Siguiendo adelante con nuestra serie de gestión de documentos, llegamos al tema del contenido de los documentos en sí. Hablaré de cómo se puede gestionar el contenido de los documentos de forma eficaz y garantizar un entorno ordenado. Lo primero que podría pensarse es que no importa cómo gestionemos el contenido de los documentos, siempre que los propios documentos sean fáciles de encontrar. Sin embargo, la forma que elija para gestionar el contenido de los documentos afecta directamente a la forma en que se construye su SharePoint como sistema de gestión de documentos, e incluso puede limitar o ampliar las posibilidades de la gestión de documentos. Descubra 2 formas de almacenar plantillas de documentos de SharePoint.
Planificar la gestión de documentos de SharePoint
1. Analizar los documentos existentes. Determinar tipos de documentos, propiedades;
2. Crear una estructura de tipos de contenido flexible y fácilmente ampliable;
3. Elija dónde y cómo almacenar los documentos en SharePoint;
4. Crear campos, sitios, bibliotecas y listas. 5. Añadir tipos de contenido;
5. Plan de permisos;
6. Definir y automatizar la asignación de nombres a los documentos de SharePoint;
7. Unificar la ubicación de las plantillas de documentos;
8. Distribuir el contenido en archivos más pequeños;
9. Automatización de documentos SharePoint;
10. Optimizar vistas y bibliotecas;
Paso 7. Unificar la ubicación de las plantillas de documentos.
Lo primero que hay que hacer es echar un vistazo al plan de su sistema de gestión de documentos (que espero que haya preparado de antemano) y tomar nota de todos los documentos que almacena o genera en sus sitios de SharePoint. Esto le permitirá decidir qué tipo de plantillas utilizar.
Como sugerencia general, las plantillas deberían contener únicamente el contenido y el formato más comunes. Esto significa que la plantilla no debe contener información real sobre clientes o servicios.
Para nosotros, en EnovaPoint, una plantilla ideal no es más que un diseño para nuevos documentos que muestra dónde tenemos que insertar todos los datos, como detalles de clientes, descripciones de productos y listas de precios. ¿Cómo lo hacemos? Distribuimos todo el contenido en archivos más pequeños y montamos nuevos documentos fusionando esos archivos más pequeños. Comentaré más sobre esto en el siguiente paso.
Debe almacenar las plantillas en una única ubicación. Si utiliza tipos de contenido para crear documentos en SharePoint, puede almacenar todas las plantillas en una única biblioteca de SharePoint y simplemente asignar una plantilla al tipo de contenido requerido para su uso en la biblioteca requerida. Esto tiene múltiples beneficios sobre el valor predeterminado plantilla de tipo de contenido o elegir cargar uno nuevo:
- Puede asegurarse de que sólo utiliza la última versión de la plantilla;
- Puedes buscar y migrar plantillas fácilmente; incluso puedes hacer un simple arrastrar y soltar en la vista Explorador para moverlas todas;
- Puede gestionar quién puede editar plantillas gestionando permisos en un único lugar y, a su vez, podrá controlar fácilmente quién trabaja con las plantillas.
Por supuesto, en algunos casos tener una única biblioteca para su granja de SharePoint no funcionará. Nuestra sugerencia, en este caso, sigue siendo generalmente la misma; debe crear y administrar una ubicación separada para todos los documentos del “sistema” para su colección de sitios por lo menos. Usted debe tener un sitio separado para las plantillas y otros bits de su sistema de gestión de documentos de SharePoint almacenados de forma segura allí.
Paso 8. Distribuya el contenido en archivos más pequeños.
Las plantillas y la distribución de contenidos están estrechamente relacionadas porque, en algún momento, necesitarás insertar contenidos distribuidos en las plantillas, o todo carecerá de sentido. Al decir distribución de contenidos, me refiero a que todos los posibles contenidos reutilizables deben tener su propia ubicación de almacenamiento independiente.
Veamos el siguiente ejemplo:
Tenemos que crear propuestas para nuestros clientes y, en función de sus necesidades y de los productos que les propongamos, el documento final tendrá un aspecto diferente. Sin embargo, hay múltiples formas de hacerlo, y vamos a analizar dos enfoques opuestos.
