E-Mail-Marketing wird in verschiedenen Branchen eingesetzt, ist aber im Bereich der Hochschulbildung besonders effektiv. E-Mail ist nicht nur kosteneffizient, sondern auch ein bequemer Weg, um gezielte Nachrichten an Studenten und Mitarbeiter zu senden. Mit Newslettern können Sie verschiedene Informationen für unterschiedliche Gruppen Ihrer Schule versenden. Hochschuleinrichtungen können mit aktuellen und künftigen Studierenden sowie ihren Mitarbeitern in Kontakt treten, die Einführungserfahrung verbessern, den Bekanntheitsgrad steigern und das Image ihrer Schule stärken. E-Mail-Marketing erfordert eine Strategie, die mit der Entscheidung über die zu verwendenden Tools beginnt und mit dem Versand von Newslettern endet.
In diesem Leitfaden werden wir folgende Fragen behandeln:
- Warum müssen Hochschulen E-Mails über ein Newsletter-Tool versenden?
- Welches Newsletter-Tool soll ich wählen?
- Welche Newsletter sollen verschickt werden?
- Wie versendet man professionelle Newsletters?
Warum müssen Hochschulen E-Mails über ein Newsletter-Tool versenden?
Die Generation Z verbringt ihre Zeit online 8+ Stunden pro Tag. Es ist offensichtlich, dass die Studenten am einfachsten online zu erreichen sind. Die E-Mail ist bis heute eine der zuverlässigsten und kostengünstigsten Kommunikationsformen. Laut eine Umfrage, 97% der Studierenden sind bereit, ihre E-Mail-Adressen weiterzugeben. Für die Hochschulbildung bedeutet dies, dass E-Mail nicht nur für den Informationsaustausch mit derzeitigen Studierenden, sondern auch für die Kommunikation mit Studieninteressierten sehr effizient ist. Darüber hinaus ist E-Mail ein bequemer Weg, um Mitarbeiter über wichtige Ereignisse zu informieren. Warum also sind E-Mail-Anbieter wie Outlook oder Yahoo nicht ausreichend?
1. Liste der Abonnenten
Ein spezielles Newsletter-Tool bedeutet, dass alle Empfänger in Listen aufgeteilt und nach verschiedenen Kriterien wie Studienfach, Studienjahr, Studiengang oder Interessen gruppiert werden können. Es ist einfach, die Abonnenten in den Gruppen zu überblicken, aber diese Listen müssen gepflegt werden: Sie müssen häufig überprüft und aktualisiert werden. Dieses Problem kann gelöst werden, wenn ein Newsletter-Tool über eine Option zum Versand an Office 365- oder AD-Gruppen verfügt (die Listen werden automatisch nach den Änderungen im Microsoft 365-System aktualisiert).
2. Personalisierter Inhalt
Getrennte Abonnentengruppen bieten die Möglichkeit, gezielte Inhalte zu versenden. Mit den richtigen Newsletter-Tools können E-Mails automatisch hochgradig personalisiert werden. Solche Optionen wie dynamischer Inhalt ermöglicht das automatische Ausfüllen einer Nachricht auf der Grundlage eines Empfängerprofils und anderer Bedingungen (ohne Programmierkenntnisse oder -fähigkeiten). Darüber hinaus kann ein Newsletter mit dem Namen eines Studenten/Mitarbeiters, seines Studiengangs oder einer Fakultät personalisiert werden. Der Inhalt kann auf der Grundlage der Präferenzen des Empfängers abgerufen werden.
3. Branding
Mit Newslettern lässt sich die Marke Ihrer Einrichtung leicht präsentieren. Zunächst einmal ist es wichtig, die Konsistenz der Marke in allen Kommunikationskanälen zu gewährleisten (Farben, Verwendung von Logos, Schriftarten und -farben, Ikonographie und Fotografie). Newsletter-Tools ermöglichen die Erstellung von Vorlagen, die wiederverwendet werden können. Das bedeutet, dass die Marke der Universität/Hochschule in jede Nachricht, die an aktuelle und potenzielle Studierende sowie an Alumni gesendet wird, einfließen kann.
4. Inhaltliche Trennung
Ein Tool kann problemlos von verschiedenen Abteilungen genutzt werden. Verschiedene Fachbereiche können dasselbe Tool verwenden und vermeiden, dass versehentlich dieselben Inhalte gemeinsam genutzt werden. Alle Inhalte wie versendete Newsletter, Vorlagen, Bildergalerien und Analysen an einem Ort zu haben, kann verwirrend sein, besonders wenn eine Organisation groß ist. Newsletter-Tools wie JungleMail verschiedene Kommunikationsteams zuzulassen, d.h. eine separate Umgebung für jede Abteilung, die Newsletter versendet und verwaltet.
5. Automatisierte Newsletters
Ein automatisierter E-Mail-Workflow kann eine Menge Zeit sparen. Das Versenden automatisierter Newsletter an Studieninteressierte bedeutet, dass Sie während des Zulassungsverfahrens ständig in Kontakt bleiben und wertvolle Informationen über Ihre Schule weitergeben können. Automatisieren Sie den Versand von Newslettern an derzeitige Studenten auf der Grundlage ihrer Präferenzen, damit diese kontinuierlich wertvolle Informationen über die Ereignisse an ihrer Schule erhalten.
