2 Möglichkeiten zum Archivieren von E-Mails mit Microsoft Flow

Dieser Blog-Beitrag ist die Antwort auf die Frage eines unserer Kunden aus der Praxis. Sie war auf der Suche nach einer einfachen Möglichkeit, Newsletter automatisch in SharePoint Online zu speichern. Außerdem wollte sie sie “im lesbaren Format” haben, d. h. mit allen Formatierungen. Im Idealfall sollte der gesamte Prozess auch noch kostenlos sein, so dass Tools von Drittanbietern nur als letzte Option in Frage kamen. Erfahren Sie mehr über zwei Möglichkeiten, E-Mails mit Microsoft Flow zu archivieren.

Glücklicherweise gibt es eine Möglichkeit, all dies zu tun, und sie ist relativ einfach - wenn man weiß, worauf man achten muss. In diesem Tutorial geht es um Folgendes:

• Vermarkter, die ihren Kollegen einen Nur-Lese-Zugang zu Newslettern gewähren wollen
• Benutzer, die ein durchsuchbares Newsletter-Archiv in SharePoint Online erstellen möchten

Workflow Buzz

Wir bei EnovaPoint stehen auf Automatisierung - daher freuen wir uns über die wachsende Beliebtheit von Diensten, die Menschen helfen, weniger Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben zu verbringen.

Einer der wichtigsten Akteure auf diesem Gebiet ist Microsoft Flow - ein Cloud-basiertes Tool, mit dem Sie Prozesse, die aus mehreren Aufgaben bestehen, über mehrere Anwendungen hinweg erstellen und automatisieren können. In der IT werden solche Prozesse als Workflows bezeichnet, und Microsoft nennt sie Flows. Sie bilden den Kern dieses Tutorials.

Um einen Ablauf zu erstellen, legen Sie fest, welche Aktion erfolgen soll, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt. Dieses Ereignis ist bekannt als Auslöser. Das primäre Ereignis löst also eine Aktion aus, die wiederum eine andere Aktion auslöst, und so weiter, bis der Prozess abgeschlossen ist. So funktioniert, kurz gesagt, Microsoft Flow.

Microsoft Flow wurde 2016 eingeführt und unterstützt derzeit mehr als 200 verschiedene Anwendungen und zwei der wichtigsten E-Mail-Clients: Outlook und Google Mail. Wenn Sie einen anderen Client verwenden, haben Sie nur die Möglichkeit, Flow-kompatible Tools von Drittanbietern wie Parserr zu nutzen, die ein separates Konto erfordern und die gesamte Einrichtung etwas komplizierter machen.

Methode #1: E-Mail in SharePoint-Bibliothek hochladen

Wie wir bereits erwähnt haben, können Sie Ihre Newsletter sowohl als SharePoint Online Bibliotheksdokumente als auch als Listenelemente automatisch archivieren lassen. Lassen Sie uns mit der ersten Methode beginnen.

1. Erstellen einer SharePoint-Bibliothek die als Newsletter-Archiv dienen wird.
2. Entscheiden Sie sich für das E-Mail-Konto, von dem die Newsletter auf SharePoint Online hochgeladen werden sollen. Richten Sie dann den automatischen Versand einer Kopie Ihres Newsletters an dieses Konto ein. In JungleMail für Office 365 können Sie zusätzliche Empfänger festlegen, indem Sie auf das Zahnradsymbol und dann auf Andere.
3. Melden Sie sich bei Microsoft Flow an. Stellen Sie sicher, dass Ihr Konto auch Zugriff auf die SharePoint Online-Website hat, auf der das Archiv erstellt werden soll.
   Klicken Sie auf Meine Ströme, dann Aus Blanko erstellen.
   Suchen Sie in der unten stehenden Auslöserliste nach und klicken Sie auf Wenn eine neue E-Mail eintrifft. Wenn Sie nur bestimmte Newsletter kopieren möchten, klicken Sie auf Erweiterte Optionen anzeigen um die Auslösebedingungen einzugrenzen.
   Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf Neuer Schritt und fügen Sie eine Aktion hinzu Office 365 Outlook - E-Mails exportieren.
   Klicken Sie auf das Nachricht Id. Suchen Sie dann im Popup auf der rechten Seite nach dynamischem Inhalt mit der Bezeichnung Nachricht Id.
   Hinzufügen einer Aktion SharePoint - Datei erstellen. Hier können Sie den Speicherort und die Eigenschaften Ihrer Newsletter-Kopie angeben:Standort Adresse: Geben Sie die URL Ihrer Zielsite an. Normalerweise sollten Sie diese in der Dropdown-Liste finden.
   Ordner Pfad: Fügen Sie den Namen der Zielbibliothek hinzu.
   Datei NameHier können Sie kreativ werden und statischen Text mit mehreren Werten aus der Dropdown-Liste für dynamische Inhalte mischen. Oder Sie können einfach hinzufügen Thema. Wenn Sie möchten, dass die Datei von Ihrem Browser gelesen werden kann, fügen Sie das Suffix .eml oder .mht am Ende hinzu und sehen Sie, welches Format für Sie am besten geeignet ist.
   Datei Inhalt: hinzufügen Körper aus der Dropdown-Liste für dynamische Inhalte.
   Speichern und testen Sie Ihren Ablauf. Wenn Sie auf Fehler stoßen, überprüfen Sie die Dateipfade: Das Problem liegt höchstwahrscheinlich dort.

