Wissen Sie, wie hoch die durchschnittliche Öffnungsrate von Willkommens-E-Mails im Vergleich zu regulären Unternehmens-Newslettern ist? Nein? Dann machen Sie sich auf eine Überraschung gefasst. Sie liegt bei 60%. Ja, Sie haben richtig gelesen. Fast 200% höher als eine Öffnungsrate von 20% bei einem Werbeangebot. Und dann denken Sie: Warum nutze ich diese Informationen nicht, um mehr aus den Verkaufsverfahren meines Unternehmens herauszuholen?
Das kann ich nicht beantworten, aber ich kann definitiv sagen, dass Sie nicht der Einzige sind, der das verpasst. Bis vor kurzem gehörten auch wir zu dieser Gruppe, zusammen mit Tausenden von anderen Unternehmen, die die Macht dieser automatischen Nachrichten vernachlässigten. “Und was hat sich geändert?” Wir haben erkannt, dass wir unsere Möglichkeiten nutzen können. SharePoint-Umgebung und einige Anpassung von SharePoint-Warnungen damit es funktioniert. Und das können Sie auch!
Nachdem wir unsere automatisierten E-Mails geplant und umgestaltet haben, möchte ich meine Erkenntnisse in einer zweiteiligen Blogserie weitergeben: Zunächst möchte ich einige Ideen auflisten, die auf unseren Erfahrungen und Anwendungsfällen beruhen, wie man die Vertriebsabläufe mit benutzerdefinierten SharePoint-Benachrichtigungen verbessern kann, und anschließend einige bewährte Verfahren für die Gestaltung von SharePoint-Transaktions-E-Mails vorstellen.
Lassen Sie sich von all dem inspirieren und passen Sie jeden Fall an die Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Aber lassen Sie mich zunächst ein wenig mehr über diese Art von automatischer Nachricht sprechen, die ich zuvor erwähnt habe.
Was sind Transaktions-E-Mails?
Willkommens-E-Mails gehören zu einer Gruppe von Nachrichten, die Transaktions-E-Mails oder ausgelöste E-Mails genannt werden. Wie der Name schon sagt, enthält diese Gruppe Nachrichten, die durch bestimmte Ereignisse oder Aktionen des Benutzers ausgelöst werden. Sie sind automatische Antworten auf das Engagement des Kunden in Ihrem Unternehmen.
Wenn ein Nutzer zum Beispiel etwas auf der Website Ihres Unternehmens kauft, sollte er eine automatische Auftragsbestätigung und später eine Versand- und Lieferungsmitteilung für den Kauf erhalten. Das sind alles Transaktions-E-Mails. Das Gleiche passiert, wenn Sie einen Blog abonnieren und eine Willkommensnachricht erhalten, oder wenn Sie auf sozialen Medienplattformen (wie Facebook) Benachrichtigungen erhalten, wenn jemand Ihre Beiträge kommentiert.
“Da es sich also um ausgelöste Nachrichten handelt, sind sie wie eine SharePoint-Warnung oder -Erinnerung?” Fast! Transaktions-E-Mails sind eher an externe Nutzer und Kunden gerichtet. Aber davon abgesehen, sind sie ziemlich gleich. Und deshalb macht die Verwendung von SharePoint Alerts für diesen Zweck sehr viel Sinn. Ich wünschte nur, es wäre so einfach (ich werde Ihnen weiter unten mehr darüber erzählen).
Warum sind getriggerte E-Mails wichtig?
Transaktions-E-Mails gelten als die effektivste Form des E-Mail-Marketings, weil die Nutzer tatsächlich darauf warten, dass die Nachricht in ihrem Postfach landet, und weil sie sicher sind, dass der Inhalt der E-Mail für sie wichtig und nützlich ist. Das führt zu einer höheren Öffnungs- und Klickrate. Stellen Sie sich vor, Sie könnten das für Verkaufszwecke nutzen. Das ist Gold wert! Vertrauen Sie mir.
Das ist etwas anderes als eine Massen-E-Mail-Kampagne oder eine kommerzielle E-Mail, bei der jeder Nutzer einer Liste den gleichen Inhalt erhält. Transaktions-E-Mails werden individuell verschickt, sie sind persönlich, maßgeschneidert, relevant und absolut bequem, sowohl für das Unternehmen als auch für den Kunden. Und so sollte es auch bleiben, wenn Sie das Beste aus ihnen herausholen wollen.
