Wenn Sie SharePoint zur Verwaltung Ihrer Geschäftsdaten verwenden, gibt es zahlreiche Szenarien, in denen Sie Erinnerungen an Ihre E-Mail senden möchten. Zum Beispiel könnte eine Benachrichtigung zusammen mit einer E-Mail über bevorstehende Geburtstage von Mitarbeitern oder auslaufende Verträge sehr nützlich sein.
Eine der schnellsten Möglichkeiten, Erinnerungen für SharePoint-Elemente zu erstellen, ist die Verwendung von Microsoft Flow. Zunächst müssen Sie der Liste eine Spalte “Datum und Uhrzeit” hinzufügen. Diese Spalte wird von Microsoft Flow als Bezugspunkt für das Versenden der Erinnerungen selbst verwendet. Wenn Sie diese Spalte angelegt haben, müssen Sie nur noch mit der rechten Maustaste auf das Element klicken und dann auf Fluss > Erinnerung einstellen > [Spaltenname].
In dem Pop-up-Fenster können Sie auch angeben, wie viele Tage im Voraus Sie Erinnerungen erhalten möchten. Die resultierende E-Mail wird etwa so aussehen:
Natürlich ist diese Erinnerungsfunktion nur für die einfachsten Aufgaben ausreichend. Wenn Sie zum Beispiel Geburtstagserinnerungen versenden möchten, müssen Sie das Datum selbst jedes Jahr manuell ändern. Es gibt auch keine Möglichkeit, eine Beschreibung hinzuzufügen oder das Design der Erinnerung in irgendeiner Weise zu ändern. Sehen wir uns nun an, wie Sie all das und mehr mit unserem E-Mail-Tool für SharePoint Online erreichen können.
Erinnerungen mit JungleMail für Office 365 erstellen
JungleMail wurde in erster Linie für den Versand von E-Mail-Kampagnen entwickelt, nicht für Erinnerungen. Mit ein paar Anpassungen kann es jedoch zu einem leistungsstarken Benachrichtigungstool werden. Werfen Sie einen Blick auf die beiden folgenden Beispiele.
#1: Geburtstagserinnerungen konfigurieren
Die Idee hinter diesem Tutorial ist es, jährliche E-Mail-Erinnerungen für anstehende Geburtstage von Mitarbeitern einzurichten, wenn die Mitarbeiterdaten zusammen mit ihren Geburtsdaten in einer SharePoint-Liste gespeichert sind.
1. Erstellen Sie eine SharePoint-Liste mit einer Spalte vom Typ “Datum und Uhrzeit”. In unserem Beispiel heißt diese Spalte Geburtsdatum.
2. Fügen Sie der Liste eine Spalte vom Typ “Berechnet” hinzu. Diese Spalte wird benötigt, um automatisch die Monats- und Tageswerte aus der Geburtsdatum Spalte. Indem Sie die Jahreswerte aus der Spalte entfernen, müssen Sie sie nicht jedes Jahr aktualisieren. Später werden wir JungleMail so konfigurieren, dass es sich diese Spalte ansieht und prüft, ob es an der Zeit ist, eine Erinnerung zu versenden. Hier ist das Ergebnis:
oder eine solche Spalte hinzufügen möchten, gehen Sie zu Listeneinstellungen > Spalte erstellen. Geben Sie einen Spaltennamen ein, wählen Sie den Typ “Berechnet” und fügen Sie diese Formel ein:
=MONTH(Geburtsdatum)&”-“&DAY(Geburtsdatum)
Diese spezielle Formelsyntax zu erklären, würde einen eigenen Artikel erfordern, also haben Sie bitte Geduld mit uns - oder lesen Sie bei Interesse mehr über Formeln für berechnete Felder schreiben.
3. Starten Sie JungleMail für Office 365 und wählen Sie eine Vorlage aus. Sie können aus der Vorlagenbibliothek auswählen oder eine neue Vorlage erstellen. Wir werden diese Vorlage für E-Mail-Erinnerungen verwenden.
4. Konfigurieren Sie dynamische Inhalte. In der Vorlage werden wir zwei verschiedene Inhaltsblöcke erstellen: einen für die Anzeige des Datums und einen weiteren, um aus SharePoint den oder die Namen der Mitarbeiter abzurufen, die an diesem Datum Geburtstag haben.
