Vereinfachung, Automatisierung, Einsatz von Robotern - das sind die Realitäten unserer Zeit. Dennoch werden wir in jedem Beruf mit monotonen Aufgaben konfrontiert, bei denen man sich fragt, warum sie noch nicht automatisiert wurden. Von 10 Personen, die SharePoint zur Erstellung von Dokumenten verwenden, tun 9 dies auf eine Art und Weise, die langweilig, repetitiv und unnötig kompliziert ist. Tauchen Sie ein und entdecken Sie die automatisierte Dokumentenerstellung!
Plan für SharePoint-Dokumentenmanagement
1. Analysieren Sie vorhandene Dokumente. Dokumententypen und -eigenschaften bestimmen;
2. Schaffen Sie eine flexible und leicht erweiterbare Struktur von Inhaltstypen;
3. Wählen Sie, wo und wie Dokumente in SharePoint gespeichert werden sollen;
4. Felder, Sites, Bibliotheken und Listen erstellen. Inhaltstypen hinzufügen;
5. Plan für Genehmigungen;
6. Definieren und automatisieren Sie die Benennung von SharePoint-Dokumenten;
7. Vereinheitlichen Sie den Speicherort von Dokumentvorlagen;
8. Verteilen Sie den Inhalt auf kleinere Dateien;
9. SharePoint-Dokumentenautomatisierung;
10. Optimieren Sie Ansichten und Bibliotheken;
Was bedeutet das nun in der Praxis? Bei der Erstellung von mehreren Verträgen, Rechnungen und Berichten in SharePoint geht es in erster Linie um das Kopieren und Einfügen von Daten aus einer Datei in eine andere oder aus einer SharePoint-Liste in ein Dokument. Jeder, der das schon einmal gemacht hat, weiß, was für ein mühsames Ritual das sein kann. Mit den richtigen Werkzeugen können Sie diesen Prozess jedoch automatisieren und SharePoint die Arbeit abnehmen lassen.
In diesem Beitrag stelle ich Ihnen die Schritte zur Erstellung von SharePoint-Dokumenten vor, die Sie automatisieren können, sowie die besten Verfahren für diesen Prozess.
Schritt 9. SharePoint-Dokumente automatisieren.
Die Nützlichkeit der Automatisierung der Dokumentenerstellung in SharePoint wird wohl niemand bestreiten. Doch bevor Sie damit beginnen können, müssen Sie sich vorbereiten. Sie sollten einen Aktionsplan und einen Plan für die Dokumentenverwaltung erstellen und darüber hinaus einen Zeitplan für Ihre Veränderungen entwerfen.
Ein guter Startpunkt ist die Lektüre der vorherigen Beiträge dieser Serie. In dieser Serie werden alle Best Practices für die Dokumentenautomatisierung in SharePoint besprochen, einschließlich der eher technischen Aspekte.
Welche Prozesse können Sie automatisieren?
Sie können die Erstellung praktisch aller Dokumente, die Sie regelmäßig in SharePoint verwenden, automatisieren. Und das ist genau das, was wir an diesem Produkt lieben: Es ist äußerst anpassungsfähig, um das zu tun, was wir wollen.
Angebote, Rechnungen und auch Berichte gehören zu den am häufigsten verwendeten Dokumenten in jedem Unternehmen. Da sie regelmäßig erstellt und ausgefüllt werden müssen, sind sie auch perfekte Kandidaten für die Automatisierung. Kommen wir nun zur technischen Seite dieser Geschichte.
Wie man mit der Automatisierung von Dokumenten beginnt
Es gibt im Wesentlichen 2 Möglichkeiten, ein System zur Bearbeitung Ihrer Dokumente zu erstellen. Die erste besteht darin, Dokumentvorlagen für jedes mögliche Szenario zu erstellen und sie dann bei Bedarf mit den erforderlichen Daten zu füllen. Dies ist unserer Meinung nach ein Umweg mit einigen Nachteilen.
Die zweite Methode, die wir bevorzugen, besteht darin, die Dokumente automatisch für Sie auszufüllen. Diese Methode ist auch eines der Hauptmerkmale von Dschungel-Docs und JungleDocs für Office 365. Es erfordert eine anfängliche Einrichtung, aber von da an wird es Ihnen viel Zeit sparen.
Zunächst sollten Sie eine saubere Vorlage und nacheinander eine Reihe kleinerer Dateien erstellen, die alle optionalen Informationen enthalten. Wir nennen diese kleineren Dateien Small Parts. Eine beliebige Anzahl von Small Parts kann dann einfach zu einer Vorlage hinzugefügt werden, um ein versandfertiges Dokument zu erstellen.
Das ist wichtig: Kleine Teile allein machen noch kein Dokument aus; sie bilden lediglich die Bausteine für ein endgültiges Dokument.
Einrichten einer Vorlage
Nehmen wir an, Sie möchten eine Rechnungsvorlage erstellen. Darin sollten Sie alle erforderlichen statischen Informationen wie das Layout, die Adresse Ihres Unternehmens usw. einfügen. Natürlich sollten Sie alle Daten weglassen, die für eine einzelne Rechnung spezifisch sind: Datum, Kundeninformationen, Produkte, Steuernummern, Angebote und so weiter.
Dann werden Sie Inhaltsplatzhalter hinzufügen zu Ihrer Vorlage hinzufügen. Wenn Sie eine neue Rechnung erstellen, werden die Platzhalter automatisch mit Ihren SharePoint-Metadaten (z. B. Namen und Adressen) gefüllt.
Und was ist mit den Kleinteilen?
Ihre Kleinteile enthalten Informationen über Verträge, Kunden usw., die Sie nur in bestimmten Rechnungen benötigen - nicht in allen. Bei der Verwendung von Kleinteilen wählen Sie die Elemente aus, die Sie benötigen, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen für Kleinteile anklicken, und lassen das Dokument für Sie erstellen.
Vorteile der Automatisierung
Der erste Vorteil liegt auf der Hand: Durch die Automatisierung Ihrer Dokumentenerstellungsprozesse sparen Sie Zeit. Und zwar sehr viel.
Darüber hinaus führt die Automatisierung zu einer einheitlicheren Struktur Ihrer SharePoint-Informationsarchitektur, was wiederum zu einem reibungsloseren Betrieb des Intranets führt. Sie erstellen übersichtliche Vorlagen und speichern optionale Informationen in verschiedenen Ordnern. Übrigens, Sie können auch die Benennung von Dokumenten automatisieren damit Ihr Intranet leichter zu navigieren ist.
Mit welchen Schwierigkeiten sind Sie bei der Erstellung von Geschäftsdokumenten konfrontiert, und klingt die Automatisierung von Dokumenten nach etwas, das Sie gerne ausprobieren würden?
Automatisieren Sie Ihre SharePoint-Dokumente
Testen Sie JungleDocs Dokumentenautomatisierung kostenlos!
Kostenlos ausprobieren