Outlook-Newsletter: Funktionen, Einschränkungen und Alternativen für Unternehmen

Interne Kommunikation

Microsoft hat veröffentlicht Outlook-Newsletter, ein integriertes Tool für interne Updates, Berichte und Ankündigungen. Es wurde im August 2025 allgemein verfügbar und ist für die meisten Microsoft 365-Mandanten standardmäßig aktiviert.

Das verdient eine eingehende Betrachtung. Interne Newsletter werden seit Jahren aus leeren E-Mails und Verteilerlisten zusammengestellt. Die Bewertung dieser Lösung ist kostenlos: kein neuer Anbieter, keine Beschaffung und keine zusätzlichen Anschaffungskosten für Mandanten, die bereits Exchange Online und SharePoint nutzen.

Entwürfe werden in SharePoint-Embedded-Containern innerhalb Ihres eigenen Mandanten gespeichert, sodass die Aufbewahrungsrichtlinien von Purview, Vertraulichkeitskennzeichnungen und eDiscovery genauso gelten wie für jede andere SharePoint-Datei. Veröffentlichte Versionen sind gewöhnliche E-Mails.

Die Frage ist also nicht, ob „Outlook Newsletters“ funktioniert. Die Frage ist, wo die Grenzen liegen.

So erstellen Sie einen Outlook-Newsletter

Acht Schritte aus der Microsoft-Dokumentation. Sechs davon sind unten aufgeführt.

Schritt 1. Zugriff prüfen

Ein Administrator legt fest Outlook-Newsletter-Zugriffsebene zu Lesen/Schreiben in Ihrer OWA-Postfachrichtlinie. Das Modul wird 15 bis 30 Minuten später angezeigt, allerdings nur im neuen Outlook für Windows oder in Outlook im Web. Im klassischen Outlook wird es nicht angezeigt.

Schritt 2. Die Serie erstellen

Weiter zu Newsletter, dann Newsletter erstellen. Die Serie ist der Ordner, in dem Ihre Ausgaben veröffentlicht werden. Legen Sie einen Titel, ein Titelbild und bis zu 100 Verantwortliche fest, die alle Zugriff auf Analysen, Abonnenten und den Datenexport erhalten. Abonnements sind standardmäßig aktiviert.

Es gibt drei Sichtbarkeitsstufen, nicht zwei:

• Meine Organisation. Jeder im Mieter kann diese finden und abonnieren.
• Nicht gelistet. Nur direkter Link.
• Privat. Nur für eingeladene Nutzer, keine Abonnements.

Einmal einrichten. Im Laufe der Zeit werden darin neue Ausgaben veröffentlicht.

Schritt 3. Eine Ausgabe erstellen

Auswählen Ausgabe erstellen und wählen Sie ein leeres Layout, eine Voreinstellung oder eine benutzerdefinierte Vorlage aus. Geben Sie beim Speichern einen Namen ein und wählen Sie aus, ob Sie eine Ausgabe oder Vorlage.

Achten Sie darauf. Vorlagen können nicht veröffentlicht werden und lassen keine Mitwirkenden zu. Jede Vorlage gehört zu einer einzigen Serie, sodass ein von der Personalabteilung erstelltes Layout für die Finanzabteilung nicht verfügbar ist.

Benutzerdefinierte Vorlagen werden nach den Voreinstellungen innerhalb der Serie angezeigt, in der sie erstellt wurden.

Schritt 4. Formatieren Sie die Datei

Vier Bereiche sind bearbeitbar: Titel, Titelbild, Inhaltsverzeichnis und Abschnitte. Abschnitte bilden sowohl die Einheit des Layouts als auch der Zusammenarbeit.

Fügen Sie Komponenten aus dem Ausgabe Registerkarte: „Text und Bild“, „Bilder“, „Gestaltetes Zitat“ oder „Personen“. Hier stehen Sensitivitätskennzeichnungen und eine Barrierefreiheitsprüfung zur Verfügung.

Achten Sie darauf. Bilder sind die einzigen eingebetteten Inhalte. Keine Videos, keine Dokumente.

