Die Art und Weise, wie Sie die personenbezogenen Daten von EU-Bürgern erheben, verwenden, speichern und verwalten, wird sich bald ändern. Auf 25. Mai 2018 tritt die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) in Kraft. Diese neue EU-weite Verordnung hat direkte Auswirkungen auf Ihre E-Mail-Marketing-Aktivitäten. Das ist nicht zu übersehen, denn bei Nichteinhaltung drohen Geldstrafen von bis zu 20 Millionen Euro.
In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen einen kurzen Überblick über die DSGVO und zeigen Ihnen, wie sie sich auf Ihr E-Mail-Marketing auswirken wird.
Was ist die GDPR?
Die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) ist ein neues Regelwerk der Europäischen Union, das den Umgang mit personenbezogenen Daten regelt. Da sich die digitale Welt ständig verändert, soll die DSGVO die früheren Datenschutzgesetze auf den neuesten Stand bringen (sie ersetzt die Richtlinie von 1995). Sie soll den Datenschutz innerhalb der EU stärken, indem sie Regeln (und Strafen!) für die Art und Weise der Verarbeitung, Erfassung und Speicherung personenbezogener Daten durchsetzt.
Gilt das auch für mein Unternehmen?
Wenn Ihr Unternehmen personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeitet, speichert oder nutzt, gilt die DSGVO auch für Sie. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die Sie über Ihre Kunden speichern, einschließlich E-Mail-Adressen, Namen, Telefonnummern, Verhaltensdaten usw. Dabei ist zu beachten, dass die Vorschriften auch für personenbezogene Daten gelten, die in Länder außerhalb der EU exportiert werden (z. B. in die USA).
Was bedeutet das für mein E-Mail-Marketing?
Die DSGVO stellt strengere Anforderungen an die Art und Weise, wie Sie die Zustimmung zum Versand von Marketingmitteilungen einholen, aufzeichnen und verwalten. In der Praxis bedeutet dies, dass die Personen, die Ihnen ihre E-Mail-Adresse zur Verfügung stellen, aktiv und ausdrücklich ihre Zustimmung geben müssen, bevor Sie ihnen E-Mails senden können.
Diese Zustimmung muss erfolgen aktiv gegeben. Das bedeutet, dass dies nicht über ein bereits angekreuztes Kästchen geschehen kann. Das Kästchen muss vom Kunden selbst aktiv angekreuzt werden. Eine korrekte Art, die Zustimmung zu erfassen, wäre ein Kontrollkästchen unter dem E-Mail-Feld:
Außerdem ist es wichtig, dass die Zustimmung ausdrücklich. Das bedeutet, dass es für den Kunden klar sein muss, wozu er sich verpflichtet (siehe obige Abbildung).
Beachten Sie, dass Sie im Falle einer Aufforderung in der Lage sein müssen, einen Nachweis über die erteilte Zustimmung zu erbringen. Es ist daher wichtig, dass Sie alle Einwilligungen Ihrer Abonnenten aufbewahren.
Ist eine Zustimmung immer erforderlich?
Nein, es ist möglich, E-Mails zu versenden, ohne eine Einwilligung einzuholen. Anstatt sich auf eine Einwilligung zu berufen, können Sie angeben, dass Sie Newsletter versenden, weil Sie damit die ’berechtigten Interessen‘ Ihres Unternehmens fördern. Wichtig ist jedoch, dass die Person, an die Sie E-Mails senden, in einer Beziehung zu Ihnen steht. Zum Beispiel hat sie eines Ihrer Produkte gekauft. Das muss jedes Unternehmen für sich entscheiden welcher Weg am besten zu ihrem Unternehmen passt - ob sie sich auf die Einwilligung oder auf berechtigte Interessen stützen - und um sicherzustellen, dass sie die DSGVO einhalten.
Gilt sie auch für bereits gesammelte Daten?
