Der Aufbau eines erfolgreichen Dokumentenmanagementsystems auf SharePoint ist keine schwere Aufgabe. Sie erfordert jedoch ein hohes Maß an Wissen und Aufwand. Glauben Sie mir, der Prozess kann einige Zeit in Anspruch nehmen, aber es wird sich in der Zukunft Ihres Unternehmens auszahlen, wenn die Komplexität und die Menge der Dokumente überwältigend sein können. In der Hoffnung, diesen Prozess für alle zugänglicher zu machen, werde ich in einer Reihe von Beiträgen unsere bewährten Praktiken zur SharePoint-Dokumentenverwaltung vorstellen.
In Teil 1 dieser Serie habe ich eine SharePoint-Dokumentenverwaltungsplan-Modell und diskutierte die ersten beiden Punkte. Wie wichtig es ist, die vorhandenen Dokumente in Ihrer Umgebung zu analysieren und eine einheitliche Inhaltsstruktur zu schaffen.
In diesem Beitrag gehe ich auf zwei weitere Punkte ein, in denen ich erörtere, welche Art von Containern Sie für die Speicherung von Dokumenten in SharePoint 2010 oder 2013 wählen sollten, und zeige, wie Sie dies tun.
Plan für SharePoint-Dokumentenmanagement
1. Analysieren Sie vorhandene Dokumente. Dokumententypen und -eigenschaften bestimmen;
2. Schaffen Sie eine flexible und leicht erweiterbare Struktur von Inhaltstypen;
3. Wählen Sie, wo und wie Dokumente in SharePoint gespeichert werden sollen;
4. Felder, Sites, Bibliotheken und Listen erstellen. Inhaltstypen hinzufügen;
5. Plan für Genehmigungen;
6. Definieren und automatisieren Sie die Benennung von SharePoint-Dokumenten;
7. Vereinheitlichen Sie den Speicherort von Dokumentvorlagen;
8. Verteilen Sie den Inhalt auf kleinere Dateien;
9. SharePoint-Dokumentenautomatisierung;
10. Optimieren Sie Ansichten und Bibliotheken;
Schritt 3. Wählen Sie, wo und wie Dokumente in SharePoint gespeichert werden sollen.
Wenn wir darüber sprechen, WO Dokumente in SharePoint gespeichert werden sollen, stehen wir immer vor einer Entscheidung. Soll ich eine SharePoint-Liste oder eine Bibliothek verwenden?
Wie Sie wissen, können Sie in SharePoint wählen, ob Sie Ihre Dokumente in SharePoint-Listen als Anhänge von Elementen oder in Dokumentbibliotheken als Elemente speichern möchten. Nun, die Wahl ist nicht so einfach, wie Sie vielleicht denken, und hängt von einigen Variablen ab, wie Ihren Dokumenttypen, Geschäftsprozessen, Sicherheitsanforderungen und der Funktionalität, die Sie zu erreichen versuchen. Lassen Sie uns beide Fälle durchspielen:
SharePoint-Liste: Speichern von Dokumenten als Anhänge von Elementen
Vorteile:
- Mehrere Dokumente können von einem einzigen Element unterstützt werden, da jedes Element als Container für die ihm angehängten Dokumente dient. Es ist eine gute Option (vor allem, wenn Sie SharePoint Foundation verwenden, wo My Sites oder Document Sets nicht genutzt werden können), um eingehende Dokumente zu speichern, wie z. B.: E-Mail-Kommunikation mit angehängten Geschäftsbriefen, Besprechungsagenden oder Protokollen; Verträge mit zusätzlichen Spezifikationen oder Anhängen; Mitarbeiterlisten mit zugehöriger individueller Dokumentation; Speicherung der gleichen Dokumente, aber in unterschiedlichen Dateitypen (z. B. .docx und .pdf) oder Dokumente, die nicht geändert werden müssen;
- Im Vergleich zu Dokumentenbibliotheken lassen sich Berechtigungen auf Objektebene und Feinzugriffsrechte leichter einrichten. Das liegt daran, dass es zusätzliche Einstellungen für Listen gibt wie:
SharePoint-Bibliothek: Speichern von Dokumenten als Elemente
Vorteile:
- Das Öffnen von Dokumenten ist schneller und bequemer;
- Unterstützt die gleichzeitige Bearbeitung eines Dokuments oder das Co-Authoring;
- Unterstützt die Öffnen mit Windows Explorer Funktion und vereinfacht die Verwaltung, das Kopieren und Löschen von Dokumenten;
- Die Dokumentenerstellung und der Mail-Merge-Prozess werden durch die Verwendung von Dateimetadaten und das automatische Ausfüllen vereinfacht. Eignet sich gut für die Erstellung von anpassbaren Verträgen, Rechnungen, Geschäftsvorschlägen, Präsentationen und Berichten mit SharePoint, insbesondere mit unserem Dokumentenautomatisierungslösung JungleDocs;
Ich denke, es ist klar, dass die Option, SharePoint-Bibliotheken zum Speichern von Dokumenten zu verwenden, mehr Vorteile als Nachteile bringt und mehr Nutzungsmöglichkeiten eröffnet. Aus diesem Grund versuchen wir bei der Entwicklung von Dokumentenmanagementsystemen in SharePoint die Verwendung von SharePoint-Listen zu vermeiden. Außerdem werde ich mich in diesem Beitrag und den folgenden Beiträgen der Serie auf die Speicherung von Dokumenten in Bibliotheken konzentrieren. Wir sehen Dokumente lieber als einen zentralen Punkt im System, mit Inhaltstypen, Metadaten und Vorlagen als unterstützende Faktoren für sehr gute Möglichkeiten zur Automatisierung und Migration von Dokumenten.