Welches Newsletter-Tool soll ich wählen?
Derzeit gibt es eine Vielzahl von Optionen für die Auswahl eines Newsletter-Tools. Wie wählt man das richtige Tool für seine Kommunikationsbedürfnisse aus? Es ist wichtig, nicht nur Preise und Funktionen eines Tools zu berücksichtigen, sondern auch Sicherheitsaspekte und die Integration mit anderen Plattformen. Vielleicht haben Sie bereits ein Intranet? Lässt sich dieses Tool in die Systeme integrieren, die Sie derzeit verwenden? Hier sind einige wertvolle Fragen und Punkte, auf die Sie bei der Auswahl einer Newsletter-Software für Ihr Unternehmen achten sollten.
1. Sicherheit
Ist das von Ihnen gewählte Newsletter-Tool sicher? Für jede Einrichtung sollte die Cybersicherheit bei der Auswahl einer IT-Lösung oberste Priorität haben. Vergewissern Sie sich, dass ein Newsletter-Tool alle notwendigen Sicherheitsmaßnahmen ergreift, Sicherheitsstandards entwickelt hat und die Datenschutzverfahren einhält. Informieren Sie sich darüber, wo die Daten Ihres Tools gespeichert werden und ob Cloud-Rechenzentren die Vorschriften einhalten und über Sicherheitszertifizierungen verfügen.
2. Sendezeit
Wie schnell können Ihre E-Mails versendet werden? Es ist wichtig, die Versandgeschwindigkeit von Newslettern zu berücksichtigen, denn Sie möchten, dass die Informationen die Abonnenten auf einmal erreichen und nicht erst nach Stunden. Unternehmen, die auf die Bereitstellung von Newsletter-Software spezialisiert sind, sollten Ihnen ihre Versandgeschwindigkeit mitteilen.
3. Zeitsparend
Spart ein Tool Ihre Zeit? Achten Sie darauf, wie benutzerfreundlich und bequem die Erstellung eines Newsletters ist. Ein Tool sollte klare Anweisungen geben, welche Schritte zum Erstellen und Versenden eines Newsletters erforderlich sind. Darüber hinaus sollte ein Tool einen Drag-and-Drop-Builder enthalten, mit dem Sie ganz einfach Abschnitte einfügen und Informationen zu Ihrer Vorlage hinzufügen können. Noch einen Schritt weiter: Kann ein Newsletter-Tool in Ihr Intranet integriert werden? Zum Beispiel, JungleMail Newsletter-Tool kann Ihren Newsletter automatisch mit Informationen aus den Kommunikationsseiten von SharePoint füllen.
4. Engagement
Verfügt ein Newsletter-Tool über eine Option, mit der sich die Schüler mit dem Inhalt auseinandersetzen können? Wie wir wissen, erfolgt eine wirklich effektive Kommunikation in beide Richtungen. Fördern Sie das Engagement der SchülerInnen innerhalb eines Newsletters, stellen Sie Fragen und geben Sie Feedback. Unter JungleMail können Sie Ihre Schülerinnen und Schüler auf die SharePoint-Site leiten, um Kommentare zu hinterlassen und eine Diskussion über den Newsletter zu führen. Ein Tool kann automatisch eine Seite (eine Kopie) Ihres Newsletters in Ihrem Intranet erstellen. Neue SchülerInnen können sich informieren, was an ihrer Schule passiert ist, bevor sie der Schule beitraten.
5. Analytik
Wie viele Daten werden von Ihrem Tool angezeigt? Standardmäßig haben die meisten Newsletter-Tools eine Option, um grundlegende Analysen wie Öffnungsraten, Klicks und Abmeldungen zu überprüfen. Erweiterte Analytik kann sogar Daten nach verschiedenen Fakultäten und Standorten anzeigen. Die Nachverfolgung von E-Mails ermöglicht es einem Kommunikator, das Engagement zu messen und Newsletter zu verbessern. Umfassende Daten können zu neuen Ideen für den Inhalt anregen und das Engagement steigern.
Welche Newsletter sollen verschickt werden?
Für jedes Segment möchten Sie wertvolle, gezielte Newsletter versenden. Es ist wichtig zu überlegen, was in Ihren E-Mails enthalten sein sollte, wenn Sie sie an Studieninteressierte, neue Studenten, eingeschriebene Studenten, Alumni oder Mitarbeiter der Einrichtung senden.
1. Eingeschriebene Studenten
Senden Sie gezielte Informationen an die derzeitigen Studenten. Universitäten und Hochschulen verwenden wöchentliche und monatliche Newsletter, um aktuelle Informationen zu versenden. E-Mails können für Erinnerungen, Stundenplanänderungen, Stipendien, Veranstaltungen und andere Inhalte verwendet werden. Nutzen Sie das automatische Ausfüllen von Inhalten in SharePoint, um Ihre Newsletter zu automatisieren, und exportieren Sie Ihre Newsletter in Ihr Intranet, damit die Studenten interagieren und auf die geteilten Informationen reagieren können.