Ja, das stimmt! Das bedeutet, dass Sie die Art und Weise überprüfen müssen, in der Sie zuvor Daten gesammelt haben. Wenn diese personenbezogenen Daten nicht nach der in der DSGVO geforderten aktiven und ausdrücklichen Zustimmung erhoben wurden, bedeutet dies, dass Sie diese Personen fragen müssen, ob Sie ihnen weiterhin E-Mails schicken dürfen. Sie könnten ihnen z. B. eine E-Mail schicken, um ihre Einwilligung erneut zu bestätigen.
Viele Unternehmen holen ihre Zustimmung durch ein paar Zeilen in ihren Datenschutzrichtlinien oder Nutzungsbedingungen ein. Dies wird nicht mehr ausreichen.
Welche neuen Rechte erhalten die EU-Bürger?
Die Datenschutz-Grundverordnung gibt den EU-Bürgern zusätzliche Rechte, die ihnen helfen, die Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten zu behalten.
Recht auf Vergessenwerden
Wenn ein Bürger dieses Recht in Anspruch nimmt, bedeutet dies, dass ein Unternehmen, das über seine Daten verfügt, diese vollständig löschen muss.
Recht auf Zugang
Die Bürgerinnen und Bürger haben das Recht, von Ihnen kostenlos einen Bericht darüber zu verlangen, wie Sie ihre Daten verwenden.
Benachrichtigung bei Verstößen
Im Falle einer Datenschutzverletzung haben Sie ab dem Zeitpunkt, an dem Sie von der Verletzung erfahren haben, 72 Stunden Zeit, um Ihre Kunden zu benachrichtigen.
Recht auf Übertragbarkeit
Wenn ein Kunde dies verlangt, müssen Sie ihm die über ihn gespeicherten Daten zur Verfügung stellen.
Checkliste, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Marketingaktivitäten GDPR-konform sind
Befolgen Sie die folgende Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie weiterhin Marketing-E-Mails an Ihre Kunden senden können:
Schritt 1: Verschaffen Sie sich erstens einen Überblick über Ihre aktuelle Datenpolitik.
- Ist es sicher?
- Wer hat Zugang zu ihr?
- Wohin werden die Daten übermittelt (an Dritte)?
- Wie lange wird sie aufbewahrt?
Schritt 2: Vergewissern Sie sich, dass Sie die Einzelheiten der zuvor eingeholten Zustimmung haben.
- Haben Sie die Aufzeichnungen über die von Ihren Kunden erteilte Zustimmung? (Die Zustimmung muss für alles erteilt werden, was Sie mit den Daten tun)
- Wurde die Zustimmung aktiv und ausdrücklich erteilt? Oder wurde sie nur in der Datenschutzerklärung oder den Nutzungsbedingungen erwähnt, oder war das Kästchen bereits angekreuzt?
Schritt 3: müssen Sie wahrscheinlich Ihre Datenschutzrichtlinien, Nutzungsbedingungen und Anmeldeformulare überarbeiten, um den neuen Vorschriften zu entsprechen.
Schritt 4: stellen Sie sicher, dass die Dritten, mit denen Sie zusammenarbeiten, ebenfalls GDPR-konform sind.
- Identifizieren Sie alle Ihre Drittanbieter und überprüfen Sie die Art und Weise, in der sie Daten sammeln und verarbeiten
- die Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz der Daten zu verstehen
Schritt 5: Ihre Mitarbeiter über die Datenschutzgrundverordnung und ihre Auswirkungen auf Ihr Unternehmen informieren.
Anmerkung: wir sind keine Juristen, und verschiedene Unternehmen müssen unterschiedliche Strategien entwickeln, um die DSGVO einzuhalten. Stützen Sie Ihre Strategie zur Einhaltung der Vorschriften nicht allein auf diesen Artikel. Stellen Sie stattdessen sicher, dass Sie die neuen Vorschriften vollständig verstehen und genau wissen, welche Schritte Ihr Unternehmen unternehmen kann, um die Vorschriften einzuhalten. Weitere Informationen finden Sie auf der offiziellen Website der GDPR.
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