In unserer Serie über die Verwaltung von Dokumenten kommen wir nun zum Thema Dokumenteninhalt selbst. Ich werde darüber sprechen, wie Sie den Inhalt von Dokumenten effizient verwalten und für eine aufgeräumte Umgebung sorgen können. Der erste Gedanke mag sein, dass es nicht wichtig ist, wie wir den Inhalt von Dokumenten verwalten, solange die Dokumente selbst leicht zu finden sind. Die Art und Weise, wie Sie den Inhalt von Dokumenten verwalten, wirkt sich jedoch direkt auf die Art und Weise aus, wie Ihr SharePoint als Dokumentenverwaltungssystem aufgebaut ist, und kann die Möglichkeiten der Dokumentenverwaltung sogar einschränken oder erweitern. Entdecken Sie 2 Möglichkeiten zum Speichern von SharePoint-Dokumentenvorlagen!
Plan für SharePoint-Dokumentenmanagement
1. Analysieren Sie vorhandene Dokumente. Dokumententypen und -eigenschaften bestimmen;
2. Schaffen Sie eine flexible und leicht erweiterbare Struktur von Inhaltstypen;
3. Wählen Sie, wo und wie Dokumente in SharePoint gespeichert werden sollen;
4. Felder, Sites, Bibliotheken und Listen erstellen. Inhaltstypen hinzufügen;
5. Plan für Genehmigungen;
6. Definieren und automatisieren Sie die Benennung von SharePoint-Dokumenten;
7. Vereinheitlichen Sie den Speicherort von Dokumentvorlagen;
8. Verteilen Sie den Inhalt auf kleinere Dateien;
9. SharePoint-Dokumentenautomatisierung;
10. Optimieren Sie Ansichten und Bibliotheken;
Schritt 7. Vereinheitlichen Sie den Speicherort von Dokumentvorlagen.
Als Erstes sollten Sie einen Blick auf den Plan Ihres Dokumentenmanagementsystems werfen (den Sie hoffentlich vorher erstellt haben) und sich alle verschiedenen Dokumente notieren, die Sie auf Ihren SharePoint-Sites speichern oder erstellen. So können Sie entscheiden, welche Art von Vorlagen Sie verwenden möchten.
Generell sollten Vorlagen nur die gängigsten Inhalte und auch Formatierungen enthalten. Das bedeutet, dass die Vorlage keine tatsächlichen Informationen über Kunden oder Dienstleistungen enthalten sollte.
Für uns bei EnovaPoint ist eine ideale Vorlage einfach ein Layout für neue Dokumente, das zeigt, wo wir alle Daten einfügen müssen, wie Kundendaten, Produktbeschreibungen und Preislisten. Wie können wir das machen? Wir verteilen alle Inhalte in kleinere Dateien und stellen neue Dokumente zusammen, indem wir diese kleineren Dateien miteinander verbinden. Ich werde im nächsten Schritt mehr dazu sagen.
Sie sollten Vorlagen an einem einzigen Ort speichern. Wenn Sie Inhaltstypen zur Erstellung von Dokumenten in SharePoint verwenden, können Sie alle Vorlagen in einer einzigen SharePoint-Bibliothek speichern und einfach eine Vorlage dem gewünschten Inhaltstyp zur Verwendung in der gewünschten Bibliothek zuweisen. Dies hat mehrere Vorteile gegenüber dem Standard Inhaltstyp-Vorlage oder das Hochladen eines neuen Dokuments:
- Sie können sicherstellen, dass Sie nur die neueste Version der Vorlage verwenden;
- Sie können Vorlagen ganz einfach suchen und migrieren; Sie können sie sogar einfach per Drag-and-Drop in der Explorer-Ansicht verschieben;
- Sie können verwalten, wer Vorlagen bearbeiten darf, indem Sie Berechtigungen an einem einzigen Ort, und Sie können wiederum leicht überwachen, wer mit den Vorlagen arbeitet.
Natürlich ist es in manchen Fällen nicht möglich, eine einzige Bibliothek für Ihre SharePoint-Farm zu verwenden. Unsere Empfehlung bleibt in diesem Fall im Allgemeinen dieselbe: Sie sollten zumindest für alle “System”-Dokumente Ihrer Websitesammlung einen separaten Speicherort erstellen und verwalten. Sie sollten eine separate Website für Vorlagen und andere Teile Ihres SharePoint-Dokumentenverwaltungssystems haben, die dort sicher gespeichert sind.
Schritt 8. Verteilen Sie den Inhalt auf kleinere Dateien.
Vorlagen und Inhaltsverteilung hängen eng zusammen, denn irgendwann müssen Sie verteilte Inhalte in die Vorlagen einfügen, sonst macht das Ganze keinen Sinn. Wenn ich von Inhaltsverteilung spreche, meine ich damit, dass alle möglichen wiederverwendbaren Inhalte einen eigenen, separaten Speicherort haben sollten.
Betrachten wir das folgende Beispiel:
Wir müssen unseren Kunden Angebote unterbreiten, und je nach ihren Bedürfnissen und den Produkten, die wir ihnen vorschlagen, sieht das endgültige Dokument unterschiedlich aus. Es gibt jedoch mehrere Möglichkeiten, wie wir dies angehen können, und wir wollen zwei gegensätzliche Ansätze analysieren.
