Der Hauptgrund, warum SharePoint-Benutzer den SharePoint-Dateinamen keine große Aufmerksamkeit schenken, lässt sich in einem einzigen Wort zusammenfassen: Metadaten. Da SharePoint es uns ermöglicht, jede Eigenschaft eines Dokuments in den Metadaten der einzelnen Spalten zu beschreiben, ist der Dateiname selbst fast bedeutungslos.
Aber das ist nicht wahr.
In den meisten Fällen ist der Dateiname immer noch die wichtigste Kennung für das Dokument in der SharePoint-Bibliothek. Darüber hinaus ermöglicht er die korrekte Reihenfolge der Elemente, trägt zur Vereinfachung des täglichen Verwaltungsprozesses bei und macht die Arbeit für den Endbenutzer angenehmer.
Sobald sich ein Dokument außerhalb Ihrer SharePoint-Umgebung befindet, z. B. beim Senden und Empfangen von Dokumenten von externen Clients per E-Mail, sind alle Metadateninformationen schwerer zugänglich oder gehen ganz verloren. Es bleibt dann nur noch der Name des Dokuments übrig.
Auf dieser neuen Stelle unseres Serie bewährter Praktiken für die SharePoint-Dokumentenverwaltung, Ich werde einige Regeln und Ideen für die Benennung von Dokumenten besprechen, um Ihr SharePoint-Dokumentenautomatisierungssystem zu verstärken. Bleiben Sie also dran!
Plan für SharePoint-Dokumentenmanagement
1. Analysieren Sie vorhandene Dokumente. Dokumententypen und -eigenschaften bestimmen;
2. Schaffen Sie eine flexible und leicht erweiterbare Struktur von Inhaltstypen;
3. Wählen Sie, wo und wie Dokumente in SharePoint gespeichert werden sollen;
4. Felder, Sites, Bibliotheken und Listen erstellen. Inhaltstypen hinzufügen;
5. Plan für Genehmigungen;
6. Definieren und automatisieren Sie die Benennung von SharePoint-Dokumenten;
7. Vereinheitlichen Sie den Speicherort von Dokumentvorlagen;
8. Verteilen Sie den Inhalt auf kleinere Dateien;
9. SharePoint-Dokumentenautomatisierung;
10. Optimieren Sie Ansichten und Bibliotheken;
Schritt 6. Definieren und automatisieren Sie die Benennung von SharePoint-Dokumenten.
Die Notwendigkeit einer Benennungsrichtlinie ist einfach zu verstehen: Ohne eine solche Richtlinie wird jeder Mitarbeiter, der eine neue Datei benennen muss, dies so tun, wie er es für richtig hält, was bedeutet, dass die Dateien auf unterschiedliche Weise benannt werden. Dieser Bruch in der Einheitlichkeit führt nicht nur zu Verwirrung, sondern auch zu Unvorhersehbarem Risikostufen für das Unternehmen.
Sicherlich kann eine gut durchdachte SharePoint-Richtlinie zur Benennung von Dokumenten dazu beitragen, die SharePoint-Suche zu optimieren, die Benutzererfahrung zu verbessern, Dateien zu organisieren und zu filtern und eine gesunde Umgebungsleistung zu erhalten.
Aus diesem Grund habe ich 5 globale Regeln für die Benennung von SharePoint-Dokumenten aufgestellt. Werfen Sie einen Blick darauf:
Regel #01: eindeutige Dateinamen wählen
Der erste Schritt bei der Namensgebung in SharePoint besteht darin, festzulegen, welche Daten in die Dateinamenstruktur aufgenommen werden sollen. Da es sich um SharePoint handelt, müssen die Metadaten ausgewählt werden, die besonders hervorgehoben werden sollen. Was also macht Informationen in diesem Szenario wichtiger? Es sind zwei Punkte zu berücksichtigen:
Punkt #1: Wichtige Informationen sollten die Dateinamen der Dokumente zusammenhängend, aber auch untereinander einzigartig machen;
Beispiel: Sie haben eine große Anzahl von Verkaufs- oder Projektdokumenten in einer Bibliothek, z. B. Rechnungen, Angebote, Qualitätssicherungen usw. Erwägen Sie, dem Dateinamen eine kurze Beschreibung oder eine Abkürzung für den “Typ” des Dokuments beizufügen, z. B. INV - für Rechnungen, QN - für Angebote oder QA - für Qualitätssicherung, gefolgt vom Namen des Kunden und der Dokument-ID-Nummer. Auf diese Weise lassen sich alle Dokumente zuordnen, aber jede Datei bleibt eindeutig.
