Die interne Kommunikation verlagert sich immer mehr in Richtung Zwei-Wege-Kommunikation. Sie beeinflusst das Engagement und die Leistung der Mitarbeiter in einem Unternehmen. Erfahren Sie mehr über die Bedeutung der wechselseitigen Kommunikation am Arbeitsplatz.
Häufig unterschätzen Unternehmen die Bedeutung der wechselseitigen Kommunikation am Arbeitsplatz. Zweiseitige Kommunikation schafft Vertrauen im Unternehmen und erhöht die Arbeitszufriedenheit, die Produktivität und das Engagement. Die Art und Weise, wie Unternehmen mit ihren Mitarbeitern kommunizieren, wirkt sich direkt auf die Leistung der Mitarbeiter und damit auf den Erfolg des Unternehmens aus.
Darüber hinaus können Richtlinien zur Prozessverbesserung oder Kritik an der Ineffizienz von Prozessen einem Unternehmen viel Geld sparen. Der Austausch von Ideen und Initiativen kann zur Entwicklung neuer Produkte oder zu erheblichen Qualitätsverbesserungen führen.
Dieser Blog ist ein Teil der Rezept für Mitarbeiterengagement Serie:
- Die Bedeutung der wechselseitigen Kommunikation am Arbeitsplatz
- Aufbau einer zweiseitigen Kommunikation mit Unternehmens-Newslettern
- Erstellung und Messung von effektiven Mitarbeiter-Newslettern
- E-Mail-Umfragevorlagen für Mitarbeiter - Ideen
In diesem Artikel wird erörtert, wie man Zwei-Wege-Kommunikation definiert, welche Vorteile sie bietet, welche Kanäle es gibt, welche Schritte notwendig sind, um eine starke Verbindung zu den Mitarbeitern aufzubauen, und welche Möglichkeiten Microsoft- oder Office 365-Kunden zur Verfügung stehen, um dies zu erreichen.
Was ist wechselseitige Kommunikation?
Zwei-Wege-Kommunikation wird in der Regel als Kommunikation definiert, die zwischen den Parteien hin und her geht. Es ist ein Prozess des Austauschs von Informationen und Feedback zwischen einem Sender und einem Empfänger. Zwei-Wege-Kommunikation kann verbal oder nonverbal und in verschiedenen Formaten erfolgen, aber sie ist nie ein Monolog.
Wir können uns die zweiseitige Kommunikation wie ein Tennisspiel vorstellen. Ein Spiel findet statt, wenn ein Ball aufgeschlagen wird und der andere Spieler ihn zurückwirft. Ein Tennisspiel ist nur möglich, wenn ein Ball hin- und zurückgeworfen wird. Allein auf einem Tennisplatz zu spielen, macht noch kein Spiel aus und würde kein Publikum zum Zuschauen anlocken.
Am Arbeitsplatz spricht man von zweiseitiger Kommunikation, wenn ein Unternehmen oder eine Organisation seinen Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, sich an der Konversation zu beteiligen und ihre Rückmeldungen, Meinungen und Gedanken zu hören. Die gleiche Metapher eines Tennisspiels kann also auch hier angewendet werden, mit dem einzigen Unterschied, dass die Kommunikation am Arbeitsplatz stattfindet.
Was sind die Vorteile der zweiseitigen Kommunikation?
Bei der zweiseitigen Kommunikation geht es um Vertrauen und Befähigung. Der Aufbau dieser Art von Kommunikation kann viele Vorteile für Ihren Arbeitsplatz mit sich bringen. So wird beispielsweise das Vertrauen innerhalb der Belegschaft gestärkt, die Arbeitszufriedenheit verbessert, was zu einer höheren Mitarbeiterbindung und einer besseren Position auf dem Talentmarkt führt, das Engagement der Mitarbeiter erhöht, die Arbeitsproduktivität statistisch nachgewiesen und die Teams zusammengeschweißt. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die Sie im Auge behalten sollten:
Vertrauensbildung zwischen den Mitarbeitern
Zweiseitige Kommunikation schafft Vertrauen. Wenn die Mitarbeiter die Gewissheit haben, dass ihr Beitrag willkommen ist, fühlen sie sich wohl dabei, ihre Meinung zu sagen. Dadurch können sie sich besser auf die Ziele des Unternehmens einstellen und ihre Motivation aufrechterhalten.
In der Regel haben Unternehmen mit “gesendeten und vergessenen” Kommunikationsproblemen zu kämpfen. Eine Nachricht wird an den Mitarbeiter gesendet und manchmal sogar ungelesen zurückgelassen. Die Zwei-Wege-Kommunikation zielt darauf ab, die Mitarbeiter zu bitten und zu ermutigen, ihre Gedanken und Erkenntnisse mitzuteilen. So können Ideen am Arbeitsplatz fließen. Es gibt den Unternehmen die Möglichkeit, sich inspirieren zu lassen und einen neuen Blickwinkel auf interne/externe Prozesse, Produkte, Serviceverbesserungen oder Kreationen zu erhalten.
