Wie der obige Titel vielleicht schon vermuten lässt, werde ich in diesem Beitrag ein wenig abschweifen. Anstatt mich auf interne Newsletter zu konzentrieren, werde ich den Schwerpunkt auf SharePoint legen. Der Grund dafür ist ein einfacher. Damit großartige interne Newsletter gedeihen können, brauchen Sie eine fruchtbare Intranet-Umgebung.
Plan für interne Newsletter in SharePoint
1. Warum Sie Newsletter an Ihre Mitarbeiter verschicken sollten
2. Wie man einen internen Newsletter schreibt, den Ihre Mitarbeiter gerne lesen werden
3. 10 Themenideen, die Ihnen helfen, Ihre interne Newsletter-Kampagne zu starten
4. Warum Ihre interne Newsletter-Kommunikation auch der Sicherheit dienen sollte
5. Wie Sie Einblicke in Ihre interne Newsletter-Kampagne nutzen können, um die Ergebnisse zu steigern
6. Wie Sie Ihren SharePoint in die ultimative Engagement-Plattform verwandeln
7. Wie Informationsarchitektur Ihnen helfen wird, die Bereitstellung von Inhalten zu automatisieren
8. Responsive E-Mail-Vorlagen, warum verwenden wir sie?
9. Newsletter Metriken, Link Klicks und Öffnungen, wie sie funktionieren
Die meisten Menschen, die mit SharePoint gearbeitet haben, werden zustimmen, dass es eine perfekte Grundlage für ein gut funktionierendes Intranet bildet. Aber Moment, haben Sie das Problem entdeckt, auf das ich im vorigen Satz angespielt habe? Es steckt in dem Wort Basis. So viel Potenzial SharePoint auch haben mag, es muss optimiert werden, damit es optimal funktioniert.
Wie binden Sie also Ihre Mitarbeiter mit SharePoint ein? Anhand von 5 Schlüsselpunkten erkläre ich, wie Ihr SharePoint-Intranet mit ein wenig Arbeit und viel Elan zur ultimativen Engagement-Plattform werden kann.
1. Erstellen Sie einen Aktionsplan
Rom wurde nicht an einem Tag erbaut. Ihr neues und verbessertes SharePoint-Intranet wird es auch nicht sein. Da Veränderungen immer mit einem Plan beginnen, werden wir von dort aus starten. Für eine praktische Analyse, wie Veränderungen erreicht werden können, habe ich Folgendes angepasst und optimiert Die 8 Schritte des Wandels von Dr. John Kotter zur Schaffung und Aufrechterhaltung eines ansprechenden Intranets:
- Schritt 1: WISSEN wo das Problem auftaucht, denn hier können Sie die Chancen nutzen
- Schritt 2: BUILD Unterstützung in Ihrer gesamten Organisation
- Schritt 3: ENVISION Ihre Ergebnisse und planen Sie strategische Initiativen, um diese zu erreichen
- Schritt 4: RECRUIT Freiwillige aus Ihrer Organisation
- Schritt 5: Machen Sie den Weg frei durch ENTFERNEN Hindernisse und Barrieren
- Schritt 6: Kurzfristig festlegen ZIELE
- Schritt 7: Weiter beschleunigen in Richtung CHANGE unter
- Schritt 8: MASSNAHME Veränderung innerhalb Ihrer Organisation, um sie zu einem Teil von ihr zu machen
Um das Beste aus Ihrem eigenen 8-Stufen-Plan herauszuholen, ist es wichtig zu wissen, welche Instrumente Ihnen zur Verfügung stehen. Lassen Sie uns über diese Werkzeuge sprechen und wie sie Ihnen helfen können.
2. Beherrschen Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Werkzeuge
SharePoint verfügt über verschiedene Tools, die alle in hohem Maße anpassbar sind. Wenn Sie sie richtig einsetzen, werden sie Ihr Engagement garantiert steigern. Die grundlegenden Tools, die Sie zur Steigerung des Engagements verwenden sollten, sind: Nachrichten, Kalender, Blogs, Wiki-Seiten, Diskussionsforen, Umfragen, Newsletter und Alerts. Lassen Sie uns nun einen genaueren Blick auf jedes einzelne von ihnen werfen.
