo, los empleados pueden dar su opinión.
Nota: En JungleMail, Ofrecemos diez tipos de encuestas diferentes, incluidas encuestas basadas en imágenes, como forma creativa de implicar e inspirar a sus empleados.
Los correos electrónicos de resumen de noticias sin el logotipo de la empresa, la marca y el toque personal no son leídos por los empleados, se consideran spam o proceden de fuera de la organización. Estas limitaciones reducen el compromiso de los empleados a gran escala.
Sin duda, los boletines de noticias personalizados pueden ser una parte importante de sus comunicaciones internas. Las plantillas que son llamativas e incluyen funciones adicionales (¡como encuestas!) pueden llegar fácilmente a sus empleados e impulsar el compromiso. Utilice las herramientas adecuadas para SharePoint - saber más.
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