Verbesserte Arbeitszufriedenheit
Die Kommunikation in beide Richtungen trägt zur Mitarbeiterbindung bei. A aktueller Bericht zeigt, dass 96% der Arbeitnehmer der Meinung sind, dass Empathie für die Mitarbeiterbindung von entscheidender Bedeutung ist. Je mehr sich die Mitarbeiter gehört und geschätzt fühlen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie an ihrem Arbeitsplatz bleiben. Für Unternehmen gilt: Zufriedene Mitarbeiter = Fachkräfte binden = erfolgreich sein.
Außerdem kann die Kommunikation in beide Richtungen die Einstellung von Mitarbeitern beeinflussen. Die Mitarbeiter sind Ihre besten Markenbotschafter, die anderen mitteilen, wie gut oder schlecht die Kultur und die interne Kommunikation Ihres Unternehmens sind. Wie die Mitarbeiter Ihr Unternehmen als Arbeitgeber einschätzen, schafft ein Markenimage auf dem Talentmarkt. Zufriedene Mitarbeiter bedeuten also, dass das Unternehmen leichter Talente anziehen kann.
Erhöhtes Engagement der Mitarbeiter
Eine Kommunikation in beide Richtungen verhindert eine Trennung und fördert das Engagement der Mitarbeiter. Wenn Mitarbeiter ihren Beitrag zum Unternehmen verstehen und das Gefühl haben, dass ihre Stimme gehört wird, sind sie eher motiviert, bei der Arbeit ihr Bestes zu geben.
Die Mitarbeiter entscheiden über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens. Laut der jüngsten Global Human Capital Trends Forschung, 93% der Befragten stimmten zu, dass das Zugehörigkeitsgefühl die Leistung eines Unternehmens steigert. Daraus folgt, dass eine hoch motivierte Belegschaft ein Unternehmen erfolgreich macht.
Höhere Arbeitsproduktivität
Eine klare Kommunikation führt zu einem besseren Verständnis der Rollen, Aufgaben und Projekte. Infolgedessen gibt es weniger Missverständnisse und Hindernisse bei der Erledigung der Arbeit, was zu einer höheren Produktivität führt. Nach Ansicht von McKinsey-Forschung, Unternehmen mit vernetzten Mitarbeitern steigern ihre Produktivität um 25%.
Eine reibungslose Zwei-Wege-Kommunikation ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf verschiedenen Kanälen auszutauschen, Klarstellungen zu erhalten, andere zu informieren und Feedback zu geben. Dies hilft auch den Managern, die Mitarbeiter leichter anzuleiten und zu schulen und so ihre Produktivität zu steigern.
Bessere Teamarbeit und Zusammenarbeit
Die Zusammenarbeit ist ein natürlicher Prozess der zweiseitigen Kommunikation. Die Verbindung, einschließlich eines Dialogs, macht es dem Team sofort leichter, sich zusammenzuschließen und zusammenzuarbeiten, um effizienter Ergebnisse zu erzielen. Selbst wenn die Teams immer aus der Ferne, in einem hybriden Modell oder im Büro arbeiten, zwingt die Kommunikation alle Teammitglieder dazu, in Verbindung zu bleiben.
Die Verbundenheit bestimmt die Unternehmenskultur und die Atmosphäre im Büro im Allgemeinen. Wie sich die Mitarbeiter am Arbeitsplatz fühlen, entscheidet über ihr Wohlbefinden und damit über ihre Ergebnisse bei Aufgaben und Projekten.
Wie schafft man eine wechselseitige Kommunikation mit den Mitarbeitern?
Es gibt viele Möglichkeiten, die Kommunikation am Arbeitsplatz in beide Richtungen zu gestalten. Von Instant Messaging und Blogs bis hin zu Newslettern und Umfragen. Wir werden hier einige der Kommunikationskanäle behandeln:
Sofortige Nachrichtenübermittlung
Teamchats werden verwendet, um Informationen schnell weiterzugeben und eine schnelle Antwort zu erhalten. Mit Hilfe von Nachrichten können die Mitarbeiter diskutieren, sich austauschen und sofort in Verbindung treten; dabei können jedoch wichtige Informationen übersehen werden.
Newsfeeds
Der Intranet-Newsfeed ist eine weitere Möglichkeit, die Mitarbeiter schnell zu informieren. Im Sinne einer Zwei-Wege-Kommunikation können Mitarbeiter mit Feedback-Mechanismen ermutigt werden, direkt im Newsfeed zu reagieren, zu kommentieren und ihre Meinung mitzuteilen.