Nachrichten
Dies ist der beste Weg, um die Erfolge des Unternehmens mitzuteilen. Die Veröffentlichung eines stetigen, relevanten Stroms von Nachrichten in SharePoint wird eine wichtige Rolle für die Vitalität Ihres Intranets spielen. Mit der Bibliothek der Veröffentlichungsseiten ist das ganz einfach. Diese Funktion ist hervorragend, weil sie so leicht zu ändern ist: Sie können Nachrichten in den meisten Teilen Ihres Intranets erscheinen lassen, indem Sie Such- und Abfrage-Webparts verwenden. Wenn Sie eine Nachricht veröffentlicht haben und sich die Nachricht selbst ändert - und seien wir ehrlich, das tut sie immer -, können Sie mit der SharePoint-Funktion zum Ein- und Auschecken Ihre Veröffentlichung schnell und mühelos aktualisieren. Für kürzere Nachrichten sollten Sie Ihre Ankündigungsliste verwenden; platzieren Sie sie auf der Startseite, um die Leute sofort zu erreichen.
Tools für soziale Netzwerke
Ähnlich wie Ihr Nachrichtenbereich, aber mehr auf Konversation als auf Information ausgerichtet, können Sie in Ihrem SharePoint Ihre eigenen sozialen Medien erstellen. Der Newsfeed von Yammer und SharePoint funktioniert auf ähnliche Weise wie die bestehenden Social Media-Netzwerke. Es ist eine einfache und zugängliche Möglichkeit für Benutzer, kurze Informationen miteinander zu teilen. Dabei kann es sich auch um leichtere Themen handeln, denn so hat jeder einen schöneren Platz zum Arbeiten! Beide sind gut in SharePoint integriert und tragen dazu bei, die Plattform attraktiver zu gestalten.
Kalendarien
Kalender tun genau das, was man von ihnen erwartet: Sie halten die Mitarbeiter auf dem Laufenden, erinnern sie an bevorstehende Fristen und geben einen klaren Überblick über alle wichtigen Ereignisse in absehbarer Zukunft. Folgende Elemente sollten Sie in Ihren Kalender aufnehmen: Veranstaltungen, Urlaube der Abteilung oder des Unternehmens, Sitzungen und Geburtstage. Sie könnten die Sache aufpeppen, indem Sie alle paar Monate einen thematischen Bürotag einführen; der Speak Like a Pirate Day ist unserer Erfahrung nach immer sehr beliebt.
Wiki-Seiten
Hier schaffen Sie eine solide Wissensbasis für Ihr Unternehmen. Für den Anfang: Erstellen Sie eine Grundlage von leicht zu lesenden, einfach auszuführenden Anleitungen. Ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter, ihre Kommentare hinzuzufügen und ihre bewährten Verfahren zu diskutieren. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Verbesserungen auf einer kollaborativen Ebene in der Mitte der Organisation vorangetrieben werden, anstatt von oben nach unten aufgezwungen zu werden. Um das Beste aus Ihren Wiki-Seiten herauszuholen, sollten Sie vorkonfigurierte Site Search Services verwenden und diese in Ihre Metadaten-Spalten integrieren.
Blogs
Dies wird der Ort mit den meisten Meinungen in Ihrem SharePoint-Intranet sein. Tauschen Sie zum Beispiel Ideen, Know-how und Prozesstipps aus und diskutieren Sie all dies in Ihrem Blog. Bitten Sie die Benutzer, die in den Diskussionsforen aktiver sind, auch Beiträge für den Blog zu verfassen. Bitten Sie außerdem Benutzer aus verschiedenen Abteilungen, Beiträge zu leisten, um eine funktionsübergreifende Gemeinschaft zu bilden. Mit Ihrem Blog werden Sie nicht nur Menschen ansprechen, sondern auch gemeinsam Wissen und Kompetenz aufbauen.