Abschnitte sind sowohl die Einheit des Layouts als auch der Zusammenarbeit.

Schritt 5. Mitwirkende zuweisen

Weisen Sie jedem Bereich eigene Mitwirkende zu. Deren Namen und Avatare werden in dem Bereich angezeigt, für den sie verantwortlich sind.

Achten Sie darauf. Es gibt keine Bearbeitung in Echtzeit und kein Versionsverlauf. Wenn zwei Personen in einem Abschnitt arbeiten, überschreibt derjenige, der als Zweiter speichert, entweder die Arbeit des anderen oder verwirft seine eigene.

Schritt 6. Vorschau

Auswählen Vorschau, den Dunkelmodus aktivieren und sich selbst eine Kopie per E-Mail senden. Microsoft empfiehlt, auch Outlook Mobile und Outlook Classic zu überprüfen, falls Kollegen diese Anwendungen noch nutzen.

Der Dunkelmodus ist eine Umschaltfunktion, kein eigenständiges Design. Überprüfen Sie dies vor jedem Versand.

Schritt 7. Veröffentlichen

Auswählen Weiter, dann sehen Sie sich die Veröffentlichungseinstellungen.

• Absender. Geben Sie einen alternativen Absender an, wenn Sie über die Funktion „Als … senden“ verfügen. Ist dies nicht der Fall, verwenden Sie Um Versand bitten und sie veröffentlichen es selbst. Als Hauptautor gilt derjenige, der die Ausgabe erstellt hat.
• Empfänger. Sie füllen das Feld „An“ aus. Das Feld „CC“ ist bereits mit allen Eigentümern sowie Ihnen selbst ausgefüllt. Das Feld „BCC“ ist bereits mit allen Abonnenten ausgefüllt.
• Sichtbarkeit. Eine Auflage kann kleiner sein als die entsprechende Serie, aber niemals kleiner.

Achten Sie darauf. Externe Adressen werden beim Versand entfernt. Eine Verteilerliste zählt als ein Empfänger im Rahmen Ihrer Versandlimits. Für den Versand über eine Gruppe oder eine Verteilerliste ist ein alternativer Absender mit der Funktion „Als … senden“ erforderlich.

Die veröffentlichten Ausgaben enthalten Meinungen, Kommentare und Reaktionen.

Schritt 8. Die Analysedaten auswerten

Öffnen Sie die Ausgabe und wählen Sie Analytik. Sie erhalten Angaben zu den Empfängern, den Gesamtaufrufen, den E-Mail-Aufrufen, den Aufrufen in der Newsletter-App, den Reaktionen und den Kommentaren.

Achten Sie darauf. Keine Link-Klicks. Keine Daten pro Empfänger.

Alle Kennzahlen, über die Outlook Newsletters berichtet. Keine Zeile für Klicks, keine Zeile darüber, wer was getan hat.

Wo „Outlook Newsletters“ aufhört

Die obige Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt die Einschränkungen auf, auf die Sie beim Erstellen einer Ausgabe stoßen. Vier weitere treten erst bei größerer Größenordnung zutage.

Die Lizenzen sind verkehrt herum. Anforderungen an die Erstellung von Inhalten Entra ID, ein Exchange Online-Postfach und Zugriff auf SharePoint. Die Government Cloud wird nicht unterstützt. Und da Entwürfe in SharePoint Embedded gespeichert werden, ist für die Erstellung von Inhalten der SharePoint-Tarif 1 oder 2 erforderlich: der Kiosk-Tarif, der in Frontline-Lizenzen wie F1 und F3 enthalten ist erfüllt die Voraussetzungen nicht. Gerade in den Organisationen mit hohem Anteil an Mitarbeitern an vorderster Front, die – wie die nachstehende Untersuchung zeigt – am schwersten zu erreichen sind, steht das Tool am wenigsten zur Verfügung.

