Mit diesem Beitrag beginnen wir eine Reihe von Beiträgen zum SharePoint-Dokumentenmanagement, in denen wir ein wenig über unsere Erfahrungen mit dem Dokumentenmanagement im Allgemeinen berichten und einige einfache SharePoint-Tipps zur Automatisierung von Dokumenten geben, die die Leistung und Effizienz Ihres Unternehmens verbessern können.
In dieser Reihe von Beiträgen geben wir einen Überblick über die wichtigsten Punkte beim Aufbau eines erfolgreichen Dokumentenmanagementsystems auf SharePoint und einige knifflige Momente, die Sie vielleicht übersehen.
Einführung in die SharePoint-Dokumentenverwaltung und Automatisierung
Über die SharePoint-Dokumentenverwaltung und -Automatisierung ist schon viel gesagt worden, und es wird noch viel mehr gesagt werden, denn Dokumente werden nicht verschwinden, zumindest nicht in absehbarer Zeit, und wir müssen sie verwalten. Je effizienter wir das tun, desto besser.
Wenn Sie über Misserfolge bei der Implementierung von SharePoint-Dokumentenmanagement gelesen haben, und wie Microsoft empfiehlt, Da SharePoint 2010 und 2013 nicht mehr als 5000 Elemente pro Container und SharePoint 2007 nur 2000 Elemente vorsieht, um die Leistung der Umgebung zu erhalten, könnte man meinen, dass SharePoint nicht dafür ausgelegt ist, eine große Anzahl von Dokumenten zu verarbeiten.
Bei EnovaPoint haben wir 2008 schlechte Erfahrungen mit einer schlecht konzipierten SharePoint-Umgebung für einen Kunden mit 100.000 Dokumenten/Jahr gemacht. Wir mussten einen Monat damit verbringen, alles, was falsch war, zu beheben, indem wir an den Ordnern, Berechtigungen und Workflows arbeiteten. Glauben Sie mir, in diesem Moment war ich überzeugt, dass SharePoint nicht für große Mengen von Dokumenten geeignet ist. Zum Glück habe ich mich geirrt. In Wirklichkeit kann SharePoint große Mengen an Dokumenten verarbeiten, das Einzige, was man beachten muss, ist, dass man es von Anfang an RICHTIG gestalten sollte.
Wenn Sie Ihren SharePoint für die Verwaltung von Dokumenten konfigurieren und eine große Anzahl von Dokumenten verwalten möchten, muss er an das Wachstum Ihres Unternehmens angepasst werden können. Sie sollten viele Dinge berücksichtigen, wie eine korrekte Struktur von Websites, Listen und Bibliotheken, wie Sie Ihre Inhaltstypen aufbauen, die Verwendung von Ordnern, Berechtigungen und Workflows, Suche, Aufbewahrung usw. Deshalb ist es so wichtig, ein skalierbares und flexibles SharePoint-Dokumentenmanagement- und Automatisierungssystem aufzubauen. Und das ist keine leichte Aufgabe.
Planung Ihrer SharePoint-Dokumentenverwaltung
Das allererste, was Sie brauchen, ist ein klarer und präziser Plan, in dem Sie die Aspekte im Zusammenhang mit der Dokumentenverwaltung in SharePoint beschreiben können. Der Plan ist für die Schaffung einer richtigen Architektur für die SharePoint-Dokumentenverwaltung unerlässlich, wenn Sie Probleme in der Zukunft vermeiden wollen.
Um die Dinge zu vereinfachen, habe ich eine Liste erstellt, eine Art Plan, mit allem, was für ein gut gestaltetes SharePoint-Dokumentenmanagementsystem notwendig ist. In diesem Beitrag werde ich die ersten 2 Themen des Plans behandeln. Andere Themen werde ich sicher in späteren Blogbeiträgen behandeln.
Plan für die SharePoint-Dokumentenverwaltung
1. Analysieren Sie vorhandene Dokumente. Dokumententypen und -eigenschaften bestimmen;
2. Schaffen Sie eine flexible und leicht erweiterbare Struktur von Inhaltstypen;
3. Auswählen, wo und wie Dokumente in SharePoint gespeichert werden sollen;
4. Erstellen Sie Felder, Seiten, Bibliotheken und Listen. Inhaltstypen hinzufügen;
5. Plan für Genehmigungen;
6. Definieren und automatisieren Sie die Benennung von SharePoint-Dokumenten;
7. Vereinheitlichung des Speicherorts von Dokumentvorlagen;
8. Verteilen von Inhalten auf kleinere Dateien;
9. Automatisierung von SharePoint-Dokumenten;
10. Optimieren von Ansichten und Bibliotheken;
Es handelt sich nicht um einen universellen Plan. Der Plan wird natürlich je nach Reifegrad des Unternehmens variieren. Ohne klar definierte Punkte wird es jedoch schwierig sein, ein gutes Dokumenten- und Content-Management-System auf SharePoint zu erstellen. In dieser Serie geht es um das Dokumentenmanagement auf SharePoint im Allgemeinen, aber wenn ich von SharePoint spreche, beziehe ich mich auf SharePoint Server 2013, zumindest häufiger.