Denken Sie daran, dass Menschen von Natur aus lernfähig sind. Sie werden also nichts dagegen haben, wenn Sie interessante Fakten und Entwicklungen über Ihre Branche mitteilen. Tatsächlich besteht 65% der Bevölkerung aus visuellen Lernern. Machen Sie sich das zunutze und teilen Sie schöne und informative Infografiken für eine visuelle Lernerfahrung.
Diskussionsforen
Ein Diskussionsforum ist der ideale Ort, an dem Sie mit den Mitarbeitern ins Gespräch kommen können. Genauso gut können sie sich aber auch untereinander unterhalten. Ein guter Tipp: Gestalten Sie Ihr Diskussionsforum so, dass es optisch auffällt - kopieren Sie doch hier, was in sozialen Netzwerken so gut funktioniert. Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie das Diskussionsforum auf Ihrer Homepage platzieren. So sehen die Leute immer, ob etwas, das sie persönlich interessiert, diskutiert wird.
Erhebungen
Diese müssen nicht im traditionellen Sinne verwendet werden. Nutzen Sie sie, um Gespräche zu beschleunigen und zu beleben, oder um über leichtere Büroangelegenheiten abzustimmen, wie z. B. die Frage, ob wir einen Automaten anschaffen sollen, der kostenlos Süßigkeiten ausgibt. (Natürlich sollten wir das!)
Newsletter und Warnmeldungen
Um eine effektive und ansprechende Kommunikation zu gewährleisten, müssen Sie antizipierte, persönliche und relevante Botschaften an die Personen übermitteln, die sie erhalten möchten. Ihr Newsletters und Benachrichtigungen sollten für und durch jeden Einzelnen anpassbar sein. Die Empfänger können sich dann ein- oder austragen und auswählen, welche Nachrichten sie erhalten möchten, was eine höhere Öffnungs- und Klickrate garantiert.
3. Verursachen Sie Crisscross-Connectivity
Was nun folgt, könnte den gordischen Knoten der Erstellung eines ansprechenden Intranets darstellen. Es ist aber auch Ihr Weg zum Erfolg. Der von uns am meisten geschätzte Vorteil von SharePoint besteht darin, dass alle oben genannten Tools in Ihrem Intranet zusammenarbeiten können, um eine einheitliche Benutzererfahrung zu schaffen. Nun liegt es an Ihnen, einen Fluss von - wie wir es nennen - "Crisscross-Connectivity" zu erzeugen.
Stellen Sie sicher, dass alle Funktionen, die Sie für besonders wichtig halten, leicht zu erreichen sind - vorzugsweise von Ihrer Homepage aus. Nichts ist so schädlich wie Funktionen, die 5 Klicks tief in Ihrem Intranet versteckt sind. Als nächstes sollten Sie Links zwischen den einzelnen Funktionen einrichten. Nachrichten können die Benutzer zu bereits vorhandenen Anleitungen oder Diskussionen über bewährte Verfahren auf Ihren Wiki-Seiten zurückführen. Nutzen Sie Ihr Diskussionsforum und Umfragen, um Dialoge zu starten.
Sie müssen die Cross-Connectivity beschleunigen, insbesondere wenn Sie Ihr verbessertes Intranet gerade erst einführen. Auf diese Weise können Sie konsistente und stetige Dialoge in Gang setzen und das Engagement steigern. Außerdem können Sie sicher sein, dass sich die Interaktion in Ihrem SharePoint-Intranet von etwas Seltenem zu einem Teil des Büroalltags entwickelt.
4. Überwachung und Verbesserung
Nun müssen Sie die Effektivität Ihres verbesserten und ansprechenderen SharePoint-Intranets überwachen. Am einfachsten geht das, wenn Sie sich zu Beginn einige kurz- und langfristige Ziele setzen. Das könnten sein:
- Verkürzung der Reaktionszeit für Vorschläge um 5 Tage innerhalb von 30 Tagen
- Verbesserung der Kunden-/Mitarbeiterzufriedenheit um 2 Punkte in 90 Tagen
- Steigerung des Umsatzes um 5% in den nächsten 90 Tagen
- Steigerung der Anzahl der Seitenaufrufe/Besuche um 20%
Haben Sie Ihre Ziele erreicht? Sie sind auf dem richtigen Weg - auch wenn das nicht bedeutet, dass Sie den Rest dem Glauben überlassen können. Sie haben Ihre Ziele nicht erreicht? Das ist noch kein Problem. Finden Sie zunächst heraus, warum, und nehmen Sie Änderungen und Verbesserungen vor, wo Sie können.