Sobald Sie sich entschieden haben, wo Sie Ihre Dokumente speichern wollen, können Sie sich mit der Frage beschäftigen, WIE Sie die Dokumente verwalten wollen, und das hängt von Variablen wie der erwarteten Menge an Objekten, den Umgebungsanforderungen und Überlegungen zu den Berechtigungen ab. Lassen Sie uns einige in SharePoint verfügbare Speichermethoden analysieren:
Normale Ansichten
Dies ist eine standardmäßige, weit verbreitete und sehr gute Option für Bibliotheken, die weniger als 5000 Objekte enthalten und keine fein abgestuften Berechtigungen verwenden. Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Bibliothek diese Menge nicht erreichen wird oder dies erst in einigen Jahren der Fall sein wird, sollten Sie mit Views fortfahren, da dies die einfachste und am leichtesten zu handhabende Methode ist. Die einzige Ausnahme ist die Notwendigkeit einer Gruppierung oder von Containern für Dokumente;
Ordner
Ich habe in vielen verschiedenen Blogs gelesen, dass Ordner aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit und ihrer Akzeptanzprobleme ein Übel sind. Ich stimme zu, dass die Verwendung von Ordnern mit Nachteilen für die Benutzerfreundlichkeit verbunden ist, aber manchmal muss man sie verwenden, um eine gesunde SharePoint-Umgebung zu gewährleisten. Hier ein Tipp: Speichern Sie alle Dokumente im Stammverzeichnis der Bibliothek, und wenn sich die Anzahl der Dokumente dem Schwellenwert der SharePoint-Standardansicht von 5000 Elementen nähert (für SharePoint 2010, SharePoint 2013), verschieben Sie einen Großteil Ihrer Dokumente in einen Ordner. Sie können Dokumente nach Monat oder nach ID ordnen, z. B. “1-4000”. Ziehen Sie die Verwendung von Ordner-Inhaltstypen in Erwägung, da dies zusätzliche Metadaten, eine bessere Beschreibung des Inhalts und sogar die Anpassung von Ansichten in diesen Ordnern ermöglicht;
Dokumentensätze
Sie sind hybride Ordner mit einigen zusätzlichen Funktionen. Der Hauptvorteil von Dokumentensätzen ist die Möglichkeit, Metadaten in die Dokumente zu übertragen. Dies ist besonders nützlich, um neue Dokumente in großen Mengen hochzuladen, z. B. Verträge mit Anhängen oder Mitarbeiterinformationen. Wir können die Metadaten eines einzelnen hochgeladenen Dokuments festlegen, aber wenn wir dies in großen Mengen tun, bezweifle ich, dass jemand zurückkommt, um die Eigenschaften jeder einzelnen Datei zu ändern. Bei der Verwendung von Dokumentensätzen müssen Sie das nicht tun. Gemeinsame Metadaten werden durch einen Timer-Job aktualisiert. Je nach Umfang der Informationen kann es einige Zeit dauern, bis alle Metadaten für die neuen Dokumente korrekt eingestellt sind. Aber es wird funktionieren. Machen Sie sich keine Sorgen.
Eine einzige Lösung für die Verwaltung von Dokumenten in Ihrem SharePoint zu wählen, wird nicht funktionieren. Idealerweise sollten Sie von allem ein wenig verwenden, um die Effizienz zu maximieren. Unabhängig davon, welche Kombination Sie wählen, können Sie durch die Speicherung von Dokumenten an einem Ort die SharePoint-Funktionen nutzen, und glauben Sie mir, das ist viel effizienter als alles, was wir uns selbst ausdenken können. Ansichten, Filter und Suchfunktionen sind allesamt leistungsstarke Werkzeuge, die Ihnen das Leben sehr erleichtern werden.