Falsch
- Contoso-Rechnung1.pdf
- Qualitätssicherungs-Dokument-Contoso-5.pdf
- Contoso_ClientAngebot.pdf
Richtig
- INV-Kontos-01.pdf
- QA-Contoso-05.pdf
- QN-Contoso-01.pdf
Punkt #2: Wichtige Informationen sollen die täglichen Abläufe im Umgang mit den Dokumenten optimieren (z.B. Sortieren, Filtern und Suchen).
In den meisten Fällen empfiehlt es sich, in die Namensstruktur einige eindeutige Dokumentensequenzen wie Dokumentennummern oder Kunden-IDs aufzunehmen. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Dateien strukturierter zu organisieren und sie bei Bedarf schneller zu finden.
Falsch
- Angebot-2015-NeuesDokument.pdf
- ProjektContoso-SponsoringVorschlag-V1Entwurf.pdf
- Contoso_Group_Germany_Office-Quotation.pdf
Richtig
- QN-15-0001.pdf
[Art + Jahr + Dokument-ID]
- P023-SP-V01_1.pdf
[Projekt-ID + Typ + Entwurfsversion]
- CL204320-QN.pdf
[Kunden-ID + Typ]
Beide Punkte können je nach Szenario stark variieren. Nur durch Testen können Sie eine optimale Lösung für jeden Fall finden. Achten Sie auf die Menge der verwendeten Informationen: gerade so viele Elemente, dass das Dokument schnell identifiziert werden kann und die Suche präzise und spezifisch ist, aber nicht zu viele, die die Abrufzeit durch unnötige Daten beeinträchtigen würden.
Falsch
- Rechnung-Contoso.pdf
Nicht genügend Informationen
- Angebot-Kunde_Contoso-2015-n2-Version2.pdf
Enthält unnötige Informationen
Richtig
- INV-Contoso-0125.pdf
- QN-Contoso-15-002-V02.pdf
Regel #02: Mach es kurz
Wie ich bereits erwähnt habe, sollte der Dateiname so kurz wie möglich sein, ohne dass er seine Identifizierungs- und Suchfunktion verliert. Außerdem benötigen längere Dateinamen mehr Zeit zum Lesen und Merken. Da SharePoint die Dateinamen in die URLs einbezieht, führt ein langer Dateiname zu einem langen SharePoint-Dateipfad, was die Freigabe per E-Mail erschwert. Außerdem kann ein Übermaß an Daten die Leistung der Umgebung beeinträchtigen.
Es gibt viele Möglichkeiten, die Größe eines Dateinamens zu reduzieren: Beginnen Sie damit, sich wiederholende Wörter durch Präfixe oder Abkürzungen zu ersetzen (z. B. DRG für Zeichnungen) und eine Versionskonvention einzuführen (z. B. steht v. 01, 02 für Hauptversionen von Dokumenten und v.01_01, 02_01 für Entwürfe der jeweiligen Hauptversionen).
Falsch
- ProjektKontos-Zeichnungen4-EndgültigeVersion.pdf
- Universität Deutschland - Zahlung-2014-Entwurf1.pdf
Richtig
- P025-DRG-004-V01.pdf
[Projekt-ID + Typ + Dokument-ID + endgültige Version]
- UniGER-PAY-V01_01.pdf
[Kunde + Typ + Entwurfsversion]
Vermeiden Sie Leerzeichen in Dateinamen. SharePoint kann diese nicht in URLs übernehmen, ersetzt jedes Leerzeichen durch “” und macht den Dateipfad dadurch schwer lesbar. Verwenden Sie daher den Bindestrich (-) als Trennzeichen zwischen den einzelnen Elementen und den Unterstrich (_) zur Trennung mehrerer Wörter innerhalb desselben Elements. Eine weitere Möglichkeit ist die Großschreibung des ersten Buchstabens jedes Wortes.