Anmerkung: Wenn Sie neu bei JungleMail sind, lesen Sie bitte mehr über die Erstellung von dynamischer Inhalt in unserer Dokumentation oder in dieser Blog-Beitrag.
Hier sind die Formeln, die wir in den Inhaltsblöcken verwendet haben:
- {FormatDate(Today; ”dddd, d MMMM”)} - fügt das heutige Datum ein (erfahren Sie mehr über JungleMail Syntax der Datumsformatierung in unserer Dokumentation).
- {S:[Vorname]} {S:[Nachname]} - ruft aus der SharePoint-Liste den Vor- und Nachnamen der Person ab, die heute Geburtstag hat.
So sieht eine Vorlage mit Formeln in unserem Fall aus:
5. Konfigurieren Sie die Sendebedingungen. Wir möchten, dass JungleMail prüft, ob die GeburtBenutzerdefiniert Wert der Spalte mit dem heutigen Datum übereinstimmt (d.h. ob jemand heute Geburtstag hat) und nur dann eine Erinnerung sendet, wenn dies der Fall ist. Die Formel für das Datum selbst lautet FormatDate(Heute; “M-d”).
Schließlich, unter Senden Sie keine E-Mail, wenn das Ergebnis, auswählen Ist leer. Hier ist die Konfiguration des dynamischen Abschnitts:
Und hier ist das gewünschte Ergebnis, wie es im Schritt Vorschau der Kampagne angezeigt wird:
Beachten Sie, dass in diesem Beispiel die Erinnerung am selben Tag wie der Geburtstag gesendet wird. Wenn Sie die Erinnerung einen Tag im Voraus erhalten möchten, müssen Sie die Bedingungsformel ändern in FormatDate(Heute+1; “M-d”).
Sehen wir uns nun an, wie Sie die gleichen Prinzipien nutzen können, um E-Mail-Erinnerungen für auslaufende Produktabonnements zu erstellen.
#2: Erstellen von Erinnerungshilfen
SharePoint ist wohl eines der besten Tools zum Speichern und Verwalten von Kundendaten, einschließlich Informationen über Verträge oder Abonnements und deren Ablaufdaten. Wenn Sie ein Vertriebsleiter oder ein Geschäftsinhaber sind, hilft es Ihnen, im Voraus darüber informiert zu werden, dass ein Abonnement ausläuft, um einen guten Kundenservice zu gewährleisten. In diesem Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Sie JungleMail für Office 365 als Erinnerungshilfe nutzen können.
1. Erstellen Sie eine SharePoint-Liste mit Kunden- und Produktdaten. Diese Liste sollte den Firmennamen, den Produktnamen oder die Produktversion, das Verfallsdatum und andere für Sie relevante Informationen enthalten.
2. Starten Sie JungleMail für Office 365 und geben Sie die Empfänger an. Im Gegensatz zu den Geburtstagserinnerungen, die an alle gesendet werden, möchten Sie, dass die Benachrichtigungen über die Aufbewahrung nur an Sie (oder andere Mitarbeiter, die für die Verwaltung der Aufbewahrung zuständig sind) gesendet werden. Konfigurieren Sie die Empfänger Schritt entsprechend.
3. Wählen Sie eine JungleMail-Vorlage und konfigurieren Sie dynamische Inhalte. Hier haben wir uns für ein sauberes und einfaches Design entschieden. Ähnlich wie im vorherigen Beispiel haben wir zunächst einen dynamischen Abschnitt mit mehreren Inhaltsblöcken darin erstellt. Dann haben wir diese Blöcke so konfiguriert, dass sie Metadaten aus bestimmten Spalten in der SharePoint-Liste abrufen.
4. Geben Sie die Sendebedingungen an. Da wir die Erinnerung eine Woche vor Ablauf des Verfallsdatums erhalten wollten, lautete die Formel FormatDate(Heute+7; “M-d”).
Und hier ist das Ergebnis, wie es in Outlook angezeigt wird:
Wie Sie sehen, ist es relativ einfach, JungleMail so zu konfigurieren, dass es Erinnerungen für SharePoint-Elemente sendet, und es kann sehr nützlich sein. Wenn Sie dieses Tool bereits verwenden, hoffen wir, dass dieser Beitrag Ihnen einige neue Ideen liefert. Und wenn Sie neu bei SharePoint sind, geben Sie JungleMail für Office 365 einen Versuch!
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