Método #1
Podemos intentar crear todas las variaciones posibles de la propuesta final, de modo que cuando la necesitemos, sólo tengamos que coger una lista, rellenar la información del cliente y enviarla.
Parece sencillo, no requiere apenas esfuerzo una vez implantado, pero conlleva muchos problemas. El mayor de ellos es probablemente el esfuerzo necesario para mantenerlo todo actualizado. Múltiples tipos de propuestas pueden contener texto sobre el producto específico, y una vez que cambia, todos los documentos tendrán que ser actualizados por separado, y seamos realistas, rara vez alguien hace eso. Sólo se actualiza cuando se necesita desesperadamente.
Otra gran preocupación en este punto es la escalabilidad: si se introduce un nuevo producto, podría ser necesario crear simultáneamente muchos tipos de propuestas diferentes, lo que aumentaría exponencialmente la cantidad de “Plantillas”. De hecho, eso nunca puede ser bueno. En algún momento, nadie sabrá cuál de ellos es el documento correcto.
Método #2
En lugar de tener documentos listos para cada situación, sugerimos crearlos sobre la marcha. Ya he hablado brevemente del contenido de las plantillas. A saber, las plantillas deben contener exclusivamente el contenido que sea mutuo para cada posible variación del documento final. Por ejemplo, supongamos que mi propuesta consta de estos capítulos Página de título con información sobre la empresa y el cliente, Introducción sobre lo que se propone, Detalles reales sobre la propuesta, y una Conclusión” como testimonios de clientes o listas de precios, dependiendo de la situación.
“Según” es la palabra clave aquí: si nos fijamos bien, cada parte de la propuesta varía. ¿Cuál es el contenido mutuo en este punto? En mi caso, la portada. Y eso es exactamente lo que parece mi plantilla: una portada con encabezado y pie de página, algunos marcadores de posición para la información del cliente y los detalles de la propuesta. Todo lo demás lo guardamos en archivos independientes en otras bibliotecas.
Eso sí que tiene múltiples ventajas sobre el método uno:
- Reduce enormemente el número de documentos de los que hay que ocuparse;
- Cada pieza de información se encuentra en un único lugar y eso significa que sólo se necesita una única actualización para mantener un tema fresco;
- El almacenamiento puede definirse estrictamente y el acceso puede limitarse a los grupos o personas necesarios.
¿Cómo funciona realmente?
Como puedes adivinar, soy más partidario de utilizar el segundo método. En el mundo real, sin embargo, debemos encontrar una solución conjunta, aprovechando al máximo todos los conocimientos disponibles. En este punto todo se vería más o menos así:
- Un sitio independiente llamado Small Parts alberga todos los archivos del sistema, plantillas y contenidos distribuidos, a los que nos referimos como Small Parts; aquí no se crean documentos propiamente dichos.
- En ese sitio, hay una biblioteca para plantillas; dependiendo del número de plantillas, podría utilizar varias bibliotecas para separar los distintos tipos;
- En el caso de las piezas pequeñas, existe una única biblioteca con varias carpetas para todos los tipos de piezas pequeñas disponibles; tenemos plantillas diferentes para los distintos productos, pero seguimos almacenando toda la información real en piezas pequeñas;
- Fuera del sitio del sistema, varias bibliotecas almacenan los documentos generados.
Como ya he mencionado, utilizamos JungleDocs para generar documentos, por lo que múltiples plantillas simplifican el proceso de creación en este punto, ya que el número de plantillas sigue siendo de un solo dígito. Nuestras plantillas contienen marcadores de posición para la información del cliente y las piezas pequeñas. Para crear un documento sólo tenemos que ejecutar JungleDocs, seleccionar qué plantilla necesitamos utilizar y qué partes pequeñas incluir. Todo lo demás se hace automáticamente, por lo que es muy sencillo.
Incluso sin JungleDocs, este tipo de distribución de contenidos tiene sentido. Como vemos, las ventajas son múltiples y el único inconveniente es que requiere un poco más de copiar y pegar para obtener el mismo resultado.
Gracias por seguir esta serie, ¡suerte con sus documentos!
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