Um die Erstellung von Berichten zu beschleunigen und Ihren Büroalltag generell zu erleichtern, haben wir zwei neue Funktionen in DschungelDocs für Office 365, die wir gerne mit Ihnen teilen möchten.
- JungleDocs Modern UI ermöglicht den schnellen Zugriff auf JungleDocs-Regeln, ohne dass Sie Ihre aktuelle SharePoint-Liste oder -Bibliothek verlassen müssen.
- Zusammenführen ermöglicht es Ihnen, beim Navigieren in SharePoint nach Dokumenten zu suchen und sie dann zusammenzuführen, zusätzlich zu einigen Konvertierungs- und Komprimierungsoptionen.
In diesem Beitrag werden wir jede Funktion mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung erklären, wie Sie von jeder Funktion profitieren können.
Brandneue UI
Einfach ausgedrückt, ist Modern UI eine Anwendung, die Sie als Ergänzung zu JungleDocs verwenden können. Nach der Installation funktioniert Modern UI wie eine übersichtliche Seitenleiste, von der aus Sie JungleDocs-Regeln starten können. Der große Unterschied besteht darin, dass Sie bei der Verwendung der Seitenleiste auf demselben SharePoint-Speicherort bleiben (eine Liste oder eine Bibliothek). Die Seitenleiste öffnet sich auch vergleichsweise schneller.
Die Erstellung neuer Regeln oder die Bearbeitung bestehender Regeln erfolgt nach wie vor in der Hauptanwendung von JungleDocs, auf die Sie über Befehle in der Seitenleiste zugreifen können.
Modern UI beschleunigt nicht nur die Dokumentenerstellung, sondern eröffnet auch Szenarien, die vorher nicht wirklich realisierbar waren. Es ist jetzt einfach, Dokumente auf einem beliebig großen Bildschirm zu erstellen. Die Arbeit mit SharePoint im Allgemeinen sollte natürlich nach wie vor Desktop-Computern oder Laptops überlassen werden - aber Sie werden mit Ihrem Smartphone oder Tablet bestens zurechtkommen, wenn Sie den Vorschlag unterwegs verschicken müssen.
Einrichtung
Nur SharePoint- oder globale Administratoren können die moderne Benutzeroberfläche installieren. Die Anleitung besteht aus drei Schritten:
- Laden Sie die Installationsdatei von JungleDocs Modern UI herunter und entpacken Sie sie.
- Laden Sie die extrahierte .sppkg-Datei in den App Catalog hoch.
- Stellen Sie die Anwendung bereit und testen Sie sie.
Sie können mehr über die Installationsschritte lesen hier.
Es ist auch wichtig zu beachten, dass Modern UI für die moderne SharePoint-Erfahrung. Wenn Sie zur klassischen Benutzeroberfläche wechseln und JungleDocs starten, werden Sie zur vollständigen Anwendung anstatt zur Seitenleiste geleitet. Das bedeutet, dass Modern UI in SharePoint 2016 oder älteren Versionen, die nur die klassische Oberfläche bieten, nicht funktionieren wird. Die gute Nachricht ist, dass SharePoint 2019 ist erschienen und unterstützt neben anderen coolen Funktionen auch die moderne Erfahrung. Sie können davon ausgehen, dass unsere neue Funktion bald auf dieser Plattform verfügbar sein wird.
Zusammenführen und Konvertieren
Nehmen wir an, es steht eine Verhandlung mit einem langjährigen Kunden an und Sie möchten einen schnellen Überblick über die versandten Angebote und Rechnungen. Oder Sie müssen Unterlagen für ein neues Teammitglied vorbereiten, damit es den Kern des Projekts versteht. In solchen Szenarien gibt es oft nicht nur eine ganze Reihe von Dokumenten zu überfliegen, sondern sie sind auch über mehrere Sharepoint-Bibliotheken oder sogar Websites verstreut.
Der übliche Weg ist, die Dokumente einzeln herunterzuladen und zu lesen oder auszudrucken. Wir haben jedoch eine elegantere Lösung entwickelt. Die neue Funktion "Zusammenführen" ermöglicht es Ihnen, Links zu Dokumenten zu sammeln, während Sie in SharePoint navigieren, und dann einige coole Dinge mit Ihrer Liste zu tun.
Hier ist ein kurzes Beispiel für Merge in Aktion. Zunächst wählen wir einige Dokumente aus einer zufälligen Liste aus und starten JungleDocs. Jetzt gehen wir auf die Registerkarte Zusammenführen und klicken auf Ausgewählte Dokumente zur Zusammenführungsliste hinzufügen. Wir können zu anderen SharePoint-Listen navigieren und diesen Vorgang so oft wie nötig wiederholen. Wir können auch die Reihenfolge der Dokumente vor dem Zusammenführen ändern, indem wir sie einfach verschieben. Die Standard-Schaltflächenaktion ist ebenfalls in den Einstellungen konfigurierbar.
Wie Sie sehen können, gibt es in der Dropdown-Liste Zusammenführen mehrere Optionen. Wir können:
- Zusammenführen der Dokumente und laden Sie sie herunter oder speichern Sie sie in der aktuellen SharePoint-Bibliothek. Wenn Sie Dokumente desselben Typs zusammenführen, kann das zusammengeführte Dokument entweder im Originalformat oder im PDF-Format vorliegen. Sie können auch Dokumente unterschiedlichen Typs zusammenführen, aber nur im PDF-Format.
- Download der Liste als ZIP-Archiv. Ziemlich selbsterklärend.
Eine weitere neue Funktion in Modern UI ist die Konvertierung in PDF, die auf der Registerkarte Konvertieren verfügbar ist. Genau wie beim Zusammenführen können Sie mehrere Dokumente auswählen und in PDF-Dateien konvertieren, die Sie herunterladen oder in der aktuellen SharePoint-Bibliothek speichern können. Beachten Sie, dass mit dieser Option keine Dateien zusammengeführt werden, sondern nur alle auf einmal konvertiert werden. Wenn Sie die konvertierten Dateien herunterladen, werden sie ebenfalls in eine ZIP-Datei komprimiert.
Derzeit sind die Registerkarten Zusammenführen und Konvertieren nur in der Modern UI verfügbar, aber wir haben Pläne, diese Funktion auch in die Standardoberfläche von JungleDocs einzuführen.
Automatisieren Sie Ihre SharePoint-Dokumente
Testen Sie JungleDocs Dokumentenautomatisierung kostenlos!
Start Frei