Die präzise und sorgfältige Verwaltung der Dokumente in Ihrem SharePoint ist ein wesentlicher Schritt zur Optimierung Ihres Intranets. So kann Ihre Organisation ihr volles Potenzial ausschöpfen. Wo und wie Sie Ihre Dokumente speichern, macht den entscheidenden Unterschied. Anders als auf Ihrem Desktop-Computer verwenden Sie in SharePoint anstelle von Ordnern Ansichten und Bibliotheken, um Ihre Informationen zu ordnen.
Plan für SharePoint-Dokumentenmanagement
1. Analysieren Sie vorhandene Dokumente. Dokumententypen und -eigenschaften bestimmen;
2. Schaffen Sie eine flexible und leicht erweiterbare Struktur von Inhaltstypen;
3. Wählen Sie, wo und wie Dokumente in SharePoint gespeichert werden sollen;
4. Felder, Sites, Bibliotheken und Listen erstellen. Inhaltstypen hinzufügen;
5. Plan für Genehmigungen;
6. Definieren und automatisieren Sie die Benennung von SharePoint-Dokumenten;
7. Vereinheitlichen Sie den Speicherort von Dokumentvorlagen;
8. Verteilen Sie den Inhalt auf kleinere Dateien;
9. SharePoint-Dokumentenautomatisierung;
10. Optimieren Sie Ansichten und Bibliotheken.
In diesem Beitrag erkläre ich, was Ansichten sind, wie man sie verwendet und erstellt und wie man das Beste aus ihnen herausholen kann. Nebenbei werde ich auch einige meiner persönlichen Erfahrungen und Empfehlungen mit Ihnen teilen.
Schritt 10: Optimieren von Ansichten und Bibliotheken
Wahrscheinlich kennen Sie diesen schrecklichen Moment, wenn Sie die eine Datei, die Sie gerade brauchen, einfach nicht finden können. Das Auffinden einer bestimmten Datei kann ziemlich schwierig sein, wenn Ihr SharePoint aus vielen verschiedenen Ordnern zusammenhängt. Aber keine Panik. An dieser Stelle kommen die Ansichten zu Ihrer Rettung.
Ansichten sind das beste Werkzeug, wenn es um das schnelle Auffinden von Dateien in SharePoint geht. Sie ersparen Ihnen die Unordnung, die eine Vielzahl von Ordnern verursachen würde. (Aus diesem Grund müssen Sie beim Anlegen neuer Ordner unbedingt vorsichtig sein, worauf ich später in diesem Beitrag noch eingehen werde).
Warum also sollten Sie sich jetzt mit Ansichten beschäftigen? Sie ermöglichen es Ihnen, Filter und Stile zu verwenden, um die bereits in Ihren Listen und Bibliotheken vorhandenen Informationen zu organisieren und anzuzeigen. Und wissen Sie was? Auch ohne dass Sie es wissen, ist in Ihrer Liste oder Bibliothek immer eine Ansicht aktiviert. Die automatisch gewählte Standardansicht ist “alle Elemente”. Auch wenn Sie es nicht wussten, haben Sie diese Ansicht bestimmt schon einmal gesehen.
Sehen wir uns nun an, wie Sie mithilfe von Ansichten Ihr bestehendes SharePoint-Intranet verbessern können - und Ihr Intranet tatsächlich zu einem besseren Ort machen können.
Typen anzeigen
In SharePoint gibt es nur vier On-the-fly-Ansichtstypen. Sie können jedoch Ihre eigene Ansicht erstellen, indem Sie eine der on-the-fly-Ansichten als Grundlage verwenden. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, fast alles zu erstellen.
Werfen wir nun einen kurzen Blick auf die verschiedenen Arten von On-the-Fly-Ansichten und ihre jeweiligen Vorteile.
Kalenderansicht
Die Standardansicht ist... nun ja, sie ist Standard. Das heißt, sie ist einfach und übersichtlich. Wenn Sie eine Liste oder eine Bibliothek erstellen, ist dies die Ansicht, die Sie sehen werden. Genauer gesagt: Die Standardansicht zeigt Ihnen alle in einer Liste verfügbaren Informationen in Form einer statischen Excel-Tabelle an.
Sie können verschiedene Stile für Ihre Standardansicht auswählen. Jeder Stil lässt Ihre Ansicht anders aussehen. Es lohnt sich, mit diesen Stilen zu experimentieren und einen zu finden, der Ihnen am besten gefällt.
Kalenderansicht
Eine Kalenderansicht ist genau das, was man sich darunter vorstellt. Sie stellt alle Informationen in Ihrer Liste in einem Kalenderformat dar. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit auszuwählen, ob Sie Ihre Kalenderansicht auf eine Woche, einen Monat, einen Tag oder einen beliebigen Zeitrahmen beschränken möchten.
Datenblatt Ansicht
Ähnlich wie die Standardansicht sieht die Datenblattansicht wie ein Excel-Blatt aus. Der große Unterschied und Vorteil ist, dass Sie Ihre Daten in dieser Ansicht in großen Mengen bearbeiten können. Mit dieser Funktion können Sie Zeit sparen, also merken Sie sie sich vor.
