Die Sicherheit von SharePoint-Dokumenten ist ein echtes Problem, wenn wir über SharePoint-Management sprechen. Sie wissen das. Kein Wunder, dass einer der häufigsten Fehler, mit denen Unternehmen im Umgang mit SharePoint konfrontiert sind, darin besteht, dass Endbenutzer mehr Zugriffsrechte auf Dokumente haben, als sie sollten.
Es scheint ein einfaches Problem zu sein, aber in der Realität ist es für viele eine Herausforderung, den Zugang der Mitarbeiter zu vertraulichen Inhalten zu kontrollieren und sicherzustellen, dass ihr Zugang nicht zu weit gefasst ist.
Aus diesem Grund habe ich beschlossen, als einen der Themenbereiche unserer Blogserie zur SharePoint-Dokumentenverwaltung, Wir geben Ihnen einige Tipps zu SharePoint-Berechtigungen, wie Sie den Zugriff auf Ressourcen richtig erteilen, wie Sie Sicherheitsverletzungen in SharePoint verhindern und wie Sie Ihre Berechtigungen planen können, ohne Ihr Dokumentenmanagement- und Automatisierungssystem in SharePoint zu gefährden.
Plan für SharePoint-Dokumentenmanagement
1. Analysieren Sie vorhandene Dokumente. Dokumententypen und -eigenschaften bestimmen;
2. Schaffen Sie eine flexible und leicht erweiterbare Struktur von Inhaltstypen;
3. Wählen Sie, wo und wie Dokumente in SharePoint gespeichert werden sollen;
4. Felder, Sites, Bibliotheken und Listen erstellen. Inhaltstypen hinzufügen;
5. Plan für Genehmigungen;
6. Definieren und automatisieren Sie die Benennung von SharePoint-Dokumenten;
7. Vereinheitlichen Sie den Speicherort von Dokumentvorlagen;
8. Verteilen Sie den Inhalt auf kleinere Dateien;
9. SharePoint-Dokumentenautomatisierung;
10. Optimieren Sie Ansichten und Bibliotheken;
Schritt 5. Planen Sie für Genehmigungen.
Die Planung von Berechtigungen ist ein entscheidender Teil jedes Dokumentenmanagementsystems, nicht nur wegen des vertraulichen Faktors von Unternehmensinhalten, sondern auch, weil uneinheitliche Sicherheitspläne schwer zu überwindende Hindernisse für den Prozess der Dokumentenerstellung im Unternehmen darstellen können.
Sie sollten diese sorgfältig planen, insbesondere in Umgebungen mit vielen Dokumenten oder Objekten, oder wenn Sie ständig Inhalte verschieben müssen. Mit zunehmender Anzahl von Dokumenten und Bibliotheken kann man leicht den Überblick über Berechtigungen verlieren, Leistungsprobleme bekommen und die Sicherheit gefährden.
Es kann nicht nur erforderlich sein, dass ein und dasselbe Dokument für verschiedene Benutzer unterschiedlich gesichert werden muss, sondern auch, dass die Zugriffsberechtigungen während des Lebenszyklus geändert werden müssen. Und genau das macht dieses Szenario so anspruchsvoll. Ich werde jetzt beide Fälle durchgehen:
SharePoint-Berechtigungen festlegen
Sie werden feststellen, dass SharePoint eine großartige Arbeit geleistet hat, indem es Optionen zur Anpassung von Berechtigungen und in den verschiedensten Aspekten zur Verfügung stellt, wodurch der Prozess des Aufbaus eines Dokumentenmanagementsystems wirklich einzigartig für jedes Unternehmen ist.
SharePoint-Gruppen
Der erste Aspekt ist, dass in SharePoint die Berechtigungen nicht nur für einzelne Benutzer, sondern auch für eine Gruppe von Benutzern (SharePoint-Gruppen) festgelegt werden können. Die einer Gruppe erteilten Berechtigungen gelten für alle Benutzer, die Sie einschließen. Die Regel lautet hier: Verwenden Sie Gruppen, um Berechtigungen zuzuweisen, und lassen Sie benutzerbasierte Berechtigungen nur in ganz bestimmten Fällen zu.
Anmerkung: Für SharePoint 2010 empfiehlt Microsoft die Verwendung von AD-Gruppen anstelle von SharePoint-Gruppen aufgrund der eingeschränkten Such- und Crawl-Funktionen.
Das Geheimnis ist, wie Sie Ihre SharePoint-Gruppen planen. Stellen Sie sicher, dass Sie Benutzer mit identischen Zugriffsanforderungen gruppieren. Versuchen Sie, sie nach Abteilung, Projekt oder sogar Stellenbeschreibung zu filtern. Je weniger Einzelfälle, desto einfacher ist es, den Überblick zu behalten.
Wo werden Berechtigungen in SharePoint festgelegt?
Der zweite Punkt ist, dass die Berechtigungen je nach dem festgelegt werden können, worauf die Benutzer Zugriff haben sollen: von einem breiteren Zugriff mit einer Berechtigung auf der Ebene der Root-Sitesammlung bis hin zu präziseren Berechtigungen wie auf Site-Ebene, Listen-/Bibliotheksebene, Ordner- und Elementebene. Mit Hilfe einiger Tools von Drittanbietern können Sie sogar Berechtigungen auf Spaltenebene festlegen.