Die endgültige Ablaufstruktur sollte wie folgt aussehen:

Und hier ist die Kopie des Newsletters, gespeichert als Bibliotheksdokument:

Methode #2: E-Mail in SharePoint-Liste speichern

Die Konvertierung von E-Mails in ein SharePoint Online-Listenelement ermöglicht es Ihnen, zusätzliche Informationen über E-Mails als Metadaten zu speichern. Das ist ein großer Vorteil, wenn Sie später ernsthaft mit Ihrem Newsletter-Archiv arbeiten möchten. Mit den Metadaten-Spalten können Sie Elemente (z. B. Newsletter) sortieren, filtern und gruppieren, so dass sie viel leichter zu finden sind.

So erstellen Sie einen Workflow:

1. Erstellen einer SharePoint-Liste die als Ihr Newsletter-Archiv dienen wird. Erstellen Sie dann die grundlegenden Spalten, die Sie in dieser Liste benötigen (z. B. Betreff, Versanddatum, Von).
2. Wiederholen Sie die Schritte 2-5 aus der obigen Anleitung.
3. Hinzufügen einer Aktion SharePoint - Element erstellen und füllen Sie die Felder aus:
   1. Standort Adresse: Geben Sie die URL Ihrer Zielsite an. Normalerweise sollten Sie diese in der Dropdown-Liste finden.
   2. Liste Name: Name der SharePoint-Liste für Ihr Newsletter-Archiv.
   3. Die übrigen Felder spiegeln die Spalten wider, die Sie in der Liste erstellt haben. Wählen Sie geeignete Metadaten für diese Spalten aus, indem Sie in der Dropdown-Liste die Option "Dynamischer Inhalt" auswählen.
4. Speichern und testen Sie Ihren Ablauf.

Dies ist ein Beispiel für unsere Ablaufstruktur:

Und das ist das Ergebnis:

Jetzt können Sie das Element auswählen und dann auf das Informationssymbol auf der rechten Seite klicken, um den E-Mail-Inhalt anzuzeigen. Alternativ können Sie auch auf Rückkehr zum klassischen SharePoint unten links auf dem Bildschirm - dadurch wird der Inhalt der E-Mails direkt in der Liste angezeigt:

Integration von Newslettern in die Kommunikationsseite

Sobald Sie Ihre Newsletter in SharePoint Online hochgeladen haben, gibt es mehrere Möglichkeiten, diese Inhalte weiterzugeben. Die wahrscheinlich effektivste ist die Einbindung des Archivs in eine SharePoint-Kommunikationsseite.

Die Ende letzten Jahres eingeführten Kommunikationsseiten sind Teil des Office 365-Pakets. Laut Microsoft sind sie “perfekt für interne, unternehmensübergreifende Kampagnen, wöchentliche und monatliche Berichte, Status-Updates, Produkteinführungen, Veranstaltungen und mehr“. Kurz gesagt, es ist eine großartige Möglichkeit, mit einem breiteren Publikum in Ihrem Unternehmen zu kommunizieren.

Die Kommunikationsseiten werden in zwei konfigurierbaren Vorlagen geliefert (siehe oben), oder Sie können mit einer leeren Seite beginnen.

Sie können zum Beispiel eine Kommunikationsseite erstellen und erstellen Sie darin eine Seite, um Aktualisierungen zu einem bestimmten Unternehmensprojekt mitzuteilen. Auf einer solchen Seite könnte unter anderem eine Vorschau der letzten an die Kunden versandten Newsletter angezeigt werden. Wir fanden heraus, dass dies am besten zu bewerkstelligen war:

• Erstellen Sie eine separate Liste für Newsletter;
• einen Microsoft-Flow für den Import von Newslettern in diese Liste einrichten;
• den Dateibetrachter hinzufügen webpart auf der Seite.

Das Beste daran ist, dass Ihr Newsletter-Archiv automatisch aktualisiert wird, sobald ein neuer Newsletter erscheint - und damit wird auch Ihre Kommunikationsseite aktualisiert.

E-Mails in SharePoint automatisch archivieren

JungleMail Newsletter und Umfrage-App’Die Benutzer von Microsoft Flow sparen Zeit, da sie die E-Mail-Archivierung mit Microsoft Flow nicht konfigurieren müssen. Die App kann Newsletter automatisch in SharePoint speichern. Mit JungleMail integriert SharePoint-Newsletter-Archiv müssen Sie nur auswählen, auf welcher Website Sie die Newsletter archivieren möchten.

Wir hoffen, dass diese Anleitung Ihnen geholfen hat, das zu finden, wonach Sie gesucht haben!

Automatische Archivierung von Newslettern in SharePoint

Entdecken Sie alle Funktionen der JungleMail Newsletter- und Umfrage-App mit einer 30-tägigen Testversion.

Start Frei