2. Studieninteressierte
Laden Sie potenzielle Studenten ein, an Ihrer Einrichtung zu studieren. Sammeln Sie die E-Mails von Studenten, die in Zukunft einen Studienplatz suchen werden. Das Versenden von Newslettern kann eine der wirkungsvollsten Methoden sein, um für Ihre Schule zu werben, da E-Mails stark personalisiert werden können.
3. Alumni der Schule
Halten Sie die Verbindung zu den Ehemaligen aufrecht. E-Mails können sehr nützlich sein, um mit Studenten nach ihrem Abschluss zu kommunizieren. Senden Sie Alumni wichtige Updates, Informationen über Initiativen und Veranstaltungen per E-Mail.
4. Mitarbeiter
Aktualisieren Sie Ihre Mitarbeiter über Newsletter. Es gibt mehrere Möglichkeiten, mit den Mitarbeitern zu kommunizieren, aber die E-Mail ist nach wie vor eine zuverlässige Option, da wichtige Informationen immer ankommen und nicht wie bei den Chats verloren gehen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter keine wichtigen Änderungen, Sitzungen oder Veranstaltungen Ihrer Einrichtung verpassen.
Wie versendet man professionelle Newsletters?
Ein gut aussehender, ansprechend gestalteter Newsletter mit wertvollem Inhalt wird von jeder Organisation gewünscht, ist aber für Bildungseinrichtungen besonders wichtig. Klingt das schwer zu erreichen? Das ist es nicht, wenn Sie die Schritte eines professionellen Newsletters kennen.
1. Entwurf
Seien Sie konsistent mit dem Image Ihrer Organisation. Diese Regel gilt auch für die Emails. Erstellen Sie Ihre eigenen Vorlagen unter Verwendung des Markenbuchs Ihrer Schule: Logo, Farben und Schriftzüge. Machen Sie Ihre Newsletter für die SchülerInnen erkennbar und stärken Sie Ihr Branding. Verwenden Sie Ihre Vorlagen und verschiedene Abschnitte des Newsletters wieder (es ist möglich JungleMail Newsletter-Tool).
2. Reaktionsfähigkeit
Die Mehrheit der Schüler nutzt täglich mobile Geräte. In der Regel werden sogar E-Mails auf Mobiltelefonen geprüft. Dementsprechend ist es wichtig, Newsletter-Vorlagen zu verwenden, die vollständig responsive sind. Eine von Ihnen versendete E-Mail muss sich an jeden Gerätebildschirm anpassen, um eine schlechte Nutzererfahrung (Zoomen, Größenänderung usw.) zu vermeiden.
3. Betreffzeile
Die Betreffzeile ist das erste, was ein Empfänger in seinem E-Mail-Postfach sieht. Zweifellos muss sie präzise sein und aussagen, was der Empfänger von einem Newsletter erwarten kann. Es ist besonders wichtig, die richtige Betreffzeile zu wählen, wenn Sie Newsletter an Studierende versenden. Sie jonglieren mit ihrem akademischen und sozialen Leben, also sollten Sie ihre Aufmerksamkeit erregen. Wenn es sich um wichtige Informationen oder eine bevorstehende Frist handelt, sollten Sie in der Betreffzeile die Dringlichkeit zum Ausdruck bringen.
4. Aufruf zum Handeln
Schülerinnen und Schüler sind in der Regel sehr beschäftigt mit ihren Hausaufgaben, Aufgaben und Lektüren. Berücksichtigen Sie, dass ein Newsletter nicht zu viele Informationen enthalten sollte und der Inhalt klar sein muss. Ein Call-to-Action (CTA) sollte klug eingesetzt werden und sich auf die wichtigsten Themen in Ihrem Newsletter beziehen.
5. A/B-Tests
Die meisten Newsletter-Tools bieten Analysemöglichkeiten. Überprüfen Sie die Ergebnisse Ihres Newsletters und sehen Sie, wie Sie Ihren Newsletter verbessern können. Testen Sie Ihre Newsletter, um herauszufinden, welche Inhalte bei den Schülern besser ankommen. Experimentieren Sie mit der Betreffzeile, der Länge des Schreibens, der Anzahl der Artikel, der Personalisierung und dem Versandzeitpunkt.
Schließlich sollten Sie nicht vergessen, dass ein Newsletter leicht zu lesen und zu verfolgen sein muss. Machen Sie Abschnitte und integrieren Sie verschiedene Medien, z. B. grafische Darstellungen, Einladungen, Videos und Bilder. Sehen Sie sich unten ein Beispiel für einen Hochschul-Newsletter an.
Es kann einschüchternd sein, mit einer E-Mail-Strategie zu beginnen oder diese zu verbessern, aber der folgende Leitfaden sollte Ihnen helfen, sich in diesem Bereich der Kommunikation zu orientieren und den richtigen Weg einzuschlagen. Wir ermutigen Sie, noch heute mit dem Versand professioneller Newsletter an Studierende und Mitarbeiter zu beginnen!
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