Ein weiterer Punkt ist, dass nur etwa 2% der Verkäufe beim ersten Kontakt zustande kommen. Studien zeigen, dass die Mehrheit der Nutzer vor einem Verkaufsabschluss 5 bis 6 Kontakte mit dem Unternehmen benötigt, um eine Angleichung der Erwartungen und eine vertrauenswürdige Beziehung zu gewährleisten. Transaktions-E-Mails können eine gute Möglichkeit sein, dieses Problem zu lösen. Eine gut konzipierte und wirksame automatische E-Mail-Kampagne mit der richtigen Art von Inhalt kann die Markenbekanntheit erhöhen, das Vertrauen in das Unternehmen stärken und die Kundentreue verbessern.
SharePoint-Warnungen anpassen
Wie ich bereits erwähnt habe, wären SharePoint-Warnungen theoretisch eine hervorragende Lösung für diese Situation. Sie könnten z. B. jedes Mal einen Alarm auslösen, wenn ein neuer Kauf abgeschlossen wird. Aber bis jetzt ist es mit den Standardfunktionen von SharePoint 2010 und 2013 nicht einfach, benutzerdefinierte Empfänger auszuwählen, Vorlagen zu personalisieren und Informationen aus mehreren Listen zusammenzuführen. Wenn Sie nicht bereit sind, komplexe SharePoint-Workflows zu verwenden, sind die Möglichkeiten ziemlich begrenzt.
In diesem Fall ist es notwendig, ein Drittanbieter-Tool zu verwenden, um die SharePoint-Warnfunktion zu erweitern. Sie können einige Optionen auf dem Markt finden, aber ich werde folgendes verwenden DschungelGlocke für diese Demonstration.
Geschäftsfall: Download von Produkttests
Ich habe einen Fall erstellt, der auf diesem Trigger-Ereignis basiert: wenn ein neuer Kunde eine Testversion unserer SharePoint-Newsletter-Lösung, JungleMail, auf unserer Website herunterlädt. Ich werde 4 mögliche Nachrichten auflisten, die durch dieses Ereignis ausgelöst werden können, und die SharePoint-Warnfunktionen, die für sie verwendet werden.
Tag 1 - Willkommens-E-Mail
Dies ist die erste E-Mail, die dem Kunden direkt nach dem Herunterladen der Testversion des Produkts zugesandt wird. Ich gehe nicht näher auf den Inhalt ein, aber im Wesentlichen enthält sie eine Willkommensnachricht und hilfreiche Informationen (Links zur Dokumentation und zur Support-E-Mail-Adresse).
Ausgelöst, wenn ein Artikel erstellt wird
Ich habe diese Nachricht durch die Erstellung einer SharePoint-Liste mit dem Namen “Download Requests” implementiert. Außerdem wurden jedes Mal, wenn das Download-Formular auf der Website eingereicht wurde, automatisch neue Elemente hinzugefügt. Im Wesentlichen wurde eine SharePoint-Warnung eingerichtet, die immer dann ausgelöst wird, wenn ein neues Element erstellt wird. Hinweis: Die Liste “Download-Anforderungen” muss eine Spalte “E-Mail” enthalten, um als Empfänger für die Warnmeldungen verwendet werden zu können.
Ich habe JungleBell vor allem deshalb verwendet, weil ich eine Bedingung einrichten wollte, damit der Alarm nur ausgelöst wird, wenn eine “JungleMail”-Produkttestversion heruntergeladen wurde, und nicht irgendeine andere. Auf diese Weise kann ich eine SharePoint-Liste für alle Downloads verwenden und die Auslöser filtern. Dann wollte ich die “E-Mail”-Metadaten des neuen Elements als Empfänger für die Warnmeldung verwenden, was SharePoint selbst nicht zulässt. Und schließlich wollte ich die Mail-Merge-Informationen der Vorlage bearbeiten, um sie zu personalisieren.