Externe Empfänger benötigen eine Übergangslösung, die nicht skalierbar ist. Microsoft entfernt externe Adressen beim Versenden. Die eigentliche Regel, wie Tony Redmond nachgewiesen, ist, dass nur Empfänger, die Exchange Online bekannt sind, eine Ausgabe erhalten können; daher funktioniert ein E-Mail-Kontakt pro Person. Wenn Sie dies in großem Umfang tun, stoßen Sie an die Obergrenzen für externe Empfänger. Auftragnehmer, Franchisenehmer, Vorstandsmitglieder und Partner gehören in den meisten Organisationen zur eigentlichen internen Zielgruppe.

Kommunikationsteams können keine Nachrichten über ihr eigenes Postfach verfassen. Die meisten veröffentlichen über einen gemeinsamen internal-comms@ Adresse. Gemeinsame Postfächer verhalten sich in Apps nicht wie Benutzerpostfächer, daher Die Leitlinien von Microsoft besteht darin, die E-Mail von einem persönlichen Postfach aus zu verfassen und über die Funktion „Als … senden“ zu versenden. Die Verantwortung liegt dann bei dem jeweiligen Mitarbeiter.

SharePoint-Speicher ist nicht gleichbedeutend mit der Wiederverwendung von SharePoint-Nachrichten. Das Speichern von Entwürfen in SharePoint Embedded ist ein Zeichen guter Governance. Dadurch werden die bereits veröffentlichten Intranet-Nachrichten nicht in eine E-Mail übernommen, die die Empfänger tatsächlich öffnen.

Und genau diese Messlücke ist ausschlaggebend für die Beschaffung. Unabhängige Prüfungen bestätigt, was auf der Registerkarte „Analysen“ angezeigt wird: Empfänger, Aufrufe, Reaktionen, Kommentare. Keine Link-Klicks. Keine Daten pro Empfänger. Das reicht für einen Abteilungsbericht. Reicht aber nicht für eine Compliance-Mitteilung, eine Frist für Sozialleistungen oder ein Sicherheitsmitteilungsblatt, bei denen die einzige Frage ist, ob die Personen, die handeln mussten, dies auch tatsächlich getan haben.

Was die Forschung sagt

Man könnte leicht zu dem Schluss kommen, dass die Antwort in einem Tool mit mehr Kennzahlen liegt. Die Fakten deuten jedoch auf etwas Unangenehmeres hin.

Gallagher’s Bericht zur Mitarbeiterkommunikation 2026 befragte mehr als 1.300 Fachleute aus den Bereichen Kommunikation und Personalwesen in 40 Ländern. Dabei stellte sich heraus, dass 70% der internen Kommunikationsteams messen lediglich grundlegende Ergebnisse: Öffnungen, Klicks, Seitenaufrufe. Nur 16% messen Ergebnisse wie die Stimmung. Nur 12% stellen einen Zusammenhang zwischen ihrer Arbeit und den geschäftlichen Auswirkungen her.

„Outlook Newsletters“ reicht nicht einmal bis zur linken Leiste. Ohne Link-Tracking werden dort Aufrufe statt Klicks erfasst.

Die wichtigere Erkenntnis ist jedoch die Falle. Bei Teams mit geringem Reifegrad sind „Aktivität“ und „Reichweite“ die Kennzahlen, die von der Führungsebene am häufigsten angefordert werden. Daher optimieren die Teams ihre Ergebnisse im Hinblick auf Klicks, was wiederum dazu führt, dass Klicks als Maßstab für den Erfolg verfestigt werden. Gallaghers Ratschlag dazu ist unverblümt: Hör auf, Klicks zu zählen; fang an zu zählen, wen du nicht erreichst.

Das rückt die Kategorie in ein neues Licht. Targeting wird in der Regel als Mittel vermarktet, um Botschaften relevanter zu gestalten. Die Studie kommt jedoch zu dem Ergebnis, dass es in erster Linie ein Mittel ist, um sie weniger. Organisationen, die in großem Umfang kommunizieren, stellen fest, dass 30%-Sprung indem sie das Vertrauen in die Unternehmensführung als erhebliches Risiko einstufen.

Eine weitere Erkenntnis ist für alle relevant, die über eine dezentral verteilte Belegschaft verfügen. Unternehmen, deren Belegschaft überwiegend aus Mitarbeitern mit Kundenkontakt besteht, sind 1,3-mal so wahrscheinlich sie sehen ein hohes Risiko für ihre Kommunikationsziele, und die Teams an vorderster Front sind, wie Gallagher es ausdrückt, “strategisch unterversorgt”. Stellen Sie dies den oben genannten Lizenzbeschränkungen für die Frontline gegenüber.