Schritt 1. Analysieren Sie die vorhandenen Dokumente. Bestimmen Sie Dokumententypen und -eigenschaften.
Vorhandene Dokumente, Daten und Organisationsprozesse sind der Treibstoff für Ihr Projekt auf dem Weg zum Aufbau eines richtigen Dokumentenmanagementsystems mit SharePoint 2013 oder SharePoint 2010. Durch die Analyse bestehender Dokumente, Daten und Prozesse und Gespräche mit Personen aus verschiedenen Abteilungen können Sie sich ein Bild von der SharePoint-Architektur, der Liste der erforderlichen Eigenschaften, Bibliotheken, SharePoint-Listen, Inhaltstypen, möglichen SharePoint-Dokumentenautomatisierungs- und Dokumentenerzeugungsszenarien, Überprüfungs- oder Genehmigungsworkflows, Berechtigungen
Wenn wir uns die Dokumente und Prozesse z. B. der Vertriebs- oder Personalabteilungen im Rahmen des Dokumentenmanagements ansehen, werden wir feststellen, dass sie viele ähnliche Aufgaben in Bezug auf fehlerfreie Dokumentenerstellung, einfache Suche, Daten- oder Dokumentenaggregation, Berichterstattung, Verwaltung des Dokumentenablaufs, Genehmigung usw. haben.
Bei der Überprüfung von Dokumenten sollten Sie auf Folgendes achten:
- Welche Dokumente verwenden sie, wie sehen sie aus, welche Inhaltstypen sollten Sie erstellen, um die Dokumente vollständig zu beschreiben?
- Welche Daten könnten automatisch in Dokumente eingefügt werden?
- Soll ich diese Daten als Metadaten für ein Dokument verwenden?
- Welche Daten müssen Sie in Listen eingeben, um sie in zukünftigen Dokumenten wiederverwenden zu können? Ein gutes Beispiel hierfür sind Listen von Unternehmen oder Mitarbeitern, die Sie über Nachschlagewerke wiederverwenden können.
OK, lassen Sie uns über Dokument- und Inhaltstypen sprechen. Dokumenttypen sind verschiedene Arten von Dokumenten, die eine Organisation verwendet. Inhaltstypen sind SharePoint-Container, die zum Speichern einer Sammlung von Dokumenteigenschaften, ihrer Anordnung und von Dokumentvorlagen verwendet werden. Ist ein Dokumenttyp dasselbe wie ein Inhaltstyp, werden Sie sich vielleicht fragen, so ziemlich ja, zumindest sehr ähnlich.
Sollte also die Anzahl der Dokumenttypen gleich der Anzahl der Inhaltstypen sein? Die Antwort lautet in den meisten Fällen nein, denn es ist besser, eine Struktur mit übergeordneten und untergeordneten Inhaltstypen zu haben, um die Skalierbarkeit, Flexibilität und einfachste Verwaltung von Inhaltstypen in der Zukunft zu gewährleisten. In sehr kleinen Umgebungen können Sie jedoch keine oder nur wenige Inhaltstypen für die Erstellung von Dokumenten aus Vorlagen haben. Für eine bessere Strukturierung der Informationen empfehle ich jedoch die Verwendung von Inhaltstypen.
Eigenschaften. Die Hauptempfehlung für die Erstellung von Eigenschaften ergibt sich aus der Notwendigkeit, Daten nach diesen Daten zu sortieren oder zu suchen, Daten in Dokumente einzufügen, Eigenschaftsfelder für einige Berechnungen oder Automatisierungen, für Elementbeschreibungen in Listen, für Berichte und Business Intelligence-Zwecke zu verwenden.
Wo können Eigenschaftsfelder erstellt werden? Ich empfehle, sie auf Site-Ebene zu erstellen und sie über Inhaltstypen zu Dokumentbibliotheken hinzuzufügen. In den meisten Fällen erstellen wir Spalten auf Site-Ebene nur für Dokumentenbibliotheken, für Listen verwenden wir lokale Listenspalten. Denken Sie bei der Erstellung von Eigenschaftsfeldern an die Wahl des richtigen Datentyps. Bedenken Sie, dass jedes zusätzliche Nachschlagefeld das Rendering der SharePoint-Listenansicht verlangsamen wird.
Erstellen Sie Spaltennamen ohne Leerzeichen und benennen Sie sie dann nach der Erstellung um. Auf diese Weise erhalten Sie Spaltennamen, die schön und ordentlich sind und nicht diese lästigen _x0020_-Zusätze haben, mit denen SharePoint Leerzeichen ersetzt.