Blogs und Artikel
Wichtige Neuigkeiten, Änderungen und Aktualisierungen werden häufig in Form von Blogbeiträgen oder Nachrichtenartikeln präsentiert. Auf diese Weise können die Mitarbeiter detaillierte Informationen erhalten, die Nachrichten in ihrer eigenen Zeit lesen und den Inhalt kommentieren, liken und mit ihren Kollegen teilen, was die Kommunikation in beide Richtungen fördert.
Newsletters und Umfragen
In der Regel werden die Mitarbeiter über interne Newsletter informiert. E-Mails sind nichts Neues, aber sie können eine perfekte Möglichkeit sein, eine wechselseitige Verbindung herzustellen. Die Integration von Umfragen und Abstimmungen in Ihre Newsletter ist eine bequeme Möglichkeit, Mitarbeiter um Feedback und Einblicke zu bitten. Eingebettete Umfragen können einen robusten Zwei-Wege-Kommunikationskanal bilden, außerdem sind sie einfach zu erstellen, Antworten zu erhalten und Ergebnisse zu überprüfen.
Wie wird die zweiseitige Kommunikation abgewickelt?
Es gibt verschiedene Methoden und Tipps, um die wechselseitige Kommunikation am Arbeitsplatz effektiv zu gestalten. Zunächst einmal empfehlen wir, sich auf die vier folgenden Schritte zu konzentrieren.
Schritt #1: Auswahl der Kommunikationskanäle und -mittel
Wählen Sie die richtigen Kanäle und Instrumente für Ihre Kommunikation. Sie können dazu beitragen, eine zweiseitige Kommunikation aufzubauen, oder Ihnen und Ihren Mitarbeitern noch mehr Frustration bringen. Denn die Verbindung über verschiedene Kanäle mit vielen Tools kann Kopfzerbrechen bereiten, Verwirrung stiften und es erschweren, die richtigen Informationen und einen Ort für Feedback zu finden.
Schritt #2: Machen Sie Ihre Mitarbeiter zum Thema
Sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Kommunikation um jeden Mitarbeiter dreht. So fühlen sie sich verbunden und gehört. Das bedeutet, dass Sie Ihre Nachrichten personalisieren und nach den Vorlieben der Mitarbeiter fragen. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter zum Beispiel, über welche Kanäle sie die Nachrichten erhalten möchten, wie oft diese Kanäle genutzt werden sollen und welche Formulare sich am besten für die Weitergabe von Feedback eignen.
Schritt #3: Feedback einholen und fördern
Bitten Sie Ihre Mitarbeiter um ihr Feedback, wenn Sie mit Ihren Kanälen fertig sind. Es ist wichtig, die richtigen Instrumente zu finden, denn Feedback muss einfach zu geben sein. Außerdem sollten die Feedback-Formulare anregend sein und die Mitarbeiter dazu ermutigen, ihre Meinung zu äußern. Nutzen Sie den erhaltenen Input für die Gestaltung zukünftiger Kommunikation.
Schritt #4: Ansprechbar sein und handeln
Zweiseitige Kommunikation funktioniert nur, wenn ein Dialog stattfindet. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter eine Rückmeldung auf ihre Antworten erhalten. In der Regel konzentrieren wir uns so sehr auf das Einholen und Erhalten von Feedback, dass wir den Teil der Auswertung und des Austauschs von Feedbackergebnissen vergessen. Unter JungleMail 365, Mit dieser Funktion können Sie die Umfrageergebnisse der zuvor beantworteten Umfrage auf einfache Weise an Ihre Teilnehmer weitergeben.
Die wichtigsten Erkenntnisse über wechselseitige Kommunikation mit den Arbeitnehmern am Arbeitsplatz:
- Die zweiseitige Kommunikation kann anhand eines Tennismatches erörtert werden - das Gespräch fließt hin und her.
- Das Vertrauen der Mitarbeiter wird gestärkt, wenn sie die Möglichkeit haben, ihr Feedback und ihre Erkenntnisse mitzuteilen, und wenn sie das Gefühl haben, gehört und geschätzt zu werden.
- Die zweiseitige Kommunikation bringt Ihrem Arbeitsplatz sicherlich viele Vorteile, wie z. B. Arbeitszufriedenheit und Produktivität, höheres Engagement und bessere Teamarbeit.
- Es gibt verschiedene Kanäle, um Ihre Kommunikation effektiv zu gestalten: Instant Messaging, Newsfeeds, Blogs und Artikel, Newsletter, Umfragen und mehr.
- Die Kommunikation in beide Richtungen sollte schrittweise erfolgen: Finden Sie Ihre Kanäle, konzentrieren Sie sich auf die Mitarbeiter und das Feedback und gehen Sie auf diese ein.
In den nächsten Blogbeiträgen werden wir uns damit befassen, wie Sie Ihre internen Newsletter optimal nutzen und über diesen Kanal eine wechselseitige Verbindung herstellen können.
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