Der letzte Punkt, auf den ich in diesem Teil eingehen möchte, betrifft nicht die Art und Weise, wie Sie Ihre Dokumente speichern, sondern wie Sie leicht auf sie zugreifen oder sie filtern können. Dies sollte alle oben beschriebenen Speichermethoden ergänzen:
Verwaltete Metadaten
Besteht aus zentral verwalteten Begriffen, die als Artikelattribute verwendet werden können. Der Grad der Verwaltung kann unterschiedlich sein, von einem streng definierten Satz von Begriffen bis hin zu offenen Sätzen, die Benutzerbeiträge zulassen. Die zentrale Verwaltung sorgt für Konsistenz im gesamten Unternehmen und erleichtert die Suche. Allerdings muss jeder in Ihrem Unternehmen die Begriffe oder “Tags” kennen, um sie richtig zu verwenden. Dies kann eine gewisse Schulung erfordern.
Schritt 4. Erstellen Sie Felder, Sites, Bibliotheken und Listen. Fügen Sie Inhaltstypen hinzu.
An dieser Stelle werde ich die logische Organisation von Bibliotheken erörtern, wobei ich davon ausgehe, wie groß Ihre Bibliothek sein wird. Natürlich meine ich nicht, dass alle Dokumente in einer einzigen Bibliothek wie Shared Documents gespeichert werden sollten, nein. Die Dokumentenverwaltung in SharePoint erfolgt in der Regel durch die Gruppierung von Dokumenten gleichen oder ähnlichen Inhaltstyps und die Verwendung einer Sammlung von Websites und Dokumentbibliotheken. Bei sehr großen Umgebungen sollten die Dokumente manchmal in mehrere Websitesammlungen oder sogar Webanwendungen mit separaten Inhaltsdatenbanken aufgeteilt werden.
Bevor Sie Speicherplätze für alle Arten von Dokumenten in Ihrem SharePoint einrichten, analysieren Sie Ihre aktuelle Situation und entwerfen Sie eine Struktur für die Informationen. Berechnen Sie, wie viele Websites und Untersites Sie benötigen, wie viele Dokumentenbibliotheken es geben wird und wie sie alle miteinander verbunden sein werden. Es sollte so wenig Speicherorte oder Bibliotheken für Dokumente wie möglich geben.
Heißer Tipp: Sie sollten die am häufigsten wiederverwendeten Daten in der obersten Site Ihrer Dokumentenverwaltungshierarchie speichern. Der Hauptgrund dafür ist, dass Sie nur Nachschlagewerke erstellen können, die von der übergeordneten Site stammen. Site-Spalten können nur nach unten vererbt werden, so dass Lookups nur nach oben gehen können. Es ist nur möglich, dies zu umgehen, indem man die Eigenschaften der Nachschlagefelder direkt ändert.
Zwei Techniken
Wir verwenden zwei Techniken zur Organisation der Datenstruktur. Die erste ist eine Standardtechnik, bei der Sie Dokumente nach Dokumententyp organisierenDie Dokumente werden in verschiedenen Bibliotheken abgelegt: Arten von Dokumenten wie Vorschläge, Verträge, NDAs, Geschäftsbriefe usw. und Dokumente, die sich auf verschiedene Organisationen, Projekte, Mitarbeiter usw. beziehen. Im Grunde klassifizieren wir diese Dokumente mit Hilfe von Nachschlagewerken von übergeordneten Seiten (Unternehmen, Mitarbeiter, Projektnummer usw.). Mit einer solchen Architekturmethode haben Sie alle Dokumente desselben Typs in einer Bibliothek. Zum Beispiel werden alle Angebote für mehrere Kunden in derselben Bibliothek gespeichert.
Eine andere Technik ist Inhalte nach Entitäten organisieren, wie Kunde, Projekt oder Mitarbeiter. Mit dieser Technik organisieren Sie Ihre Struktur als Site pro Kunde oder Site pro Projekt, usw. Jeder Standort verfügt über die erforderlichen Bibliotheken, Listen, Kalender oder Seiten in ihm.
Eine Site per Entity-Methode kann sehr nützlich sein, wenn Sie Site-Templates für neue Entities definieren. Wir verwenden diese Technik auch für die Verwaltung von Projekten bei EnovaPoint. Allerdings kann diese Architektur sehr mühsam sein, wenn Sie eine bestehende Struktur ändern müssen. Sie sollten sehr vorsichtig sein, wenn Sie solche Strukturen für viele Entitäten-Sites implementieren. In diesem Fall brauchen Sie auf jeden Fall einen Plan oder Werkzeuge, wenn Sie die Struktur ändern müssen. Komplikationen können auftreten, wenn Sie Berichte von mehreren Standorten aus erstellen oder eine bestimmte Bibliothek auf Änderungen oder Verfall überwachen müssen.
Das war's für dieses Mal. Fühlen Sie sich frei, Kommentare zu hinterlassen und stellen Sie sicher, dass Sie die 3. Teil dieser SharePoint-Dokumentenmanagement-Serie wo ich Ihnen zeige, wie Sie Ihre Berechtigungen planen können, ohne Ihr Dokumentenmanagement- und Automatisierungssystem in SharePoint zu gefährden.
Automatisieren Sie Ihre SharePoint-Dokumente
Testen Sie JungleDocs Dokumentenautomatisierung kostenlos!
Start Frei