La comunicación eficaz entre los empleados es la columna vertebral del éxito de toda empresa. Una empresa puede prosperar en un entorno de trabajo híbrido si la comunicación es sólida. ¿Qué hace falta? Podemos empezar con la comunicación de los empleados entre sí, cuáles son los formatos de comunicación que la empresa decide adaptar y terminar con la fluidez y claridad de la comunicación en toda la oficina. Esperamos que los seis consejos siguientes le ayuden en su viaje por la comunicación interna en un ámbito de trabajo híbrido.
Una comunicación eficaz requiere una estrategia
Planifique cómo funcionará la comunicación en su empresa. Cuando dividimos a los empleados entre entornos de oficina y remotos, elaborar estrategias es crucial.
Hay dos modos de comunicación híbrida: sincrónica y asincrónica. Cuando elabores un plan de comunicación, asegúrate de equilibrar esos modos. Para empezar con la síncrona, este tipo de comunicación se produce cuando se transfiere un mensaje. Por tanto, requiere una respuesta inmediata. Ejemplos de comunicación sincrónica son las llamadas telefónicas, las videoconferencias, los mensajes instantáneos, etc. Este modo de comunicación tiende a olvidarse en los equipos híbridos, pero no debe evitarse. Implemente la comunicación síncrona para el feedback, las reuniones de resolución de problemas, las sesiones de brainstorming, las emergencias y las sesiones de planificación. El modo síncrono también funciona mejor para estrechar lazos en equipo.
Pasando a la comunicación asíncrona, tenemos que hablar del tiempo de retardo entre la recepción y la respuesta a un mensaje. Este modo de comunicación no se produce en tiempo real. Por lo tanto, funciona cuando queremos eliminar la presión de la respuesta instantánea. Hablamos del correo electrónico, el fax, los documentos compartidos, las herramientas de colaboración, etc. Utiliza la comunicación asíncrona para procesar información de alta calidad. Utilizando este modo, estableces unas expectativas de tiempo razonables para actuar sobre un mensaje enviado y dar una respuesta que puede necesitar más tiempo o ajustes. Además, hay información que debe asimilarse antes de actuar.
Para determinar su estrategia de comunicación híbrida, pregunte a sus equipos qué es lo que mejor les funciona. Aquí tienes algunas ideas para esas preguntas:
- ¿Cuál es la forma más cómoda de comunicarse con sus compañeros de equipo?
- ¿Eliges cómo comunicarte dependiendo de si la persona a la que quieres llegar trabaja en la oficina o a distancia?
- ¿Cómo se comunica la información importante sobre el trabajo?
- ¿Cuáles son las herramientas de comunicación más convenientes? ¿En qué situaciones?
Los distintos mensajes requieren formatos diferentes
Una reunión no siempre es la respuesta. Para obtener los mejores resultados, seleccione el canal de comunicación adecuado. Es esencial cuando se trabaja en un lugar de trabajo híbrido.
Por supuesto, la comunicación cara a cara es más esencial que nunca. De ahí que las reuniones frecuentes sean recomendables y obligatorias si hay una nueva incorporación en un equipo. Para que los nuevos miembros de un equipo se sientan incluidos y se adapten sin problemas a una empresa, necesitan sentirse cómodos sabiendo con quién trabajan. Además, si hay algo urgente o que requiera discusión/retroalimentación instantánea, sin duda, ¡organiza una reunión! Sin embargo, las reuniones no siempre son eficaces; en breve le explicaremos por qué.
Por ejemplo, si quieres consultar el estado de un proyecto con un responsable, es mejor utilizar la plataforma de mensajería para obtener una respuesta más rápida en lugar de esperar a que responda a tu correo electrónico o dedique tiempo a una reunión. ¿Necesitas algo urgente de tu proveedor? Llame por teléfono. ¿Quiere que le envíen un extracto mensual? ¿Podrías enviarlo por correo electrónico? Piense no sólo en el contenido, sino también en el diseño; la maquetación es esencial para conseguir que los empleados participen en algo significativo.
Sí, a la comunicación visual
Los comunicadores adoptan más canales en línea, por lo que la comunicación visual también está creciendo en importancia. La gente tiende a interactuar más con los elementos visuales que con los textos.
