Wenn Sie nach Methoden gesucht haben, um Eigenschaften in mehreren SharePoint-Elementen oder -Dokumenten auf einmal zu ändern, sind Sie hier genau richtig. Wir zeigen Ihnen eine integrierte Option zur Massenbearbeitung und eine Alternative, die viel robuster ist.
#1 Massenbearbeitung in SharePoint Online
Office 365 SharePoint Online-Sites haben im Rahmen eines Updates im Januar 2018 Unterstützung für Massenbearbeitung eingeführt. Mit dieser Funktion können Sie mehrere Listenelementeigenschaften gleichzeitig auswählen und aktualisieren. Beachten Sie, dass diese Funktion nur in der modernen Listenansicht funktioniert, stellen Sie also sicher, dass Sie sie verwenden, bevor Sie fortfahren.
Das Verfahren ist einfach: Wählen Sie die Artikel aus, die Sie aktualisieren möchten, und klicken Sie auf den Detailbereich. Dort sehen Sie Felder, die den Spalten der Artikeleigenschaften entsprechen. Füllen Sie diese Felder aus, klicken Sie auf "Speichern", und das System wird alle ausgewählten Artikel entsprechend aktualisieren.
#2 JungleDocs-Aktualisierungsregeln
Die Massenbearbeitung von Metadaten in SharePoint Online tut genau das, was sie sagt. Aus praktischer Erfahrung wissen wir jedoch, dass Benutzer oft eine anspruchsvollere Lösung für die Massenbearbeitung benötigen. Aus diesem Grund haben wir Aktualisierungsregeln entwickelt - eine Funktion innerhalb von JungleDocs für Office 365. Schauen wir uns die wichtigsten Vorteile der Fortschreibungsregeln im Vergleich zur normalen Massenbearbeitung an.
Automatisierung von Spaltenwerten
Bei der Verwaltung neuer Artikel oder Dokumente kommt es häufig vor, dass Sie genau dieselbe Eigenschaft - oder eine Reihe von Eigenschaften - immer wieder aktualisieren möchten (z. B. Änderung des Kundenstatus). Dieses Szenario verlangt nach einer Art Automatisierung.
Eine Aktualisierungsregel funktioniert wie eine Vorlage - eine Sammlung von vordefinierten Änderungen. Sie können sie einmal einrichten und dann mit einem Klick auf eine Schaltfläche anwenden. Unnötig zu erwähnen, dass Sie mit Vorlagen auf lange Sicht viel Zeit sparen können.
Während die systemeigene Massenbearbeitung auf SharePoint-Listenelemente beschränkt ist, unterstützen Aktualisierungsregeln die Massenänderung von Eigenschaften sowohl in Elementen als auch in Dokumenten.
Stapelweise Umbenennung
Neben den Eigenschaften können Sie auch Aktualisierungsregeln verwenden, um die Dateinamen von Dokumenten in großen Mengen zu bearbeiten. Und nicht nur das, es stehen Ihnen auch eine ganze Reihe von Optionen für die Dateinamenvergabe zur Verfügung. Unter anderem kann Ihre Aktualisierungsregel so geändert werden, dass sie automatisch einen bestimmten Text, verschiedene Arten von Trennzeichen oder eine Zahlenfolge einfügt. Alle Änderungen sind sofort in einer Dateinamensvorschau sichtbar.
Darüber hinaus können Sie Formeln im Dateinamen verwenden, um das erste Wort aus einem bestimmten Spaltenwert abzurufen. Sie können auch Formeln verwenden, um automatisch das morgige Datum zu berechnen und in einen Dateinamen einzufügen. Welche Dateinamenskonvention Sie auch immer verfolgen, Sie können sie mit JungleDocs für Office 365 automatisieren.
Dynamischer Speicherpfad
Oft ist es nicht nur notwendig (oder praktisch), die Eigenschaften von Dokumenten umzuschreiben, sondern diese Dokumente anschließend in einen anderen Ordner zu verschieben. So können Sie beispielsweise Ihre Leads in ein anderes Verzeichnis verschieben, nachdem sie zu Kunden geworden sind, und dabei einige Änderungen oder Ergänzungen in ihren Metadaten vornehmen.
Mithilfe von Aktualisierungsregeln können Sie einen dynamischen Speicherpfad einrichten, so dass Dateien automatisch in vorher festgelegte Ordner verschoben werden, wobei bei Bedarf neue Ordner erstellt werden. Sie können auch bestimmte Bedingungen anwenden. So können Sie beispielsweise einen Ordner nach einem bestimmten Spaltenwert, dem aktuellen Datum oder anderen Kriterien benennen.
Und da haben Sie es: 2 Möglichkeiten zur Massenbearbeitung von Elementen und Dokumenten in SharePoint Online - eine einfache und eine automatisierte. Welche Methode würden Sie bevorzugen und kennen Sie andere Methoden?
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