Falsch
- Rechnung der Contoso-Gruppe 1.pdf
URL= …\Contosogroupinvoice1.pdf
- JungleMail SharePoint 2013 Testversion V.3.pdf
URL= …\JungleMailSharePoint2013TrialVersionV.3.pdf
Richtig
- ContosoGrp-INV-01.pdf
URL= ...\ContosoGrp-INV-01.pdf
- JungleMail_SP13-Versuch-V03.pdf
URL= ...\JungleMail_SP13-Trial-V03.pdf
Regel #03: Definieren Sie die Datenreihenfolge
Die Reihenfolge der Elemente im Dateinamen kann ein kritischer Punkt für den Erfolg eines Dokumentenmanagementsystems sein. Sie wirkt sich nicht nur auf die Art und Weise aus, wie Dokumente gespeichert und angezeigt werden, sondern auch auf die Art und Weise, wie sie durchsucht werden. Hier sind jedoch zwei Punkte zu beachten:
Punkt #1: Die Elemente des Dateinamens sollten nach ihrem Detaillierungsgrad geordnet werden: vom Allgemeinen zum Speziellen. Das ist logischer.
Punkt #2: Elemente des Dateinamens mit demselben Detaillierungsgrad sollten nach ihrer Bedeutung für den Abrufprozess geordnet werden. Außerdem sollte das Element, nach dem am häufigsten gesucht wird, an erster Stelle stehen.
Falsch
- Version2-Sponsoring-Vorschlag-Contoso.pdf
- 3Quartal-2015-Partnerschaft_Vertrag-EnovaPoint.pdf
Richtig
- SP-Kontos-V02.pdf
[Typ ist allgemeiner / Version ist spezifischer]
- EnovaPoint-PCT-Q3-15.pdf
(Der Kunde ist für die Suche wichtiger)
Auch hier sollte der Prozess je nach dem Profil der betreffenden Dokumente und dem Ziel ihrer Container variieren. Es ist notwendig, jede SharePoint-Bibliothek/Liste oder jeden Ordner separat zu betrachten, damit die Suche und Sortierung von Dokumenten optimal funktionieren kann.
Aber hier sind einige Ideen, die helfen können. Erstens: Verwenden Sie niemals Nummern mit weniger als 2 Ziffern. Dies ist sehr wichtig, um die numerische Reihenfolge der Dateien beizubehalten, wenn sie nach Namen sortiert werden. Fügen Sie zweifellos immer eine Null vor den Zahlen 0-9 ein. Ich weiß, das klingt offensichtlich, aber irgendwann werden Sie das übersehen.
Dasselbe gilt für Datumsangaben: Sie werden immer in einer 8-stelligen Zahl und von hinten nach vorne dargestellt, d. h. nach diesem Muster: “JJJJMMTT” (Jahr, Monat, Datum), um eine korrekte chronologische Reihenfolge zu gewährleisten. Wenn Sie die Dokumentennummer in den Dateinamen aufnehmen, sollten Sie immer den Dokumentenumlauf Ihres Unternehmens berücksichtigen. Liegt dieser beispielsweise im Bereich von 100 Tausend, reicht ein 3-stelliges Suffix nicht aus. Beginnen Sie in diesem Fall mit der Nummer “000001” und folgen Sie von dort aus.