Las aplicaciones de mensajería, las intranets y las herramientas de boletín de noticias están diseñadas para ser utilizadas con elementos visuales. Concéntrese más en fotos que llamen la atención, cree diseños únicos, muestre la información mediante infografías y no olvide los contenidos de vídeo. La comunicación visual es la forma más rápida de compartir información porque, como seres humanos, primero reconocemos las cosas en imágenes. De este modo, la mayoría de nosotros respondemos más rápido a las imágenes que a los textos. La comunicación visual ahorra tiempo de procesamiento de la información y aclara lo que queremos transmitir con nuestro mensaje. Además, el uso de elementos visuales en la comunicación interna crea coherencia en la marca del empleado; esto puede ayudar a los miembros del personal a comprender la identidad de la empresa en la que trabajan y recordarles los valores fundamentales que una empresa quiere que sigan sus empleados.
Elija el tono adecuado
Ser consciente de tu tono es especialmente importante en un lugar de trabajo híbrido. Esto se debe a que gran parte de la comunicación se produce en línea, lo que implica una comunicación sin expresiones faciales ni gestos con las manos.
A diferencia de una conversación cara a cara, una en línea puede hacernos cuestionar cuál es la intención o el tono de una persona cuando un mensaje sólo está escrito en nuestras pantallas. Asegúrese de que su comunicación es clara y empática. Una empresa necesita pensar en formas de compartir las mejores prácticas del tono de voz en la comunicación escrita para que todo el mundo sea consciente de lo que se espera de ellos y de cómo comunicarse de forma eficaz y respetuosa en equipos y mensajes privados. De esta forma, su empresa puede establecer un marco basado en los valores de la empresa y permite a los empleados trabajar de forma eficaz, incluso trabajando entre ellos a distancia. Las directrices de comunicación permiten una transparencia total entre los equipos.
Reconocer a los demás. Es importante
El hecho de que la gente no se reúna en la oficina con tanta frecuencia también complica el reconocimiento de los empleados. Esto no significa que tenga que olvidarse de esta parte. Debería ser todo lo contrario.
Para que la comunicación con los empleados sea eficaz, es esencial dar prioridad al reconocimiento de los empleados y planificar su consecución por medios digitales. Los miembros de un equipo necesitan recibir comentarios motivadores no sólo de sus jefes de equipo, sino también ser reconocidos públicamente. ¿Por qué es tan importante? Bueno, ayuda significativamente a que los empleados se sientan más conectados con su organización y recompensados por los resultados que aportan cuando hacen un esfuerzo adicional. Sin embargo, no olvide escuchar a cada empleado y comprender sus preferencias en cuanto al reconocimiento. Mientras que a algunos les gustaría el reconocimiento público, a otros les gustaría recibirlo personalmente. En un entorno de trabajo híbrido, asegúrate de que todos los empleados reciben un reconocimiento en los canales digitales. Aviso importante: el reconocimiento de los empleados no debería ser sólo un día, sino durante todo el año. Una de las soluciones para que el reconocimiento sea sostenible es establecer un programa de recompensas.
Autorización de aclaraciones
Que la comunicación pase al espacio digital significa que algunas cosas pueden perderse en la traducción. Es fundamental documentar las reuniones, aunque sean a distancia.
Algo que se diga durante la reunión en línea podría escucharse mal o malinterpretarse, y si el empleado no está presente en la reunión, debe confiar en información de segunda mano, que puede malinterpretarse. ¿Alguna solución? Forzar la práctica de tomar notas y documentar la reunión. Puede sonar anticuado, pero funciona cuando la información vital se anota y se comparte después con los participantes en la reunión a modo de seguimiento. Piensa en los formatos adecuados para compartir los detalles de la reunión; puede ser Slack, correo electrónico o un boletín si hay información adicional que quieras compartir con las notas de la reunión. De esta forma, cualquier miembro del equipo puede estar seguro de no perderse ninguna información valiosa.
Ahora que ya sabes más sobre la comunicación eficaz con los empleados, esperamos que la serie de blogs sobre el trabajo híbrido te haya resultado útil. Encuentre todos los artículos desde el principio:
- Trabajo híbrido: Ventajas y retos del trabajo del futuro
- ¿Cómo conseguir que el trabajo híbrido sea un éxito?
- 6 consejos para una comunicación eficaz entre empleados en un entorno de trabajo híbrido
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