Weisen Sie Berechtigungen immer der höchstmöglichen Stufe zu. Berechtigungen niedrigerer Ebenen werden von den übergeordneten geerbt, es sei denn, Sie brechen sie auf und erstellen eine eigene Berechtigung namens Fine Granted Permissions (FGP). In den meisten Fällen sollten Berechtigungen auf Standort- oder Bibliotheksebene ausreichend sein.
SharePoint-Berechtigungsebenen
Der letzte Punkt, den ich bei der Gewährung von Zugriff auf der Grundlage von Benutzerprofilen erwähnen möchte, sind die SharePoint-Berechtigungsstufen. Sie sind vordefinierte Sätze von Berechtigungen, die einzelnen Benutzern oder SharePoint-Gruppen zugewiesen werden können, basierend auf den funktionalen Anforderungen des Benutzers. SharePoint 2013-Berechtigungsstufen werden auf der Ebene der Websitesammlung definiert, werden standardmäßig vom übergeordneten Objekt geerbt und können die Funktionen Vollzugriff, Entwerfen, Bearbeiten, Lesen oder eingeschränkter Zugriff gewähren. Mehr über SharePoint-Berechtigungsebenen erfahren Sie in der Office Support Seite.
Der Punkt, den ich ansprechen möchte, ist, dass Sie eine SharePoint-Berechtigungsstufe duplizieren und an Ihre Bedürfnisse anpassen können, wenn sie für Ihre Bedürfnisse nicht absolut präzise ist. Z.B.: Passen Sie die Berechtigung "Bearbeiten" an, ohne die Option, Dokumente zu löschen.
Ändern von Dokumentberechtigungen während des Lebenszyklus
Wie ich bereits erwähnt habe, müssen Sie manchmal die Berechtigungen eines Dokuments während seines Lebenszyklus oder aufgrund eines Geschäftsprozesses ändern.
Ein Beispiel: Eine Gruppe von Benutzern sollte in einer Bibliothek nur über die Berechtigung “Lesen” verfügen und muss an einem Genehmigungs-Workflow teilnehmen. Für die Teilnahme an Workflows, die keinen Identifizierungsschritt enthalten, müssen die Benutzer jedoch möglicherweise über die Berechtigung “Bearbeiten” verfügen. Um diese Situation zu umgehen, können Sie verschiedene Techniken zur Zugriffskontrolle anwenden.
Technik eins: Verwendung von Workflows
Sie können einen sekundären Workflow verwenden, der die Berechtigungen des Benutzers auf “Bearbeiten” ändert, nur damit die Genehmigungsaktion abgeschlossen werden kann. Dazu müssen Sie die Vererbung von Berechtigungen aufheben und die Berechtigung “Bearbeiten” für den betreffenden Benutzer oder die betreffende Gruppe festlegen.
Nachdem der Benutzer das Dokument genehmigt hat, müssen Sie lediglich die Berechtigungen wiederherstellen, indem Sie die Bibliotheks- oder Ordnerberechtigungen erneut vererben. Sie können dies mit einem anderen Workflow tun. Versuchen Sie, “How to Create a Workflow to Change Item Level Permissions” zu googeln, wenn Sie weitere Anweisungen benötigen.
Eine weitere Option ist die Verwendung von Ereignisempfängern zur Steuerung von Bearbeitungsberechtigungen. Dies ist sehr leistungsfähig, da Sie Sicherheitsentscheidungen auf der Grundlage beliebiger Metadaten einer Liste oder Bibliothek treffen können.
Technik Zwei: Verwendung von Ordnern
Sie können verschiedene Ordner mit unterschiedlichen Berechtigungen verwenden und Dokumente zwischen ihnen verschieben, um den Zugriff während des Lebenszyklus des Dokuments zu kontrollieren. Und machen Sie sich keine Sorgen über den Verlust von Workflow-Verläufen oder anderen Daten. Sie sind sicher, solange Sie in derselben SharePoint-Bibliothek arbeiten.
Technik drei: Gruppenzugehörigkeit verwenden
Wenn Sie benutzerdefinierte Module installiert haben, möchten Sie vielleicht den Zugang zu bestimmten Funktionen, Schaltflächen usw. einschränken. Verwenden Sie zu diesem Zweck die Gruppenmitgliedschaft. Sie können zum Beispiel eine SharePoint-Gruppe erstellen und sie entsprechend benennen. Dann können Sie der SharePoint-Gruppe bestimmte Benutzer oder Gruppen hinzufügen, um ihnen die Nutzung oder Ausführung einer Funktion zu ermöglichen. Natürlich sollten Sie Ihren Code dahinter für diese Art von Szenario anpassen.
Sicherheitsverantwortung definieren
Wer ist für die Aufrechterhaltung Ihrer SharePoint-Sicherheit verantwortlich? Das ist eine kritische Frage, die, wenn sie falsch beantwortet wird, die gesamte bisher geleistete Arbeit zunichte machen kann. Es werden immer neue Benutzer und neue Dokumente erstellt, und wenn der Sicherheitsplan nicht korrekt befolgt wird, kann es im Handumdrehen zu einem Sicherheitsverstoß kommen. Untersuchen Sie Ihre Unternehmensstruktur und bestimmen Sie einen verantwortlichen Benutzer.
Dies wollte ich im Zusammenhang mit den Genehmigungen vorstellen. Bitte schauen Sie sich die nächsten Beiträge dieser Serie an, in denen ich die Bedeutung einer Automatisierung der Benennung von Dokumenten, und vieles mehr.
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