Gantt-Ansicht
Eine Gantt-Ansicht unterscheidet sich nicht so sehr von einem Kalender. Beide basieren auf Daten. Die Gantt-Ansicht ist jedoch etwas fortschrittlicher und zeigt Ihnen den zeitlichen Fortschritt verschiedener Elemente an. Die Gantt-Ansicht ist ein praktisches Werkzeug, das Ihnen einen schnellen Überblick über den Fortschritt eines Projekts gibt.
So ändern Sie eine Ansicht
Das Ändern einer bestehenden Ansicht ist einfach. Klicken Sie auf “Ansicht ändern”, um zu beginnen. Die Einstellungen, die Sie bei der Erstellung der Ansicht konfiguriert haben, werden angezeigt und Sie können sie ändern.
Anmerkung: Sie würden eine Ansicht nur dann ändern, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter sie nicht mehr in ihrer jetzigen Form benötigen. Da Sie die Ansicht ändern, werden die ursprünglichen Einstellungen verschwinden. Wenn Sie diese Ansicht in Zukunft noch genau so brauchen, wie sie jetzt ist, sollten Sie, anstatt sie jedes Mal zu ändern, eine völlig neue Ansicht erstellen. Schauen wir uns kurz an, wie man das macht.
Die Option zum Erstellen einer neuen Ansicht finden Sie direkt neben “Ansicht ändern”. Nun müssen Sie einen der oben aufgeführten Ansichtstypen auswählen. Es gibt eine Menge verschiedener Einstellungen zur Auswahl. Wenn Sie sich eine Ansicht vorstellen können, können Sie sie auch erstellen.
Hier ist eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung, in der ich eine neue Ansicht erstelle. Hier habe ich eine neue Ansicht erstellt, um die Rechnungen meines Unternehmens nach Jahr und Monat zu ordnen. Ich tue dies, damit es später wirklich einfach ist, die SharePoint automatisch Verkaufsberichte für mich erstellen lassen!
Eine Ansicht von Grund auf neu erstellen
1. Gehen Sie zu der Liste, in der Sie die benötigten Informationen speichern. Bei mir sind das die Rechnungen.
2. Klicken Sie nun auf die kleinen Punkte, um ein Dropdown-Menü zu öffnen, und wählen Sie Ansicht erstellen. Das Konfigurationsmenü zum Erstellen einer neuen Ansicht wird nun geöffnet.
3. Wählen Sie Ihren Ansichtstyp. In diesem Fall ist die Standardansicht für meine Zwecke am besten geeignet.
4. Wählen Sie einen Namen für Ihre neue Ansicht.
5. Wählen Sie die Spalten aus, die angezeigt werden sollen, indem Sie die entsprechenden Kästchen markieren.
6. Da ich möchte, dass diese Ansicht meine Rechnungsinformationen nach Monat und Jahr gruppiert, muss ich sie entsprechend einstellen. Blättern Sie nach unten. Wählen Sie im Menü Gruppieren nach die Option Zuerst nach der Spalte Monat gruppieren; und für Dann nach der Spalte Jahr gruppieren.
7. Wenn ich mich vergewissert habe, dass ich meine Ansicht entsprechend eingestellt habe, kann ich auf OK drücken, um sie zu speichern.
Das war doch ganz einfach, oder? Um die Wahrheit zu sagen, war das Erstellen einer Ansicht eines der ersten Dinge, die ich in SharePoint gelernt habe. Ich war erstaunt, wie intuitiv das Ganze war.
Was sind die besten Praktiken für SharePoint-Ansichten?
Eines der größten Probleme bei der SharePoint-Architektur - das wird Ihnen jeder bestätigen - ist, dass die Benutzer zu viele Ordner in den Bibliotheken erstellen. Es wäre viel besser für die Geschwindigkeit und die Durchsuchbarkeit, wenn stattdessen Ansichten erstellt würden. Warum sind Ordner also so schlecht?
Wenn Sie einen Ordner erstellen, wird er zu einer eigenen Liste von Elementen oder Dokumenten. Das Problem dabei ist, dass, wenn Sie in Ihrer Bibliothek einen Filter erstellen, um z. B. alle im Jahr 2016 erstellten Dokumente anzuzeigen, der Filter alles innerhalb der Ordner überspringt.
Es gibt eine ganz einfache Faustregel, um dieses Problem zu vermeiden. Jedes Mal, wenn Sie einen neuen Ordner in einer Liste oder Bibliothek erstellen, fragen Sie sich, ob sich dies nicht auf Ihre späteren Suchvorgänge auswirken wird.
Sie sind noch nicht überzeugt, wollen aber trotzdem Ordner verwenden? Hier sind einige weitere Gründe, die dagegen sprechen:
- Das Ändern von Ordnerstrukturen kostet Zeit, das Ändern von Metadaten ist einfach.