Verfahren #1
Wir können versuchen, alle möglichen Varianten des endgültigen Angebots zu erstellen, so dass wir, wenn wir es brauchen, einfach ein fertiges Angebot nehmen, die Kundeninformationen eintragen und es abschicken können.
Es scheint einfach zu sein und erfordert so gut wie keinen Aufwand, wenn es einmal implementiert ist, aber es bringt eine Menge Probleme mit sich. Das größte davon ist wahrscheinlich der Aufwand, den Sie betreiben müssen, um alles auf dem neuesten Stand zu halten. Mehrere Arten von Vorschlägen können Texte über ein bestimmtes Produkt enthalten, und sobald sich dieses ändert, müssen alle Dokumente einzeln aktualisiert werden, und seien wir mal ehrlich, das macht kaum jemand. Es wird nur dann aktualisiert, wenn es dringend erforderlich ist.
Ein weiteres großes Problem ist die Skalierbarkeit: Wenn ein neues Produkt eingeführt wird, müssen möglicherweise viele verschiedene Arten von Vorschlägen gleichzeitig erstellt werden, wodurch die Menge der “Vorlagen” exponentiell ansteigt. Das kann eigentlich nie gut sein. Irgendwann wird niemand mehr wissen, welches von ihnen das richtige Dokument ist.
Verfahren #2
Anstatt fertige Dokumente für jede Situation zu haben, schlagen wir vor, sie im laufenden Betrieb zu erstellen. Ich habe bereits kurz über den Inhalt der Vorlagen gesprochen. Vorlagen sollten nämlich nur den Inhalt enthalten, der für jede mögliche Variante des endgültigen Dokuments erforderlich ist. Nehmen wir zum Beispiel an, mein Angebot besteht aus diesen Kapiteln: Titelseite mit Unternehmens- und Kundeninformationen, Einleitung über das, was vorgeschlagen wird, eigentliche Details über das Angebot und eine Schlussfolgerung” wie Kundenstimmen oder Preislisten, je nach Situation.
“Abhängig” ist hier das Schlüsselwort - wenn wir genau hinschauen, variiert jeder Teil des Vorschlags. Was ist der gemeinsame Inhalt zu diesem Zeitpunkt? In meinem Fall ist es nur die Titelseite. Und genau so sieht meine Vorlage aus - eine Titelseite mit Kopf- und Fußzeile, einige Platzhalter für Kundeninformationen und Angebotsdetails. Alles andere speichern wir in separaten Dateien in anderen Bibliotheken.
Das hat mehrere Vorteile gegenüber der ersten Methode:
- Dadurch verringert sich die Zahl der zu bearbeitenden Dokumente erheblich;
- Jede Information ist nur an einem einzigen Ort zu finden, und das bedeutet, dass nur eine einzige Aktualisierung erforderlich ist, um ein Thema aktuell zu halten;
- Der Speicherplatz kann genau definiert und der Zugang auf bestimmte Gruppen oder Personen beschränkt werden.
Wie funktioniert das eigentlich?
Wie Sie sich denken können, bin ich eher für die zweite Methode zu begeistern. In der realen Welt müssen wir jedoch eine gemeinsame Lösung finden, die das Beste aus allen verfügbaren Kenntnissen macht. An diesem Punkt würde alles in etwa so aussehen:
- Auf einer separaten Website mit dem Namen Small Parts werden alle Systemdateien, Vorlagen und verteilten Inhalte gespeichert, die wir als Small Parts bezeichnen.
- Auf dieser Website gibt es eine Bibliothek für Vorlagen; je nach Anzahl der Vorlagen können Sie mehrere Bibliotheken verwenden, um verschiedene Typen zu trennen;
- Für Kleinteile gibt es eine einzige Bibliothek mit mehreren Ordnern für alle verfügbaren Arten von Kleinteilen; wir haben verschiedene Vorlagen für verschiedene Produkte, aber wir speichern immer noch alle tatsächlichen Informationen in Kleinteilen;
- Außerhalb des Systemstandorts speichern mehrere Bibliotheken die erstellten Dokumente.
Wie ich bereits erwähnt habe, verwenden wir DschungelDocs um Dokumente zu erstellen, so dass mehrere Vorlagen den Erstellungsprozess an dieser Stelle vereinfachen, da die Anzahl der Vorlagen immer noch im einstelligen Bereich bleibt. Unsere Vorlagen enthalten Platzhalter für Kundeninformationen und Kleinteile. Um ein Dokument zu erstellen, müssen wir lediglich JungleDocs starten, die zu verwendende Vorlage und die Kleinteile auswählen, die enthalten sein sollen. Alles andere wird automatisch erledigt, so dass es super einfach ist.
Auch ohne JungleDocs ist diese Art der Verteilung von Inhalten sinnvoll. Wie wir sehen, gibt es mehrere Vorteile, und der einzige Nachteil ist, dass man etwas mehr kopieren und einfügen muss, um das gleiche Ergebnis zu erzielen.
Vielen Dank, dass Sie diese Serie weiterverfolgt haben, und viel Erfolg mit Ihren Dokumenten!
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