Schauen Sie sich die von mir verwendeten Konfigurationen an:
Tag 5 - Ergänzende Inhalte
Die zweite Nachricht wird 5 Tage nach dem Download der Testversion verschickt und enthält Links zu ergänzenden Informationen über das Produkt (Blogbeiträge und Dateien mit neuen Funktionen).
E-Mail-Zusammenführung von mehreren Listen
Es geht darum, die Kunden mit den neuesten Informationen über das Produkt, das sie ausprobieren, zu versorgen, ohne die SharePoint-Erinnerungsvorlage jedes Mal ändern zu müssen, wenn neue Inhalte hochgeladen werden. Ich wollte Daten aus zwei verschiedenen bestehenden SharePoint-Listen zusammenführen: “Blog Posts” und “Tutorials”, wobei in der Erinnerungsvorlage 3 Elemente aus jeder Liste angezeigt werden sollten. Diese Elemente sollten sich auf das heruntergeladene Testprodukt (JungleMail) beziehen und auch die zuletzt hochgeladenen/erstellten sein.
Das habe ich mit der JungleBell-Repeater-Funktion geschafft, indem ich die Quelllisten, die Bedingungen und die Elementgrenzen ausgewählt habe. Um nur die neuesten Daten zu erhalten, habe ich die Listenansichten nach neu und alt sortiert. Von nun an werden jedes Mal, wenn etwas Neues in die beiden Quelllisten hochgeladen wird, die Warnmeldungen automatisch aktualisiert.
Tag 20 - Annäherung an die Deadline
Diese Nachricht wird 20 Tage nach dem Download verschickt und enthält eine Erinnerung daran, dass der Testzeitraum fast abgelaufen ist.
Warnung bei nahendem Datum senden
Dies ist eine einfache Aufgabe: Auslösen einer Erinnerungs-E-Mail, wenn das Fälligkeitsdatum (Ende der Prüfung) in 10 Tagen erreicht ist. Die Arbeit mit nahenden oder überfälligen Terminen ist mit der normalen SharePoint-Funktionalität nicht möglich. In JungleBell habe ich diese Information als Auslösebedingung aufgenommen.
Tag 30 - Ende des Prozesses
Diese E-Mail, die 30 Tage nach dem Download versandt wird, kündigt das Ende der Testphase des Produkts an. Sie enthält eine Handlungsaufforderung für den Kauf der Vollversion des Produkts und einen Link zur Anmeldung für unseren Newsletter-Verteiler. Dies ist auch die letzte für diesen Fall vorgesehene Transaktions-E-Mail und stellt das Ende dieses speziellen Verkaufsverfahrens dar.
SharePoint-Workflow ausführen
Ich habe bereits erwähnt, dass dies das Ende dieses ausgelösten Verkaufsprozesses markiert und für zukünftige Aktionen registriert werden muss. Zum Beispiel für die Auslösung von Telefonanrufen und monatlichen Nachfassaktionen. Der Punkt ist, dass die Information, dass der Testzeitraum abgelaufen ist, in die Metadaten des Kunden aufgenommen werden muss. Dies geschieht am besten über einen SharePoint-Workflow.
Mit JungleBell könnte ich einen SharePoint-Workflow (EndTrial) starten, wenn die Warnung ausgelöst wird, und ein bestimmtes Spaltendatum ändern, um zu sagen, dass alle Nachrichten, die sich auf den Testzeitraum beziehen, zugestellt worden sind.
Schlussfolgerung
Es ist wohl klar, dass ein gutes Paket von Transaktions-E-Mails dazu beitragen wird, die Erwartungen Ihrer Kunden zu erfüllen. Außerdem werden dadurch Beziehungen zu Ihren Kunden aufgebaut, also setzen Sie sie mit Bedacht ein. Denken Sie daran, dass niemand mit zu vielen Nachrichten überlastet werden möchte. Wir scherzen immer, dass die perfekte Anzahl immer 1 Nachricht weniger ist als ursprünglich geplant. Machen Sie einige Tests und finden Sie ein Gleichgewicht.
Wir haben neue Wege getestet und gelernt, wie wir unsere Kunden erreichen können. Bis jetzt sind benutzerdefinierte SharePoint-Warnungen die beste Option. Sie ist kosteneffizient, einfach zu implementieren und individuell anzupassen.