Falsch
- Qualitätssicherung-Contoso-07-04-2015Arbeitsauftrag.pdf
- Fev_10_2015-MarketingMeeting.pdf
- DschungelDokumente_Prozess-John_Smith-n120.pdf
Richtig
- QA-WO-Contoso-20150407.pdf
[Typ + Typ2 + Kunde + Datum]
- 20150210-Mktg-MTG.pdf
[Datum + Abteilung + Art]
- SmithJohn-JD_Prozess_00120.pdf
[Name + Produkt + Version]
Regel #04: Plan zur externen Verwendung
Es ist ziemlich klar, dass alle diese Benennungsrichtlinien dazu gedacht sind, die bereits im SharePoint-Dokument vorhandenen Metadaten zu unterstützen. Deshalb sollten nicht unbedingt alle Daten in den Namen eingefügt werden.
Aber was passiert, wenn Dateien die SharePoint-Umgebung verlassen müssen? Wir können uns nämlich nicht mehr darauf verlassen, dass alle SharePoint-Metadaten und die Ordnerstruktur sichtbar oder leicht zugänglich sind. Eine Datei kann ihren Kontext verlieren und Sie können sie in der Dokumentenstruktur verlieren.
Aus diesem Grund ist es wichtig, Dateinamen für Dokumente, die per E-Mail oder über tragbare Geräte weitergegeben werden sollen, anders zu planen. Die Regeln für die “Kurzfassung” und die “Festlegung der Datenreihenfolge” können auf die gleiche Weise angewendet werden. Was sich ändert, ist die Auswahl der Daten, die mehr Informationen enthalten sollten.
Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, ist das Auflösen eines hierarchische Ordnerstruktur und die Integration der Daten in den Dateinamen des Dokuments. Dies trägt nicht nur dazu bei, dass es bei der Dokumentenverwaltung im Allgemeinen weniger Ordnerebenen gibt, sondern macht auch die Suche und Identifizierung präziser.
Falsch
- .../JungleDocs/Dokumentation/Report/ExportSPLists.pdf
- .../SalesDocs/Angebote/Kunden/Contoso/151002.pdf
- .../EnovaPoint/Site/Blog/Artikel/DocManagPart02.pdf
Richtig
- .../JungleDocs/JD_DOC-Report-ExpSPLists.pdf
• …/Sales/QN-Contoso-20151002.pdf
- .../EnovaPoint/Blog-ART-DocManagP02.pdf
Regel #05: Durchsetzung der Richtlinie und Automatisierung
Der letzte Punkt, den ich im Zusammenhang mit der Benennung von SharePoint-Dokumenten ansprechen möchte, ist der, dass selbst wenn Sie eine geeignete Benennungsrichtlinie haben, diese von allen befolgt werden muss. Das könnte allerdings eine schwierige Aufgabe sein. Wie wir bereits besprochen haben, hat jeder Container seine eigenen Konventionen, und nicht jeder ist mit allen Details vertraut. Aus diesem Grund empfehlen wir dringend, diesen Prozess zu automatisieren.
Sie können den Prozess des Ausfüllens von Metadaten mit den Standardfunktionen von SharePoint automatisieren. Verwenden Sie eine Kombination aus Standardspaltenwerten und Spaltenvalidierung, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente die richtigen Eigenschaften aufweisen.
Allerdings können Sie diesen Vorgang nicht einfach für die Spalte Titel durchführen. Hierfür können Sie Tools von Drittanbietern verwenden. Für uns wäre das natürlich DschungelDocs. Es ermöglicht die formelhafte Benennung von Dokumenten, d.h. Sie können ein Muster angeben, nach dem JungleDocs Ihre Dokumente benennen soll, und JungleDocs benennt sie entsprechend. So gut wie jede Art von Name ist möglich, es hängt nur davon ab, wie komplex die Formel ist, die wir erfolgreich schreiben können.
Sobald wir dies eingerichtet haben, wird jedes neue Dokument automatisch benannt und die Präfixe korrekt gesetzt, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Sie können auch andere Spaltenwerte automatisch auf die gleiche Weise festlegen, so dass Sie sich um die Benennung der Dokumente überhaupt nicht kümmern müssen.
Vielen Dank, dass Sie diese Blogserie weiterverfolgt haben, und halten Sie sich für den nächsten Beitrag über die Verwaltung von Dokumenteninhalten bereit!
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