In welchen Bereichen ergänzt JungleMail Microsoft 365?

Das Ziel ist nicht, Outlook zu ersetzen. Vielmehr geht es darum, Mitarbeiter-Newsletter fachgerecht zu erstellen und sie in die Outlook-Posteingänge zu übermitteln – und zwar mit den Möglichkeiten zur Zielgruppenansprache, Steuerung und Messung, die Kommunikationsteams benötigen.

Ohne Designer entwickeln und die Marke bewahren

Der Drag-and-Drop-Builder setzt Ausgaben aus Abschnitten, Blöcken und wiederverwendbaren Elementen zusammen. Gespeicherte Abschnitte werden in alle Ausgaben übernommen, sodass niemand jeden Monat die Führungsbotschaft neu erstellen muss.

Globale Administratoren verwalten die Marke. Über die Branding-Einstellungen werden Logos, Schriftarten und Farben auf allen Websites angewendet, und Vorlage Sperre beschränkt die Autoren auf genehmigte Vorlagen, bei denen nur die zulässigen Teile bearbeitet werden können. Die Schaltfläche “Von Grund auf neu erstellen” kann vollständig deaktiviert werden.

KI-Autor und KI-Künstler Betreffzeilen entwerfen, Texte überarbeiten, Grammatik und Tonfall überprüfen sowie markengerechte Bilder erstellen. Administratoren entscheiden, welche Assistenten aktiviert werden sollen, oder deaktivieren sie.

Anhänge werden unterstützt, und Videoclips von YouTube oder einer beliebigen URL werden als Miniaturansicht eingebettet, die als Link weiterführt. Outlook Newsletters akzeptiert ausschließlich Bilder.

SharePoint-Nachrichten in den Posteingang abrufen

JungleMail's SharePoint-Nachrichten einbetten Ruft Nachrichtenbeiträge, Seiten und Listenelemente direkt in den Newsletter-Bereich ein. Legen Sie einen Filter fest, beispielsweise Nachrichten der letzten sieben Tage, und der Block füllt sich automatisch. Wenn keine neuen Nachrichten vorliegen, wird der Versand übersprungen.

Dynamische Abschnitte gehen noch einen Schritt weiter: Sie stellen Inhalte für jeden Empfänger individuell aus SharePoint-Listen zusammen, wobei Platzhalter und Bedingungen zum Einsatz kommen. Die versendeten Ausgaben werden zur Nachverfolgung in SharePoint archiviert.

Personalisieren, um weniger zu versenden

Dynamische Segmente werden auf Basis von Entra ID, SharePoint-Listen oder hochgeladenen Dateien erstellt. Dank der Sichtbarkeit auf Abschnittsebene sieht jede Person innerhalb eines Newsletters nur die für sie bestimmten Inhalte. Die Mitarbeiter können Themen, Häufigkeit und Sprache über ein SharePoint-Abonnementformular selbst auswählen.

Ein gemeinsamer Kommunikationskalender verhindert, dass Teams mehrere Sendungen auf denselben Vormittag legen. Angesichts der oben genannten Forschungsergebnisse ist dies keine reine Formsache. Auf diese Weise verhindert ein Team, dass alles an alle versendet wird.

Sprechen Sie die Sprache jedes einzelnen Mitarbeiters

Erstellen Sie einen Haupt-Newsletter, fügen Sie Sprachversionen hinzu und übersetzen Sie diese manuell oder mit DeepL, Gemini oder OpenAI. Die DeepL-Integration deckt 39 Sprachen ab.

Jede Version wird je nach Zustellbedingung an die jeweilige Zielgruppe weitergeleitet: nach Land, Niederlassung, Stellencode oder einem beliebigen benutzerdefinierten Entra-ID-Attribut. Die Benutzeroberfläche der App ist mehrsprachig, sodass Autoren und Genehmiger in ihrer eigenen Sprache arbeiten können.