Schritt 2. Erstellen Sie eine flexible und leicht erweiterbare Inhaltstypstruktur.
Planen Sie die Struktur, Hierarchie und Metadaten des Inhaltstyps sorgfältig, bevor Sie Inhaltstypen erstellen.
- Wenn Sie Inhaltstypen auf jeder Site in Ihrer Site Collection verwenden möchten, erstellen Sie sie auf der Root-Site (Home).
- Um die Verwaltung zu vereinfachen, können Sie Ihre benutzerdefinierten Inhaltstypen in neue sinnvolle Gruppen einteilen. Zum Beispiel können Sie Inhaltstypen nach Abteilungen gruppieren: HR, Finanzen, IT, Projekte usw.
Da die Gruppen alphabetisch geordnet sind, verwende ich das Symbol “_” im Gruppennamen, um sicherzustellen, dass meine benutzerdefinierten Inhaltstypengruppen in der Liste der Website-Inhaltstypen ganz oben stehen, damit sie leicht zu finden sind.
Erstellen Sie Ihre benutzerdefinierten Inhaltstypen immer auf der Grundlage der standardmäßigen SharePoint-Inhaltstypen. Verwenden Sie z. B. für Listenformulartypen den Standard “Element” und für Dokumentinhaltstypen den Standard “Dokument”. So können Sie SharePoint in Zukunft aktualisieren, ohne dass Ihre Anpassungen verloren gehen.
- Die hierarchische Beziehung ermöglicht es Ihnen, die in einem Inhaltstyp (übergeordneter Typ) definierten Einstellungen (Felder) in anderen (untergeordneten) Inhaltstypen wiederzuverwenden. Die Hierarchie der Inhaltstypen kann auf eine unendliche Breite und Tiefe erweitert werden. Die beste Praxis ist jedoch die Verwendung einer dreistufigen Eltern-Kind-Hierarchie.
Hierarchie der Eltern-Kind-Inhaltstypen: ein genauerer Blick auf ein Verkaufs-/Buchhaltungsszenario:
Ihr Vertriebsteam möchte Angebote und Rechnungen erstellen.
Bestimmen Sie, wie viele der gleichen Metadaten für beide Arten von Dokumenten (Angebote und Rechnungen) erfasst werden müssen. So können wir einen “übergeordneten” Inhaltstyp erstellen “_Verkauf”(abgeleitet vom SharePoint-Inhaltstyp “Dokument”), der Spalten enthält, die gemeinsam genutzt werden sollen:
- DokumentDatum
- Kunde
- Gesamt
- Anmerkungen
Sie würden dann separate untergeordnete Inhaltstypen erstellen “Zitate” und “_Rechnungen”, die diese Spalten von der übergeordneten “_Verkauf“. Fügen Sie dann den untergeordneten Inhaltstypen _Quotations und _Invoices eindeutige Spalten hinzu, um die Sammlung von Spalten zu vervollständigen. Das Fälligkeitsdatum, zum Beispiel, im Falle von Rechnungen oder ValidUntil im Falle von Angeboten.
Wenn Sie alle Spalten eingestellt haben, erstellen Sie einen neuen Inhaltstyp und erben ihn von _Quotations oder _Invoices, um einen separaten Inhaltstyp zu haben, in dem nur eine Vorlagenkonfiguration gespeichert wird. So können Sie die erforderlichen Spalten wiederverwenden und gleichzeitig verschiedene Vorlagen verwenden.
So sieht die endgültige Kette von Inhaltstypen aus: Dokument -> _Verkauf (für die Speicherung von Haupteigenschaften, die zu untergeordneten Ebenen passen) -> Zitate (zum Speichern aller erforderlichen Felder für Angebote ->) Angebotsvorlage1 (unter Verwendung der Spaltensammlung von _Quotations und Speicherung von Template1-Informationen).
Denken Sie über nützliche Metadaten nach und versuchen Sie nicht einfügen zu viele Spalten in Ihren Inhaltstypen. Vermeiden Sie außerdem eine Vielzahl von erforderlich Felder zu. Die Benutzer werden nicht gerne Zeit mit dem Ausfüllen großer Formulare verschwenden. ODER, als weitere Option, können Sie unser SharePoint-Lösung zur Automatisierung von Dokumenten JungleDocs um die meisten Spalten automatisch zu füllen.
Ich schließe diesen Beitrag hier ab, aber sehen Sie sich auch den 2. Teil an SharePoint-Reihe zur Dokumentenverwaltung in dem ich Ihnen bei der Entscheidung helfe, ob Sie SharePoint-Dokumentenlisten oder -bibliotheken zum Speichern Ihrer Dateien verwenden sollen, und zwei Strategien vorstelle, wie Sie diese besser organisieren können.
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