- Das Verschieben eines Ordners bedeutet, dass sich die gesamte URL ändert - auf diese Weise werden die Mitarbeiter Ihres Teams das Dokument nicht wiederfinden.
- Ordner erhöhen die URL-Länge, die bei einer Überschreitung von etwa 260 Zeichen abbricht.
- Das macht das Sortieren und Filtern Ihrer Dokumente zu einer schwierigen, wenn nicht gar unmöglichen Aufgabe.
- Die Navigation wird zu einem großen Problem. Irgendwann werden Sie nicht mehr wissen, wie Sie zu diesem Ordner gekommen sind, geschweige denn, wie Sie den Weg zurück finden!
Dies sind nur einige der Gründe. Ich könnte Ihnen noch viele weitere nennen (und würde das auch gerne tun), aber dieser Beitrag soll nicht zu einer Tirade gegen Dokumente werden.
Nachdem wir nun die SharePoint-Ansichten behandelt haben, können wir uns nun den Bibliotheken zuwenden. Ich werde diesen Teil des Beitrags ähnlich behandeln wie den ersten Teil.
Was ist eine SharePoint-Bibliothek?
Das Wichtigste bei der Verwendung von SharePoint ist, dass Sie immer entweder innerhalb einer Liste oder einer Bibliothek arbeiten werden. Um zu verstehen, was eine Bibliothek genau ist, sollten Sie den Unterschied zwischen den beiden verstehen.
Zunächst einmal ist eine Liste einfach ein Inhaltsverzeichnis. Es unterscheidet sich nicht wesentlich von dem, das Sie in Excel erstellen würden. In SharePoint haben Sie jedoch mehr Kontrolle über die verschiedenen Spalten, die Sie erstellen.
Zweitens: Eine Bibliothek ist fast dasselbe. Aber es gibt einen großen Unterschied. Anstatt nur eine Liste von Elementen in der Tabelle zu haben, finden Sie alle Dokumente, die Sie in SharePoint heruntergeladen haben. Das können PDFs, PowerPoint, Word-Dokumente usw. sein.
Kommen wir nun zu den besten Praktiken für Ihre SharePoint-Bibliotheken, bevor wir diesen Beitrag abschließen.
Was sind die besten Praktiken für SharePoint-Bibliotheken?
Alle Richtlinien, die ich zuvor für die Verwaltung von Ansichten erwähnt habe, gelten auch für Ihre SharePoint-Bibliotheken. Ich möchte nochmals betonen, dass die Verwendung von Metadaten eine gute Alternative zur Verwendung von Ordnern ist. Viele verschiedene Ordner machen es zunehmend schwieriger, in Ihrem SharePoint zu navigieren.
1. Wählen Sie beim Erstellen einer neuen Bibliothek einen kurzen, aussagekräftigen Namen. Es empfiehlt sich, einen Namen zu wählen, der aus nur einem Wort besteht, da der Name, den Sie jetzt vergeben, gleichzeitig die URL Ihrer Bibliothek ist. Sie können den Namen später jederzeit bearbeiten. Die URL behält dann die einfache Form bei, die Sie ihr zuvor gegeben haben! Dadurch wird auch verhindert, dass die URL das Symbol [] enthält, wenn Leerzeichen verwendet werden.
2. Vergewissern Sie sich, dass die Eigentümerschaft gegeben ist. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass nur bestimmte Benutzer auf die Dateien in der Bibliothek zugreifen und/oder sie bearbeiten können.
3. Begrenzen Sie jede Bibliotheksansicht auf maximal 1.000 Dokumente. Dadurch wird die Seite sehr viel schneller geladen, glauben Sie mir.
4. Sie sollten Versionierung und Verlauf aktivieren, wenn Sie mit Ihren Bibliotheken arbeiten. Dadurch wird die Check-in/Check-out-Funktion von SharePoint aktiviert. Ein äußerst praktisches Tool, wenn Sie an gemeinsamen Projekten arbeiten.
Schlussfolgerung
Alles in allem sollte die Verwendung von SharePoint-Ansichten und -Bibliotheken ziemlich einfach sein. Man kann mit Sicherheit sagen, dass das Erstellen von Ansichten und Bibliotheken eine der einfachsten Aufgaben in SharePoint ist. Und wenn Sie die in diesem Beitrag gegebenen Ratschläge umsetzen, sollten Sie in Ihrem neuen oder bestehenden SharePoint-Intranet einen deutlichen Geschwindigkeits- und Nutzbarkeitsschub feststellen.
Zum Abschluss dieses Beitrags möchte ich Sie noch ein letztes Mal auf diese kleine, aber entscheidende Sache hinweisen: Verwenden Sie Ordner nicht übermäßig. Sie werden Sie noch heimsuchen. Metadaten sollten Ihr bevorzugter Baustein sein.
Bringen Sie Ihre interne Kommunikation auf ein neues Niveau
Testen Sie das JungleMail Newsletter-Tool kostenlos!
Start Frei