„Outlook Newsletters“ bietet weder Übersetzungen noch eine sprachliche Weiterleitung an. Die Alternative ist ein separater Newsletter pro Sprache, der manuell gepflegt wird.

Messen, worauf Führung reagieren kann

Öffnungen, Klicks, Lesezeit, Top-Links, Klickkarten, Klickverläufe, Aufschlüsselungen nach Gerät und Standort sowie eingebettete Umfrageergebnisse – alles in Echtzeit. Die Ergebnisse lassen sich nach Rolle, Abteilung, Standort oder benutzerdefiniertem Segment aufschlüsseln, zeigen langfristige Trends an und können in CSV, Word oder Power BI exportiert werden.

Die Klickkarte liefert Antworten, die Outlook-Newsletter nicht geben können: nicht, wie viele Empfänger den Newsletter geöffnet haben, sondern was sie damit gemacht haben.

Die Analyse von Verzeichnisprofilen schlüsselt die Interaktion nach Rolle, Abteilung und Standort auf. Das ist die Sichtweise “Wen erreichen wir nicht?”, die laut Gallagher von Teams mit geringem Reifegrad entwickelt werden sollte.

Tracking respektiert den Datenschutz. Mieter können die Pseudonymisierung aktivieren, Aufbewahrungsfristen festlegen, Umfrageantworten anonym erfassen und Abmeldemöglichkeiten einrichten. Eine individuelle Detailansicht ist nur verfügbar, wenn ein Administrator diese Funktion aktiviert.

In Echtzeit zusammenarbeiten und vor dem Versenden genehmigen

Mit der Mitverfasserfunktion können Sie in Vorlagen und Newslettern in Echtzeit zusammenarbeiten – inklusive Inline-Chat direkt im Editor. Keine Konfliktdialoge. Die Arbeit von niemandem geht verloren.

Genehmigungsworkflows leiten eine Ausgabe in Power Automate an die Abteilungen Kommunikation, Rechtsabteilung oder Geschäftsleitung weiter, bevor etwas den Mandanten verlässt. Bei „Outlook-Newslettern“ gibt es keinen Genehmigungsschritt.

Gehen Sie über einen einzelnen Mandanten hinaus und versenden Sie von Ihrem eigenen aus

Externe Abonnenten werden in einer zentralen Plattform verwaltet, die Webformulare, Begrüßungs-E-Mails und die Erfassung von Präferenzen umfasst – ohne dass eine manuelle Lösung für den E-Mail-Kontakt mit jeder einzelnen Person erforderlich ist.

JungleMail versendet E-Mails über die Microsoft Graph-API unter Verwendung Ihres Mandanten, sodass standardmäßig die Absenderreputation, Drosselungsmaßnahmen und Unternehmensrichtlinien gelten. Gemeinsame Postfächer und die Funktion „Als … senden“ werden unterstützt. „Time Zone Sending“ sorgt dafür, dass E-Mails während der Geschäftszeiten der jeweiligen Region zugestellt werden, anstatt zu einer für alle festen Uhrzeit. Für die Datenresidenz steht Azure-Hosting in Großbritannien, der EU, den USA, Kanada, Australien und den Vereinigten Arabischen Emiraten zur Verfügung.

Eine ehrliche Einschränkung. Die Integration der Graph-API ist kein Trick, um die Versandbeschränkungen von Exchange Online aufzuheben, und jeder Anbieter, der etwas anderes suggeriert, übertreibt. Der Mehrwert liegt in der Governance, der gezielten Ausrichtung und der operativen Kontrolle beim Versand.

Seite an Seite

● Gefunden ·  ◐ Teilweise, mit einer Umgehungslösung ·  ○ Wird nicht unterstützt

Scrollen Sie die Tabelle seitlich, um die Spalte „JungleMail“ zu sehen.

Lies es so: Die letzten drei Zeilen zeigen, warum sich die Nutzung von „Outlook Newsletters“ überhaupt lohnt. Die ersten vier Zeilen zeigen, warum Teams irgendwann darüber hinauswachsen.

Häufig gestellte Fragen