Wahrscheinlich haben Sie schon einmal gehört, dass es in Ordnung ist, Fehler zu machen, solange man sie nur einmal macht - vielleicht haben Sie es sogar satt, es zu hören oder auf Motivationspostern zu sehen! Nichtsdestotrotz ist es eine ausgezeichnete Maxime, die Sie beim Aufbau und der Pflege Ihres SharePoint-Intranets im Hinterkopf behalten sollten. Das Projekt, Ihr SharePoint in die ultimative Engagement-Plattform zu verwandeln, endet nicht, wenn der Dienst online ist, und auch nicht 30 Tage später. Überwachen und verbessern Sie Ihr Intranet also ständig. Schließlich handelt es sich um ein wachsendes System.
5. Newsletters und SharePoint
Da das Ziel dieser Blogserie darin besteht, Ihnen bei der Optimierung Ihrer internen Newsletter-Kampagnen zu helfen, möchte ich nun auf diesen Punkt zurückkommen.
Interne Newsletter sind der Klebstoff, der Ihr Intranet zusammenhält, um dem Klischee gerecht zu werden. Dementsprechend sollten die Newsletter die Menschen zu Ihrem Intranet führen und umgekehrt. Sie sollten dieselben Themen behandeln - denn das sind die Themen, über die gesprochen wird. Wenn Sie sehen, dass ein bestimmtes Thema in Ihrem Diskussionsforum breit diskutiert wird, nehmen Sie es in Ihren nächsten internen Newsletter auf. Ebenso können Sie Ihre Newsletter nutzen, um ein neues Gespräch zu beginnen, indem Sie auf eine Umfrage, einen Blogbeitrag oder ein neues Thema im Diskussionsforum verweisen.
SharePoint ist, wie bereits erwähnt, in hohem Maße anpassbar. Sie könnten sogar eine Lösung entwickeln, die Daten aus Ihren SharePoint-Listen sammelt, um automatisch Newsletter zu erstellen. Sie haben keine Zeit, dies selbst zu tun? Zum Glück gibt es auch Anwendungen von Drittanbietern, die diese Aufgabe für Sie übernehmen.
Auch hier zeigt sich wieder, dass die Crisscross-Konnektivität eine aktive Rolle bei der Erstellung und Verteilung von Inhalten spielt. Behalten Sie dies als Ausgangspunkt im Hinterkopf, erstellen Sie Ihren eigenen 8-Schritte-Plan und schon bald werden Sie auf dem Weg sein, ein ansprechendes SharePoint-Intranet zu erstellen und zu verwalten.
Schlusswort
SharePoint ist, mehr als man vielleicht denkt, eine soziale Plattform. Darüber hinaus kann es helfen, Beziehungen aufzubauen, die zu mehr Vertrauen und einer offeneren Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen führen.
Wenn SharePoint als Ihr Intranet fungiert, werden die Mitarbeiter ständig auf der Plattform aktiv sein und mit allen Funktionen arbeiten und interagieren. Durch die Bereitstellung aller relevanten Informationen zur richtigen Zeit mit Hilfe von effizienten Suchwerkzeugen, Taxonomie, Zusammenarbeit und allen verfügbaren Funktionen von SharePoint können Sie ein besseres und auch ansprechenderes Intranet schaffen.
Die nächste Folge unserer Serie über bewährte Praktiken für interne Newsletter:
Wie Informationsarchitektur Ihnen helfen wird, die Bereitstellung von Inhalten zu automatisieren
Bringen Sie Ihre interne Kommunikation auf ein neues Niveau
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